원내가 못 하는 일만 묶어 맡기는 원칙
마케팅 담당자가 없는 작은 병원은 다섯 가지 일 가운데 원내가 할 수 없는 것만 묶어 병원 마케팅 대행사에 맡기고, 원장이 결과물을 검토할 수 있는 시간에 맞춰 범위를 정합니다. 원장과 간호사, 접수 직원 몇 명이 전부인 병원에서는 누리집이나 블로그를 챙길 사람이 따로 없습니다. 그렇다고 마케팅을 통째로 대행사에 넘기면, 병원만 아는 정보가 빠진 글이 올라가거나 원장이 검증할 틈도 없이 게시물이 쌓일 수 있습니다.
그래서 마케팅 일을 기획, 자료 수집, 제작, 게시, 보고의 다섯 가지로 나눠 놓고, 원내에서 처리하기 어려운 일만 묶어 맡깁니다. 무엇을 쓸지 정하는 기획, 글과 이미지를 만드는 제작, 채널에 올리는 게시, 결과를 정리하는 보고는 전문 인력이 없는 병원이 대행사에 맡길 수 있는 일입니다. 반면 자료 수집 가운데 진료 시간이나 휴진 일정, 예약 방법처럼 병원만 아는 정보를 대행사에 알려 주는 일은 원내에 남아야 합니다. 올리기 전에 내용이 맞는지 대조하는 일도 병원이 맡습니다.
맡기는 범위는 원내가 점검에 쓸 수 있는 시간에 맞춰 정합니다. 대행사가 만든 결과물을 원장이 검증할 시간이 없다면, 많이 맡길수록 검토하지 못한 게시물이 늘어날 수 있습니다. 먼저 원내가 한 달에 검토에 쓸 수 있는 시간을 재고, 그 안에서 점검할 수 있는 만큼만 맡기는 최소 위탁부터 시작합니다.
어느 채널을 계속 운영하고 어느 채널을 멈출지는 이 판단과 따로 정합니다. 이 글은 운영하기로 한 채널이 정해져 있다는 전제에서, 그 채널의 일을 어떻게 나눠 맡길지를 다룹니다.
다섯 가지 일에서 병원과 대행사가 맡을 부분
다섯 가지 일마다 병원이 맡을 부분과 대행사에 맡길 수 있는 부분을 정리하면 이렇습니다.
| 일 | 병원이 맡을 부분 | 대행사에 맡길 수 있는 부분 |
|---|---|---|
| 기획 | 이번 달 꼭 알려야 할 안내가 있는지 알려 줌 | 한 달 치 게시 계획표 작성 |
| 자료 수집 | 진료 시간, 휴진, 예약 방법처럼 병원만 아는 정보를 넘김 | 공개된 자료와 사진 촬영 준비 |
| 제작 | 완성본이 사실과 맞는지 검증 | 글과 이미지 초안 작성 |
| 게시 | 검토를 마친 것만 올리라고 승인 | 채널에 올리고 올린 주소를 알림 |
| 보고 | 보고서를 읽고 다음 달 방향을 정함 | 한 달 동안 올린 것과 문의 변화를 한 장으로 정리 |
첫째 줄부터 다섯째 줄까지 병원이 맡을 부분은 모두 병원만 할 수 있는 일입니다. 둘째 줄과 셋째 줄에서 병원의 부분을 건너뛰면 사실과 다른 게시물이 나올 수 있고, 넷째 줄에서 승인을 건너뛰면 원장이 모르는 글이 올라갑니다.
대행사에 맡길 수 있는 부분도 병원이 맡을 부분이 끝나야 시작할 수 있습니다. 병원이 필수 안내를 넘기지 않으면 대행사의 계획표도 빈칸으로 남으므로, 두 쪽이 서로 기다리는 일이 없도록 넘기는 날을 함께 정합니다.
병원이 쓸 수 있는 시간부터 재는 위탁 순서
최소 위탁의 범위는 아래 순서로 정합니다.
- 원내의 확인 가능 시간을 잽니다. 원장과 직원이 한 달에 마케팅 결과물을 읽고 승인하는 데 쓸 수 있는 시간을 사람마다 씁니다. 바쁜 달과 한가한 달이 다르다면 바쁜 달을 기준으로 삼습니다.
