병원 마케팅 대행사 초기 제안서, 병원 자료 없이 쓴 제안을 읽는 법

병원 자료를 보지 않고 제안하는 대행사를 어떻게 판단할지 정리했습니다. 초기 제안서에서 공통 패키지 설명과 우리 병원 현황을 반영한 문장을 가르고, 추가 진단이 필요한 지점을 찾아 되묻는 방법입니다.

자료 없이 온 제안서는 틀린 것이 아닌 덜 된 것

핵심 답

상담 전에 받은 초기 제안서가 병원 자료를 보지 않고 쓰였다고 해서 그 병원 마케팅 대행사를 곧바로 후보에서 뺄 필요는 없습니다. 대행사는 계약 전에 병원의 문의 기록이나 예약 흐름을 볼 수 없으므로, 첫 제안서에는 어느 병원에나 보내는 공통 패키지 설명이 섞이기 마련입니다.

판단의 기준은 공통 설명이 있느냐가 아니라, 공통 설명과 우리 병원을 반영한 문장을 제안서가 스스로 구분하느냐입니다. 그리고 우리 병원을 알려면 무엇이 더 필요한지를 대행사가 먼저 말하느냐입니다. 이 두 가지를 갖춘 제안서라면 자료를 보지 않은 것은 출발점일 뿐이고, 계약 전 상담에서 병원을 알아 가는 순서가 제안서 안에 이미 그려져 있는 셈이며, 두 가지가 모두 없다면 계약 뒤에도 공통 패키지가 그대로 돌아갈 가능성을 따져야 합니다.

이 글은 초기 제안서를 받은 홍보 담당이 원장에게 판단의 재료를 건네기까지의 과정을 다룹니다. 원장이 제안서 전체를 읽지 않아도, 문장을 가른 결과만으로 어느 업체와 다음 상담을 할지 정할 수 있게 하는 것이 목표입니다.

초기 제안서의 문장을 세 가지로 가르기

문장의 종류	가려내는 표시	병원이 할 일
공통 패키지 설명	병원 이름을 지워도 그대로 읽히는 문장	무엇이 기본으로 들어가는지 확인하는 데만 씀
현황을 반영한 문장	우리 병원의 진료 과목, 지역, 지금의 홈페이지 가운데 하나를 근거로 든 문장	그 근거가 맞는지 원무 실장과 함께 확인
추가 진단이 필요한 지점	확인해야 할 것을 물음이나 조건으로 남긴 문장	대행사가 요청한 자료 가운데 줄 수 있는 것을 정리

셋째 종류의 문장이 하나도 없는 제안서는 병원에 대해 더 알 것이 없다고 말하는 셈입니다. 공개된 홈페이지만 읽어서는 문의가 어디서 막히는지 알 수 없으므로, 이런 제안서는 가장 먼저 되물어야 할 대상입니다. 반대로 둘째 종류의 문장이 많더라도 그 근거가 공개된 홈페이지에서 읽을 수 있는 것뿐이라면, 병원의 속사정까지 반영했다고 하기는 어렵습니다.

제안서를 받은 뒤 두 걸음

홍보 담당이 제안서의 문장마다 세 종류 가운데 하나를 표시하고, 현황을 반영했다는 문장의 근거가 맞는지 원무 실장에게 확인합니다.
표시가 끝나면 대행사에 현황 질문 목록을 요청하고, 그 목록을 받은 뒤에 다음 상담 날짜를 정합니다.

첫째 걸음에서 현황을 반영했다는 문장의 근거가 틀렸다면, 그 문장은 공통 패키지 설명으로 다시 표시합니다. 예를 들어 우리 병원에 없는 진료 과목을 근거로 들었다면, 그 문장은 다른 병원의 제안서에서 옮겨 온 것일 수 있습니다.

표시는 제안서 사본의 문장 옆 여백에 세 가지 기호로 남기면 충분합니다. 기호의 수를 세면 제안서에서 공통 설명이 차지하는 비중이 드러나지만, 수가 적다고 곧바로 좋은 제안서가 되는 것은 아닙니다. 현황을 반영한 문장 하나가 틀린 근거를 들었다면, 그 한 문장이 제안서 전체를 다시 읽게 하는 신호가 됩니다.

