유효기간으로 가르는 연간 주제
병원 블로그 대행에서 연간 주제를 고정 주제와 계절 주제로 나누는 기준은 몇 월에 쓸지가 아니라 그 글이 언제까지 맞는지, 곧 유효기간입니다. 연간 계획을 짤 때 흔히 달력을 펴 놓고 달마다 쓸 주제를 채웁니다. 그런데 이렇게 짠 계획에는 한 번 쓰면 몇 해 동안 유효한 글과, 한 시기가 지나면 틀린 정보가 되는 글이 섞여 있습니다. 지난해 가을의 예방접종 일정과 비용이 적힌 글이 올해에도 검색 결과에 나오면, 그 글을 읽은 사람은 지난해 조건을 믿고 병원에 연락합니다.
병원에 들어오는 질문을 월별로 모아 보면, 일 년 내내 고르게 들어오는 상시 질문과, 해마다 같은 시기에 몰리는 계절 반복 질문, 특정 기간에만 필요한 일회성 안내로 나뉩니다. 세 유형은 글을 쓰는 시기도, 글에 밝힐 유효기간도, 다시 점검할 날도 다릅니다. 연간 계획은 이 차이를 주제마다 적어 두는 표입니다.
병원 블로그 주제의 세 가지 유형
| 유형 | 판단 기준 | 글에 밝힐 유효기간 | 점검 시점 |
|---|---|---|---|
| 상시 | 문의가 일 년 내내 고르게 들어옴 | 진료나 조건이 바뀔 때까지 유효하다는 점과 마지막 확인일 | 반기마다, 또는 진료 조건이 바뀐 날 |
| 계절 반복 | 문의가 해마다 같은 시기에 몰림 | 어느 해의 어느 시기 안내인지 연도와 기간 | 해마다 그 시기가 오기 한두 달 전 |
| 일회성 | 특정 기간에만 필요한 안내 | 안내가 끝나는 날짜 | 끝나는 날 다음 날 |
계절 반복 주제에 연도를 밝히는 이유는, 같은 주제의 글이 해마다 조금씩 다른 일정과 조건을 담기 때문입니다. 연도가 없으면 읽는 사람은 그 글이 올해 안내인지 알 수 없습니다.
질문의 월별 분포를 세는 방법
상시와 계절 반복을 나누려면 질문마다 들어온 달을 세어야 합니다. 같은 뜻으로 묶은 질문마다 열두 달 칸을 만들고, 전화 메모나 접수 기록에서 그 질문이 나온 달에 한 건씩 더합니다. 그렇게 채운 칸에서 한 해 건수의 절반 이상이 연달아 두세 달 안에 몰려 있다면 계절 반복 후보로 분류합니다. 다만 한 해 건수가 몇 건뿐인 질문은 몰림이 우연일 수 있어 이 기준을 적용하지 않습니다. 건수가 열두 달에 흩어져 있다면 상시입니다. 병원의 휴진이나 이벤트처럼 질문이 아니라 병원 일정에서 나오는 안내는 이 표에 넣지 않고 일회성으로 따로 기록합니다. 월별로 세는 일은 번거롭지만, 계획의 근거를 담당자의 기억이 아니라 기록에 두게 해 줍니다.
연간 주제표를 만드는 다섯 단계
연간 주제표는 아래 순서로 만듭니다. 각 단계는 앞 단계까지 모은 자료만 씁니다.
- 병원은 지난 한 해 동안 환자에게서 들어온 질문을 들어온 달과 함께 모으고, 진료와 운영의 원자료, 내년에 이미 정해진 휴진이나 접종 기간 같은 일정을 블로그를 맡은 쪽에 보냅니다.
- 블로그를 맡은 쪽은 질문을 같은 뜻끼리 묶고, 월별 분포를 보아 상시와 계절 반복으로 나누며, 병원 일정에서 일회성 안내를 뽑습니다.
- 블로그를 맡은 쪽은 기존 글을 세 유형으로 나누고, 글마다 유효기간이 밝혀져 있는지 확인합니다.
- 블로그를 맡은 쪽은 주제마다 유형, 게시 시기, 유효기간 표시, 점검일을 적은 연간 주제표를 만들고, 의료 표현이 들어갈 주제는 현행 의료광고 관련 공식 기준을 확인합니다.