- 필수 안내 목록을 만듭니다. 진료 시간, 휴진 일정, 예약 방법, 주차처럼 바뀌면 반드시 환자에게 알려야 하는 정보를 적고, 그 정보가 바뀌었을 때 누가 대행사에 알릴지 정합니다. 휴진처럼 날짜가 미리 정해지는 안내는 달력에 표시해 대행사와 공유합니다.
- 다섯 가지 일 가운데 원내에서 할 수 있는 것을 표시합니다. 첫째 단계에서 잰 시간 안에 들어오는 일만 원내에 남깁니다.
- 나머지 일을 묶어 대행사에 최소 위탁의 산출물을 요청합니다. 한 달에 무엇을 몇 개 받는지를 정하고, 산출물마다 원내에서 검토하는 데 걸릴 시간을 대행사와 함께 어림합니다.
- 산출물을 점검하는 데 드는 시간을 모두 더해 첫째 단계의 시간과 맞댑니다. 넘친다면 산출물의 수를 줄이고, 남는다면 몇 달 운영한 뒤에 늘릴지를 정합니다.
다섯째 단계에서 점검 시간이 넘치는 제안을 그대로 받으면, 원장이 읽지 못한 게시물이 올라가거나 게시가 밀립니다. 산출물을 줄이는 것이 맡기는 일을 줄이는 것처럼 느껴질 수 있지만, 검증을 거친 게시물만 올라가게 하는 것이 이 방식의 목적입니다. 검토할 시간이 늘어나는 달이 오면 그때 산출물을 늘리는 쪽으로 계약을 다시 이야기합니다.
최소 위탁에서 받는 세 가지 산출물
최소 위탁에서 달마다 받는 산출물을 세 가지로 정리하면 이렇습니다.
| 산출물 | 담길 내용 | 병원이 할 일 |
|---|---|---|
| 월 게시 계획표 | 올릴 게시물의 주제와 날짜, 필수 안내가 들어갈 자리 | 필수 안내가 빠지지 않았는지 점검하고 승인 |
| 게시물 초안 | 계획표에 따른 글과 이미지 | 사실과 맞는지 대조하고 게시를 승인 |
| 월 보고서 | 올린 게시물의 주소, 문의 변화, 다음 달 제안 | 읽고 다음 달 방향을 정함 |
첫째 줄의 계획표는 둘째 단계의 필수 안내 목록을 받은 뒤에 대행사가 만들 수 있습니다. 둘째 줄의 초안은 계획표가 승인된 뒤에 나오고, 셋째 줄의 보고서는 한 달 게시가 끝난 뒤에 나옵니다. 앞의 산출물이 검토되기 전에 뒤의 산출물을 먼저 요구하지 않습니다.
네 사람이 일하는 가정의학과 의원 사례
설명을 위해 만든 가상 사례이며, 시간과 건수는 예시로 정한 것입니다. 원장과 간호사 두 명, 접수 직원 한 명이 일하는 가정의학과 의원이 블로그와 지도 등록 정보를 대행사에 맡기려 했습니다. 대행사는 게시물을 달마다 12건 올리는 안을 먼저 보냈습니다.
원장은 제안에 답하기 전에 확인 가능 시간부터 쟀습니다. 진료가 몰리는 겨울을 기준으로 원장이 한 달에 결과물을 읽고 승인하는 데 쓸 수 있는 시간은 60분, 접수 직원이 필수 안내를 대행사에 알리는 데 쓸 수 있는 시간은 20분이었습니다. 필수 안내로는 진료 시간, 휴진 일정, 예방접종 일정, 주차, 예약 방법의 다섯 가지를 정하고, 바뀔 때 대행사에 알리는 일은 접수 직원이 맡았습니다.
다섯 가지 일은 이렇게 나눴습니다. 기획에서는 원장이 이번 달 꼭 알릴 안내만 알려 주고 계획표는 대행사가 쓰기로 했습니다. 자료 수집에서는 접수 직원이 필수 안내를 넘기고, 사진 촬영 준비는 대행사가 하기로 했습니다. 제작은 대행사가 초안을 쓰고 원장이 사실을 검토하며, 게시는 원장이 승인한 것만 대행사가 올리기로 했습니다. 보고는 대행사가 한 장으로 정리하고 원장이 읽고 다음 달 방향을 정하기로 했습니다.
원장은 대행사와 함께 산출물마다 검증 시간을 어림했습니다. 계획표 10분, 게시물 한 건 10분, 보고서 10분이었습니다. 처음 안대로 게시물 12건을 받으면 10분에 120분, 10분을 더해 140분이 되어 원장의 60분을 넘었습니다.