둘째 걸음의 현황 질문 목록은 대행사가 병원을 알기 위해 무엇을 묻고 싶은지를 적은 목록입니다. 목록을 달라는 요청에 곧바로 새 제안서를 보내오는 업체라면, 병원에 대해 묻기보다 파는 쪽에 무게를 둔 것은 아닌지 따질 만합니다.

현황 질문 목록에서 읽을 네 가지 물음

현황 질문 목록은 그 업체가 병원의 무엇을 중요하게 여기는지를 드러냅니다. 방문 수와 검색 순위만 묻는 목록과, 어떤 문의가 어떤 경로로 들어와 어디서 예약으로 이어지지 않는지를 묻는 목록은 계약 뒤의 일하는 방식도 다를 가능성이 큽니다. 아래 네 줄은 목록을 받았을 때 맞대어 읽을 물음입니다.

목록에 있어야 할 물음	그 물음이 알려 주는 것	빠졌을 때 병원이 할 일
문의가 전화, 온라인 예약, 메신저 가운데 어디로 들어오는가	대행사가 문의의 입구부터 다루려는지	문의 경로의 목록을 먼저 건넴
문의가 예약으로 이어지지 않는 곳이 어디라고 여기는가	병원이 겪는 막힘을 제안의 출발로 삼으려는지	원무 실장이 여기는 막힘 한두 가지를 전함
개인 정보 없이 줄 수 있는 자료는 무엇인가	병원이 줄 수 없는 자료를 대행사가 구분하는지	계약 전에 줄 수 있는 자료의 범위를 병원이 먼저 밝힘
앞서 다른 업체와 무엇을 시도했는가	이미 해 본 것을 다시 팔지 않으려는지	이전에 해 본 것과 그 결과를 한 문단으로 전함

넷째 줄의 물음이 빠진 목록이라면, 이전에 해 본 것을 다시 제안받을 수 있습니다. 병원이 먼저 전한 내용이 다음 제안서에 어떻게 쓰였는지는, 제안서를 다시 받았을 때 세 종류의 표시로 확인합니다.

두 제안서를 가른 뒤 한 곳만 보내온 질문 목록

사례

다음은 이해를 돕기 위해 꾸민 가상의 예시입니다. 한 치과의 홍보 담당이 상담 전에 두 대행사에서 초기 제안서를 받았습니다. 두 곳 모두 병원의 자료를 요청하지 않았고, 원장은 둘 다 우리 병원을 모르고 쓴 것 아니냐며 새 업체를 더 찾자고 했습니다.

홍보 담당은 새 업체를 찾기 전에 두 제안서의 문장에 세 종류를 표시했습니다. 첫째 제안서는 서른 문장 가운데 스물여덟 문장이 병원 이름을 지워도 그대로 읽혔고, 나머지 두 문장은 병원 이름과 주소를 넣은 인사말이었습니다. 현황을 반영한 문장은 없었습니다.

둘째 제안서에도 공통 패키지 설명이 절반쯤 있었지만, 치과 홈페이지의 교정 안내가 한 페이지에 몰려 있다는 문장과, 교정 상담 문의가 어느 경로로 오는지 알아야 제안을 좁힐 수 있다는 문장이 있었습니다. 원무 실장은 교정 안내에 관한 문장의 근거가 맞다고 확인했습니다. 교정 상담 문의의 경로를 묻는 문장은 추가 진단이 필요한 지점으로 표시했고, 홍보 담당은 원무 실장과 함께 전화와 온라인 예약으로 들어오는 교정 상담 문의의 대략적인 비율을 환자 정보 없이 정리했습니다.

홍보 담당은 둘째 대행사에 현황 질문 목록을 요청했고, 목록에는 문의 경로와 이전에 해 본 광고를 묻는 줄이 들어 있었습니다. 첫째 대행사에도 같은 요청을 했으나 답으로 새 제안서가 왔고, 홍보 담당은 그 제안서에도 세 종류를 표시한 뒤 원장에게 두 업체의 표시 결과를 나란히 건넸습니다.

