문의 보고서 중복 집계, 채널 숫자와 접수 원장부를 맞대는 점검 방법

중복 집계에서 겹친 네 가지 까닭

점검은 병원이 가진 접수 기록을 기준으로 삼는 데서 시작합니다. 병원이 받은 문의와 예약을 한곳에 적는 접수 원장부가 있다면, 같은 기간의 채널별 숫자를 원장부 합계와 맞대어 차이를 셉니다. 차이가 있으면 그 차이가 어디서 왔는지를 나눕니다. 도구끼리 같은 제출을 따로 센 것인지, 한 사람이 여러 채널로 같은 목적을 위해 연락한 것인지, 이어서 셀 근거가 없는지입니다.

표는 위에서부터 차례로 적용합니다. 먼저 도구의 이중 기록을 걸러 내고, 남은 건을 연결 기준으로 이은 뒤, 이어진 건 가운데 목적이 같은 것만 합칩니다. 연결 기준은 병원이 승인한 것만 씁니다. 이름이나 연락처처럼 병원이 넘기지 않기로 한 정보로 맞추지 않습니다.

합친 뒤에도 원장부와 차이가 남을 수 있습니다. 이을 근거가 없어 따로 센 건이 있거나, 원장부 쪽에 빠진 기록이 있을 수 있기 때문입니다. 남은 차이는 억지로 맞추지 않고 크기와 짐작되는 까닭을 함께 밝힙니다.

병원 쪽에서 점검이 필요한지 가늠하는 방법은 간단합니다. 한 달 치 보고서들의 문의 수를 더해 원장부의 같은 달 합계와 견주는 것입니다. 보고서 합계가 원장부보다 눈에 띄게 크다면 이 점검을 시작할 때입니다.

중복 점검표를 채우는 다섯 단계

1. 대행사가 보고서에 실린 채널별 숫자마다 어느 도구가 무엇을 세었는지를 정리해 넘깁니다.
2. 원무 주임이 같은 기간 병원 접수 원장부의 신규 문의 합계를 정리해 넘깁니다.
3. 원장이 합칠 때 쓸 연결 기준을 승인합니다. 예약 번호나 양식 접수 번호처럼 이름과 연락처가 없는 기준만 씁니다.
4. 대행사가 앞의 자료로 채널별 합계와 원장부 합계의 차이를 표1의 네 줄로 나누어 설명합니다.
5. 원장과 대행사가 함께 앞으로의 셈 방식, 곧 기준 도구와 합치는 규칙을 확정하고, 지난 보고서도 같은 방식으로 다시 셉니다.

두 번째 차례에서 원무 주임은 원장부에서 신규 문의를 셀 기준을 함께 밝힙니다. 처음 연락한 사람만 신규로 셀지, 같은 달에 다시 연락한 사람도 셀지에 따라 합계가 달라지므로, 이 기준을 알아야 채널별 숫자와 같은 잣대로 맞댈 수 있습니다.

첫 번째 차례에서 숫자의 정의를 모으는 것이 먼저인 까닭은, 이중 기록은 숫자만으로는 드러나지 않기 때문입니다. 광고 플랫폼이 양식 제출을 전환으로 세고 양식 도구도 같은 제출을 접수로 센다는 것을 알아야, 네 번째 차례에서 첫째 줄을 가려낼 수 있습니다.

다섯 번째 차례에서 지난 보고서를 다시 세는 것은, 셈 방식을 바꾼 뒤의 숫자를 바꾸기 전의 숫자와 견주면 문의가 줄어든 것처럼 보이기 때문입니다. 같은 방식으로 다시 센 숫자끼리 나란히 놓고, 다시 센 날도 함께 밝힙니다.

가상 사례: 두 대행사 보고서를 더한 치과 원장

중복 점검표를 다음 보고로 넘기는 법

중복 점검표에는 채널별 숫자의 정의, 승인한 연결 기준, 기준 도구, 합치는 규칙, 남은 차이가 함께 남습니다. 담당자가 바뀌거나 대행사가 둘 이상일 때는 이 표를 모든 대행사가 같은 판으로 받아, 사례의 블로그 보고서처럼 기준이 다른 보고가 섞이지 않게 합니다. 새 대행사가 들어오면 첫 보고 전에 이 표부터 전합니다. 셈 방식을 바꾼 날은 표 맨 위에 밝힙니다. 남은 차이는 다음 달 점검에서 같은 방식으로 다시 세어, 크기가 줄었는지 늘었는지를 함께 남깁니다.

중복 점검을 달리 다루는 경우