최소 위탁으로 줄인 결과와 넘기는 방법
원장은 게시물을 달마다 4건으로 줄였습니다. 계획표 10분, 게시물 4건 40분, 보고서 10분을 더하면 60분으로, 확인 가능 시간 안에 들어왔습니다. 대행사는 계획표를 먼저 보내 승인을 받은 뒤 초안을 보내고, 한 달 게시가 끝난 뒤 보고서를 보내는 순서로 일하기로 했습니다.
첫 달에는 계획표에 휴진 안내가 빠져 있어 원장이 승인 전에 되돌려 보냈습니다. 접수 직원이 달력에 표시한 휴진 날짜를 대행사와 공유하지 않았던 것이 까닭이라, 둘째 달부터는 달력을 계획표 요청과 함께 보내기로 했습니다.
원장은 계약서, 점검 시간 표, 필수 안내 목록을 한 폴더에 모았습니다. 접수 직원이 바뀌면 새 직원이 필수 안내를 알리는 일을 이어받을 수 있도록, 목록 맨 위에 누가 언제 대행사에 알리는지를 적었습니다. 석 달 뒤 점검 시간이 늘면 게시물을 늘릴지 다시 정하기로 했습니다.
작은 병원 마케팅 위탁 자주 묻는 질문
Q1. 원장이 검토할 시간이 한 달에 거의 없다면 어떻게 하나요?
A1. 그럴 때는 산출물을 더 줄이되, 검증을 대행사에 넘기지는 않습니다. 필수 안내가 바뀌었을 때 그것만 채널에 고쳐 올리는 일부터 맡기면, 원장이 검토할 것을 바뀐 안내 한두 줄로 줄일 수 있습니다. 원장 대신 확인할 직원을 정할 수 있다면 그 직원의 확인 시간을 다시 잽니다.
Q2. 사진 촬영까지 맡기면 병원은 무엇을 준비하나요?
A2. 촬영 날짜와 비울 수 있는 공간, 사진에 나올 사람을 병원이 정합니다. 환자나 직원이 나오는 사진이라면 누가 어디까지 나올 수 있는지에 관한 동의를 촬영 전에 원내 기준에 따라 받습니다.
Q3. 이미 올라간 게시물을 고쳐 달라고 하려면 어떻게 하나요?
A3. 계약할 때 게시 뒤 수정을 요청하는 방법과 대행사가 고쳐 주는 기한을 정합니다. 진료 시간처럼 틀리면 환자가 곤란해지는 정보는 기한을 짧게 따로 정하고, 요청은 접수 직원이 대행사에 알리는 경로와 같은 곳으로 보냅니다.
Q4. 최소 위탁으로 시작했다가 맡기는 일을 늘리려면 어떻게 하나요?
A4. 확인 가능 시간을 다시 잰 뒤, 늘어난 시간만큼 산출물을 하나씩 더합니다. 한꺼번에 여러 산출물을 늘리면 어느 쪽에서 확인이 밀리는지 알기 어려우므로, 한 달에 하나씩 늘리고 확인이 제때 되는지 확인합니다. 늘린 산출물이 확인 시간을 넘기면 그 달에 다시 줄입니다.
Q5. 보고서에 문의가 늘었다고만 적혀 있으면 어떻게 하나요?
A5. 무엇을 문의로 셌는지, 어느 기간과 견줬는지, 어디서 가져온 숫자인지를 묻습니다. 원내 접수 기록과 맞대어 확인할 수 있어야 다음 달 방향을 정하는 근거로 쓸 수 있습니다. 숫자의 출처가 없는 보고서라면 다음 달부터 출처를 함께 적어 달라고 계약 조건에 넣습니다.
이 글이 다루지 않는 경우와 뒤따를 점검
치료 효과나 비용을 알리는 게시물처럼 의료광고 규정 확인이 필요한 내용은 이 글의 최소 위탁 범위에 넣지 않습니다. 그런 게시물은 규정 확인을 담당 책임자가 먼저 하고, 확인 시간도 따로 정합니다. 어느 채널을 계속 운영할지 정하는 일도 이 글에서 다루지 않습니다.
위탁을 시작한 뒤에는 달마다 확인 시간이 실제로 얼마나 들었는지 적어, 처음 어림한 시간과 견줍니다. 실제 시간이 어림보다 길다면 다음 달 산출물을 조정합니다.