- 병원은 주제표의 원자료를 확인할 사람을 정해 승인하고, 블로그를 맡은 쪽은 점검일마다 해당 글을 확인해 고칩니다.
둘째 단계에서 월별 분포를 볼 때 한두 달에만 몇 건 나온 질문은 계절 반복으로 단정하지 않습니다. 한 해 자료만으로는 우연히 몰린 것인지 알 수 없으므로 상시로 분류해 두고, 다음 해 자료를 보고 다시 나눕니다.
유효기간 문장을 넣는 위치
유효기간 문장은 글의 첫머리, 제목 바로 아래에 넣습니다. 글 끝에 넣으면 검색으로 들어온 사람이 끝까지 읽기 전에 날짜와 비용을 보고 판단해 버리기 때문입니다. 계절 반복 글이라면 연도와 기간을, 일회성 글이라면 끝나는 날짜를, 상시 글이라면 마지막으로 확인한 날짜를 한 문장으로 씁니다. 표나 이미지 안에 날짜가 들어 있다면 그 표와 이미지에도 같은 연도를 밝힙니다. 본문은 고쳤는데 이미지 속 지난해 날짜가 그대로 남는 일이 자주 생기기 때문입니다.
연간 주제표를 이루는 다섯 칸
| 칸 | 채우는 내용 |
|---|---|
| 주제 | 환자 질문을 살린 주제 문장 |
| 유형 | 상시, 계절 반복, 일회성 가운데 하나 |
| 게시 시기 | 글을 올릴 달, 계절 반복이라면 그 시기보다 한두 달 앞 |
| 유효기간 표시 | 글에 밝힐 문장, 예를 들어 연도와 기간 또는 끝나는 날짜 |
| 점검일과 확인자 | 다시 확인할 날짜와 원자료를 확인할 사람 |
다섯째 칸의 점검일은 달력 알림으로도 등록합니다. 주제표에만 적어 두면 바쁜 시기에 점검일이 지나가 버리기 쉽습니다.
지난해 접종 글을 발견한 내과 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 한 내과 의원의 검진 담당 간호사는 연말 회의에서 원장에게 내년 블로그 계획을 부탁받았습니다. 계획을 짜기 전에 병원 이름과 독감 접종으로 검색해 보니, 지난해 가을에 올린 접종 안내 글이 지난해 일정과 비용을 그대로 담은 채 첫 쪽에 나오고 있었습니다. 간호사는 올해 계획을 세우기 전에 이런 글이 더 있는지부터 확인해야겠다고 생각했습니다.
첫째 단계에서 간호사는 한 해 동안의 전화 메모와 접수 기록에서 질문 45개를 들어온 달과 함께 모았고, 원장은 내년 여름 휴진 일정과 검진 기간, 접종 일정이 보통 언제쯤 확정되는지를 알려 주었습니다. 둘째 단계에서 질문을 나눠 보니 상시 22개, 계절 반복 17개였고, 병원 일정에서 뽑은 일회성 안내가 6개였습니다. 계절 반복에는 가을 독감 접종, 여름 장염, 겨울 호흡기 증상에 관한 질문이 한 해 건수의 절반 이상씩 두세 달 안에 몰려 있었고, 한 해에 두 달만 나온 질문 몇 개는 단정하지 않고 상시로 두었습니다. 셋째 단계에서 기존 글 30편 가운데 유효기간이 밝혀진 글은 4편뿐이었습니다. 나머지 26편 가운데 계절 반복에 해당하는 글 7편은 연도 없이 날짜만 적혀 있어, 언제의 안내인지 글만으로는 알 수 없었습니다.
넷째 단계에서 간호사는 연간 주제표를 만들었습니다. 상시 주제의 글에는 마지막 확인일을 적고 반기마다 점검하도록 했습니다. 계절 반복 주제의 글에는 올해 연도와 기간을 밝히고, 독감 접종 글은 접종 시기보다 두 달 앞선 8월을 점검일로 정했습니다. 일회성 안내인 여름 휴진 글에는 끝나는 날짜를 쓰고, 그 다음 날을 점검일로 정했습니다. 접종 비용과 관련된 표현은 의료광고 관련 공식 기준을 확인했습니다.
