정보가 확정되는 순서대로 맡기는 일
개원을 앞둔 병원이 대행사에 가장 먼저 맡길 일은 이미 확정된 정보로 만들 수 있는 지도 등록과 누리집 기본 쪽이며, 나머지는 정보가 확정되는 순서대로 맡깁니다. 개원을 준비하는 병원은 공개할 수 있는 정보가 한꺼번에 생기지 않습니다. 병원 이름과 주소는 계약을 마치면 정해지지만, 함께 일할 의료진이나 진료 시간, 개원일은 뒤늦게 확정되는 경우가 있습니다. 그래서 대행사에 무엇을 먼저 맡길지는 어떤 정보가 이미 확정되었는지로 정합니다. 개원 전의 몇 달은 정보가 하나씩 정해지는 기간이어서, 대행사의 작업도 그 속도에 맞추어 나누어 맡깁니다.
먼저 맡길 일은 확정된 정보로 만들 수 있는 공식 안내의 기반입니다. 지도 서비스의 병원 정보, 누리집의 기본 쪽처럼 환자가 병원을 찾을 때 처음 닿는 곳을 확정 정보로 채우는 일입니다. 개원일을 알리는 홍보물은 개원일이 확정된 뒤에 맡깁니다. 공식 안내의 기반은 개원 뒤에도 이어서 쓰는 것이어서 먼저 만들어도 버릴 일이 적습니다. 이 순서를 지키면 대행사도 한 번 만든 결과물을 다시 고치는 일이 줄어듭니다. 확정되지 않은 날짜로 홍보물을 먼저 만들면, 날짜가 바뀌었을 때 이미 퍼진 안내를 거둬들이는 일이 생깁니다.
정보가 확정되는 때와 만들 수 있는 것
| 정보 | 확정되는 때 | 그 정보로 만들 수 있는 것 |
|---|---|---|
| 병원 이름, 주소, 대표 전화 | 사업자와 임대 계약을 마친 뒤 | 지도 서비스 등록, 누리집 기본 쪽 |
| 진료 과목과 의료진 | 의료진과의 계약이 확정된 뒤 | 의료진 소개와 진료 안내 |
| 진료 시간과 예약 방법 | 근무 인력의 배치가 정해진 뒤 | 예약 안내와 운영 정보 |
| 개원일 | 공사와 필요한 허가 일정이 정해진 뒤 | 개원 알림과 개원 홍보물 |
위의 세 줄이 공식 안내의 기반이고, 넷째 줄은 개원 홍보에 쓰입니다. 세 줄 가운데서도 확정된 줄부터 대행사에 넘기고, 아직 확정되지 않은 줄은 확정되는 날을 기다립니다.
넷째 줄의 개원일은 공사와 허가가 모두 맞아야 정해지므로 다른 줄보다 늦게 확정되기 쉽습니다. 둘째 줄의 의료진은 한 명씩 확정되기도 하므로, 확정된 의료진부터 소개를 준비하고 나머지는 확정될 때 더합니다.
문서로 정해진 것만 확정으로 치기
여기서 확정은 계약서나 허가처럼 문서로 정해진 상태를 말합니다. 구두로 정한 개원 예정일이나 채용 중인 의료진은 확정으로 치지 않습니다. 예정 정보를 꼭 공개해야 한다면 예정이라는 점과 기준 날짜를 함께 쓰고, 정해지면 같은 날 고칩니다. 확정된 정보도 개원 뒤 실제 운영에서 바뀔 수 있으므로 확정일을 함께 기록합니다. 대행사가 예정 정보로 먼저 작업하자고 제안하면, 그 작업물이 공개되는 시점이 정보가 확정되는 날보다 앞서는지를 확인합니다.
개원을 알리는 표현이 의료광고 관련 규정에 해당하는지, 사전에 확인받아야 하는 절차가 있는지는 병원에서 확인합니다. 대행사에 개원 홍보를 맡길 때 이 확인에 걸리는 시간도 일정에 넣습니다.
개원 준비 일정에 맞춘 여덟 차례
- 개원 준비 일정표에서 정보마다 확정 예정일을 씁니다.
- 이미 확정된 정보를 확정 운영정보 목록으로 모읍니다.
- 확정 정보로 할 수 있는 지도 등록과 누리집 기본 쪽을 대행사에 먼저 맡깁니다.
- 새로 만드는 계정은 병원 명의로 만들고 관리 권한을 병원이 쥡니다.