원장은 표시 결과를 읽고 새 업체를 더 찾는 대신 둘째 대행사와 다음 상담을 하기로 했습니다. 홍보 담당은 목록의 물음에 답하고 정리한 문의 비율을 함께 보낸 뒤, 목록을 받은 날로부터 두 주 뒤로 상담 날짜를 정했습니다. 첫째 대행사에는 제안을 비교한 결과를 알리고 이번에는 상담을 잇지 않겠다고 전했습니다.

병원이 먼저 보낼 수 있는 것과 없는 것

예외·주의

자료를 보지 않은 제안이 아쉽다고 해서 계약 전에 병원 자료를 한꺼번에 보낼 필요는 없습니다. 계약 전 단계에서 보낼 수 있는 것은 환자 개인 정보가 없는 자료로 한정합니다. 진료 과목별 문의의 대략적인 비율이나, 문의가 들어오는 경로의 목록 정도면 대행사가 제안을 좁히기에 충분합니다.

진료 기록, 환자 이름이 들어 있는 문의 기록, 예약 시스템의 화면은 계약 전에 보내지 않습니다. 대행사가 이런 자료를 계약 전에 요청한다면, 왜 필요한지 묻고 개인 정보를 뺀 형태로 대신 줄 수 있는지 확인합니다.

홈페이지 관리자 계정이나 광고 계정의 접근 권한도 계약 전에는 건네지 않습니다. 대행사가 지금의 설정을 알아야 제안을 좁힐 수 있다고 한다면, 병원이 필요한 화면을 갈무리해 개인 정보를 가린 뒤 보내는 것으로 대신합니다. 권한은 계약서에 작업 범위와 권한을 돌려받는 절차가 적힌 뒤에 넘깁니다.

병원 마케팅 대행사 초기 제안서 자주 묻는 질문

Q1. 공통 패키지 설명이 많은 제안서는 비싸게 부른 것입니까?

A1. 공통 설명이 많다는 것과 비용은 따로 판단합니다. 비용은 제안서가 무엇을 기본으로 넣고 무엇을 따로 받는지가 적혀 있을 때에야 견줄 수 있으므로, 금액보다 포함 범위를 먼저 확인합니다.

Q2. 현황 질문 목록을 요청하면 업체가 싫어하지 않을까요?

A2. 병원을 알고 제안하려는 업체라면 오히려 반깁니다. 요청할 때는 계약을 약속하는 것이 아니라 제안을 비교하기 위한 요청이라고 밝혀, 서로의 기대를 맞춥니다.

Q3. 제안서에 다른 병원의 성과 사례가 들어 있으면 믿어도 됩니까?

A3. 다른 병원의 사례는 첫 표의 첫째 줄에 해당합니다. 그 사례가 참고가 되려면 그 병원과 우리 병원의 진료 과목, 지역, 문의 경로가 어디까지 같은지를 대행사가 밝혀야 하고, 다른 점이 무엇인지도 함께 물어야 합니다.

Q4. 제안서를 받은 뒤 대행사에 언제까지 답해야 합니까?

A4. 정해진 기한은 없지만, 제안서를 받은 날 대행사에 언제쯤 답할지를 알리는 것이 서로에게 편합니다. 문장을 가르고 원무 실장과 근거를 맞추는 데 며칠이 걸린다면 그 날짜를 먼저 전하고, 그사이 대행사가 재촉하더라도 확인이 끝나기 전에는 계약 이야기를 하지 않습니다.

Q5. 다른 업체의 제안서를 보여 주며 비교해 달라고 해도 됩니까?

A5. 다른 업체의 제안서는 그 업체가 쓴 작업물이므로 그대로 건네지 않습니다. 비교가 필요하다면 병원이 원하는 것을 병원의 말로 정리해 두 업체에 똑같이 전하고, 각 업체가 그 말에 어떻게 답하는지를 견줍니다.

첫 제안서를 다시 꺼내는 때