승인 뒤 첫 점검까지의 준비
다섯째 단계에서 원장은 원자료를 확인할 사람으로 자신과 검진 담당 간호사를 정하고 주제표를 승인했습니다. 간호사는 지난해 접종 글에 먼저 지난해 안내라는 문장과 연도를 넣고, 올해 일정이 정해지는 대로 같은 글을 고치기로 했고, 고친 날짜도 첫머리 문장에 함께 밝히기로 했습니다. 유효기간이 없던 기존 글 26편은 한꺼번에 고치지 않고, 주제표의 점검일이 돌아오는 순서대로 유효기간 문장을 넣기로 했습니다. 상시로 둔 질문 몇 개가 내년에도 같은 시기에 몰리는지는 한 해 뒤 자료를 보고 다시 나누기로 했습니다. 간호사는 주제표의 점검일을 병원 공용 달력에도 등록했고, 첫 점검일인 여름 휴진 글의 다음 날이 오면 결과를 원장에게 짧게 보고하기로 했습니다.
계절 주제의 조건이 해마다 늦게 정해질 때
예방접종처럼 해마다 일정이나 조건이 늦게 확정되는 주제는, 점검일에 새 조건을 알 수 없는 경우가 있습니다. 이때는 점검일에 글을 지우거나 비워 두지 않고, 올해 일정은 확정되는 대로 안내한다는 문장과 확정 예정 시기를 먼저 넣습니다. 지난해의 날짜와 금액은 지난해 안내라는 표시와 함께 남겨 두거나 빼되, 올해 안내로 오해할 수 있는 형태로는 두지 않습니다. 조건이 확정되면 그날을 새 점검일로 정해 글을 고치고, 주제표의 유효기간 표시 칸도 함께 고칩니다.
주제표를 다음 해로 이어 쓰는 방법
한 해가 끝나면 주제표를 새로 만들지 않고 지난해 표를 이어서 씁니다. 상시 주제는 그대로 옮기고 마지막 확인일만 새로 씁니다. 계절 반복 주제는 연도를 올리고, 지난해 점검일에 실제로 무엇을 고쳤는지를 비고에 남겨 올해 점검 때 참고합니다. 일회성 주제는 끝난 안내이므로 옮기지 않되, 같은 종류의 일정이 올해도 있다면 새 줄로 다시 씁니다. 지난해 상시로 두었던 질문 가운데 한 해치 월별 자료가 쌓인 것은 이때 유형을 다시 판단합니다.
연간 블로그 주제표 자주 묻는 질문
Q1. 병원 블로그의 계절 글은 해마다 새로 써야 합니까, 고쳐 써야 합니까?
A1. 진료 방식이나 대상이 크게 바뀐 해에는 새 글을 쓰고, 지난 글 첫머리에 새 글을 안내하는 문장을 넣습니다. 고쳐 쓰는 경우에는 본문의 연도뿐 아니라 제목의 연도도 함께 고쳐야 검색 결과에서 올해 글인지 드러납니다.
Q2. 주제표대로 글을 다 쓰지 못하면 무엇부터 미룹니까?
A2. 게시 시기를 놓치면 쓸모가 줄어드는 계절 반복과 일회성 주제를 먼저 쓰고, 상시 주제를 미룹니다. 상시 주제는 한두 달 늦어도 유효기간에 영향이 없습니다.
Q3. 일회성 안내는 블로그 대신 공지로만 올려도 됩니까?
A3. 블로그와 홈페이지 공지처럼 환자가 먼저 보는 곳에 함께 올리고, 끝난 뒤의 표시도 모든 곳에서 같게 맞춥니다. 한 곳만 끝났다고 표시하면 다른 곳을 본 사람이 헷갈립니다.
Q4. 지난해 계절 글에 달린 댓글 질문은 어떻게 합니까?
A4. 올해 글을 고칠 때 지난해 댓글에 반복해서 나온 질문을 본문에 반영합니다. 지난해 댓글에는 올해 안내가 올라갔다는 짧은 답글을 달아, 댓글을 따라 읽는 사람도 올해 정보에 닿게 합니다.
Q5. 계절 주제가 병원 이벤트와 겹치면 한 글에 써도 됩니까?
A5. 질문에 답하는 글과 이벤트 안내는 나눠 씁니다. 이벤트 문구가 섞이면 글의 유효기간이 이벤트 종료일에 묶이고, 할인이나 비용 표현은 의료광고 관련 기준을 따로 확인해야 합니다.