- 새 정보가 확정될 때마다 목록을 고치고 대행사에 넘깁니다.
- 개원일이 확정되면 개원 홍보 제작을 맡깁니다.
- 개원 홍보물은 확정 운영정보 목록과 대조한 뒤 승인합니다.
- 개원 뒤 한 달 동안 공개된 정보를 목록과 다시 대조합니다.
첫째 차례의 일정표는 인테리어, 인허가, 채용처럼 정보를 정하는 일정과 나란히 씁니다. 넷째 차례에서 대행사가 대신 계정을 만들어 주겠다고 하면 병원 명의로 만든 뒤 병원이 먼저 로그인 정보를 받습니다. 다섯째 차례에서 넘길 때는 무엇이 새로 확정되었는지 한 줄로 표시해 대행사가 바로 찾게 합니다.
셋째 차례의 대행사는 둘째 차례의 목록에 있는 정보를 가지고 작업합니다. 목록에 없는 정보가 필요하다고 하면 병원이 확정 여부를 먼저 확인하고, 확정되었다면 목록에 더한 뒤에 넘깁니다. 여섯째 차례의 제작 기간은 일곱째 차례의 대조와 앞 절에서 말한 규정 확인 기간을 넣어 개원일에서 거꾸로 셈합니다.
일곱째 차례의 대조는 개원일, 주소, 진료 시간처럼 홍보물에 들어간 정보를 한 줄씩 하고, 여덟째 차례에서 달라진 곳을 찾으면 목록과 공개된 곳을 같은 날 함께 고칩니다.
개원 전후에 쓰는 네 가지 자료
| 자료 | 만드는 쪽 | 쓰는 때 |
|---|---|---|
| 개원 준비 일정표 | 병원 | 첫째 차례, 그리고 일정이 바뀔 때마다 |
| 확정 운영정보 목록 | 병원 | 둘째 차례부터 개원 뒤까지 |
| 대행사 작업 순서표 | 대행사 | 셋째와 여섯째 차례 |
| 공개 정보 대조표 | 병원과 대행사 | 일곱째와 여덟째 차례 |
첫째 줄의 일정표는 바뀐 날짜를 함께 남겨 어느 판이 최신인지 알게 하고, 셋째 줄의 순서표는 확정 운영정보 목록이 바뀔 때마다 대행사가 다시 보내게 합니다. 둘째 줄의 목록에는 정보마다 확정된 날과 근거가 된 문서의 이름을 씁니다. 넷째 줄의 대조표에는 정보가 공개된 곳을 모두 올려, 개원일이나 진료 시간이 바뀌었을 때 고칠 곳을 한 번에 찾게 하고, 개원 뒤 운영을 맡을 사람에게 그대로 넘깁니다.
공사가 한 주 밀린 재활의학과 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 예이며 실제 병원이나 업체의 자료가 아닙니다.
개원을 준비하던 한 재활의학과의 총무 담당은 인테리어 업체로부터 공사가 한 주 늦어진다는 연락을 받았습니다. 마침 대행사는 개원 예정일을 넣은 개원 알림물을 먼저 만들자는 계획을 보내온 참이었습니다. 총무 담당은 개원 준비 일정표를 다시 열어, 개원일은 아직 확정되지 않았고 병원 이름과 주소, 대표 전화가 확정된 상태라는 것을 확인했습니다.
총무 담당은 대행사에 개원 알림물을 미루고, 확정된 세 정보로 지도 서비스 등록과 누리집의 오시는 길 쪽을 먼저 만들어 달라고 요청했습니다. 원장에게도 이 판단을 알렸고, 원장은 개원 알림물을 개원일 확정 뒤로 미루는 데 동의했습니다. 지도 서비스 등록은 서비스의 안내에 따라 개원 전에 할 수 있는 범위에서 진행했고, 오시는 길 쪽에는 건물 입구와 주차장 위치를 확정된 주소에 맞추어 넣었습니다. 두 번째 의사의 계약은 아직 협의 중이어서, 의료진 소개는 계약서가 오간 뒤로 순서를 옮겼습니다. 공사 일정이 다시 정해지고 관련 허가 일정까지 맞춰진 뒤에야 개원일이 확정되었고, 개원 알림물은 그때 확정 운영정보 목록과 대조해 승인했습니다.
확정 목록 하나로 대행사와 맞추기
총무 담당은 확정 운영정보 목록을 대행사와 함께 열 수 있는 곳에 올리고, 정보가 확정될 때마다 날짜와 근거 문서를 함께 기록했습니다. 대행사는 목록에 올라온 정보로 작업하기로 했고, 공개 정보 대조표에는 지도 서비스와 누리집의 두 곳을 먼저 올렸습니다. 개원 알림물이 나간 뒤에는 알림물을 배포한 곳도 대조표에 더했습니다. 개원일이 확정된 날에는 개원 준비 일정표와 목록을 같은 날 고쳤습니다. 공사가 늦어졌다는 연락과 알림물을 미룬 결정은 일정표의 비고 칸에 남겼습니다.
개원 전 대행사 의뢰 자주 묻는 질문
Q1. 개원 전에 병원 블로그를 먼저 시작해도 되나요?
A1. 시작할 수 있습니다. 개원일이 정해지기 전의 글에는 날짜를 쓰지 않고 「개원 일정은 정해지는 대로 알려 드립니다」처럼 쓰고, 날짜가 정해지면 그 글에 한 줄을 더합니다. 올린 글의 주소와 올린 날짜는 공개 정보 대조표에 함께 남겨, 개원 뒤 고칠 곳을 한 번에 찾을 수 있게 합니다.
Q2. 개원일이 바뀌면 이미 알린 곳은 어떻게 고치나요?
A2. 공개 정보 대조표에 올린 곳을 하나씩 열어 고칩니다. 문자나 인쇄물처럼 이미 나간 안내는 고칠 수 없으므로, 바뀐 날짜를 다시 알리는 방법을 대행사와 정합니다.
Q3. 지도 서비스 등록은 개원 전에도 할 수 있나요?
A3. 등록 조건은 서비스마다 다릅니다. 개원 전에 등록할 수 있는지, 영업 시작일을 따로 표시할 수 있는지를 그 서비스의 안내에서 확인하고, 영업 시작 전까지 전화 안내가 어떻게 나오는지도 함께 확인합니다.
Q4. 개원 전 준비와 개원 뒤 운영을 한 계약으로 맡겨도 되나요?
A4. 맡길 수 있지만, 계약서 안에서 개원 전 준비 기간의 일과 개원 뒤 운영의 일을 나누어 쓰면 어느 일이 언제 끝나는지가 분명해집니다. 개원 뒤 운영의 범위는 첫 달의 대조 결과를 확인한 뒤 조정할 수 있게 합니다.
Q5. 개원 뒤에는 어떤 정보부터 다시 맞추나요?
A5. 진료 시간과 예약 방법입니다. 개원 첫 주에 실제 운영에 맞추어 바뀌는 경우가 있어, 목록과 공개된 곳을 함께 고칩니다. 개원 첫 주의 문의 기록에서 진료 시간이나 예약 방법을 되묻는 질문이 있었는지도 확인합니다.
순서가 달라지는 개원의 경우
다른 병원을 이어받아 여는 경우라면 이전 병원의 공개 정보가 곳곳에 남아 있으므로, 공식 안내의 기반을 만들기 전에 이전 병원 정보를 찾아 정리하는 일이 먼저입니다. 같은 지역에서 장소를 옮겨 다시 여는 경우에는 옛 주소가 남은 곳을 대조표에 함께 올려 새 주소로 고칩니다. 여러 진료 과목을 한꺼번에 여는 병원은 과목마다 의료진 확정 시기가 달라 과목별로 순서를 따로 정하고, 개원 전 준비를 병원 안 사람이 맡고 개원 뒤부터 대행사에 맡기는 경우에는 확정 운영정보 목록을 개원일에 대행사에 넘깁니다. 개원일을 앞당겨야 하는 사정이 생기면 이미 만든 홍보물을 다시 대조합니다.
개원 뒤 한 달 동안 매주 여는 대조표
개원 뒤 한 달 동안은 매주 공개 정보 대조표를 열어, 확정 운영정보 목록과 달라진 곳이 없는지 확인합니다. 한 달이 지나 달라지는 곳이 더 나오지 않으면 대조 주기를 달마다로 늘리고, 이때부터는 개원 뒤 운영 계약의 범위에서 대행사와 관리합니다. 대조에서 달라진 곳은 달라진 까닭과 고친 날짜를 함께 남기고, 매주 대조한 결과는 운영 계약을 맺을 때 참고 자료로 씁니다.