서비스 이름과 실제 업무 범위의 차이
병원 마케팅 대행사가 맡는 범위는 서비스 이름이 아니라 명세에 적힌 결과물로 정해집니다. 대행사 제안서에는 통합 마케팅, 블로그 대행, 콘텐츠 관리 같은 서비스 이름이 쓰여 있습니다. 같은 통합 마케팅이라도 원고를 써서 넘겨주는 데서 끝나는 곳이 있고, 게시와 광고 집행, 월말 보고까지 이어서 맡는 곳이 있습니다. 이름이 같아도 범위가 다를 수 있으므로, 이름보다 명세가 먼저입니다.
대행사가 맡을 수 있는 일은 기획, 제작, 게시, 매체 운영, 분석 다섯 가지로 나누어 읽으면 정리가 됩니다. 제안서의 서비스 이름을 이 다섯 가지에 하나씩 대응시키고, 일마다 무엇을 넘겨받는지 적어 두면 그 대행사가 어디까지 맡는지가 드러납니다.
게시와 매체 운영은 병원 명의 계정을 다루는 일이어서, 범위가 흐리면 권한 문제로 이어질 수도 있습니다. 첫 상담에서는 대행사가 서비스 이름을 설명하는 말보다 명세에 쓰인 결과물 목록을 놓고 이야기를 나누는 편이 서로 헷갈리지 않습니다.
다섯 가지 일과 넘겨받는 결과물
| 일 | 대행사에게서 넘겨받는 결과물 | 병원이 직접 쥐고 있을 것 |
|---|---|---|
| 기획 | 월별 주제 목록과 채널별 계획표 | 어떤 진료를 먼저 알릴지 정하는 결정 |
| 제작 | 원고, 이미지, 영상 편집본 | 의학적 내용 확인과 공개 전 승인 |
| 게시 | 올린 글의 주소와 게시 일정표 | 병원 명의 계정의 소유와 관리 권한 |
| 매체 운영 | 광고 설정 내역과 집행 내역 | 광고 계정의 소유와 예산 한도 |
| 분석 | 월간 보고서와 지표의 정의 | 보고서를 읽고 다음 달 방향을 정하는 일 |
오른쪽 칸은 대행사에 맡기더라도 병원에 남겨야 하는 것들입니다. 특히 계정과 예산 한도는 대행사가 바뀌어도 병원이 이어서 쓸 수 있어야 합니다.
가운데 칸의 결과물 이름은 대행사마다 조금씩 다를 수 있어, 비슷한 결과물을 같은 줄에 묶어 읽습니다. 다섯 가지는 순서대로 이어지는 일이지만 모두 한 대행사가 맡아야 하는 것은 아닙니다. 병원 안의 사람이나 다른 업체가 그 가운데 일부를 맡을 수 있습니다.
통합 의뢰와 일부 의뢰의 결과물 차이
통합 의뢰는 다섯 가지를 한 대행사에 맡기는 방식입니다. 이때 결과물은 서로 이어집니다. 기획표에 있던 주제가 원고가 되고, 원고가 게시 주소가 되고, 게시 주소가 보고서의 한 줄이 됩니다. 병원은 이 연결이 끊기지 않았는지를 보고서로 점검합니다. 보고서의 한 줄이 어느 게시 주소와 어느 기획 주제에서 나왔는지 거슬러 올라갈 수 있다면 연결이 살아 있는 것입니다. 다만 통합 의뢰는 결과물을 한곳에서 받는 대신 한 대행사에 기대는 범위가 넓어진다는 점도 함께 따집니다.
일부 의뢰는 그 가운데 몇 가지만 맡기는 방식입니다. 제작만 맡겼다면 넘겨받는 것은 원고 파일까지이고, 그 원고를 올리고 결과를 읽는 일은 병원이나 다른 업체가 맡습니다. 맡기지 않은 일을 누가 하는지 미리 정하지 않으면 원고가 나온 뒤 멈추는 일이 생길 수 있습니다.
일부 의뢰에서는 맡긴 일과 맡기지 않은 일이 만나는 곳, 곧 결과물을 넘겨주고 넘겨받는 시점과 형식을 계약 전에 정합니다.
제안서를 받은 뒤 범위를 맞추는 여덟 단계
- 제안서와 견적서의 서비스 이름을 다섯 가지 일에 하나씩 대응시킵니다.
- 일마다 넘겨받을 결과물의 이름이 서비스 명세에 쓰여 있는지 대조합니다.
- 명세에 없는 일은 대행사가 하지 않는 것인지, 빠뜨린 것인지 묻습니다.
- 결과물 예시를 요청해 실제로 어떤 모양으로 넘어오는지 받아 둡니다.
- 대행사가 맡지 않는 일을 병원 안에서 누가 할지 정합니다.
- 계약서 초안의 업무 범위 조항을 서비스 명세와 대조합니다.
- 범위 밖의 요청이 생겼을 때 어떻게 합의하는지 묻습니다.
- 첫 달에 넘어온 결과물을 명세와 하나씩 맞춥니다.
첫째 차례에서 서비스 이름 하나가 여러 일에 걸친다면 걸치는 일을 모두 표시합니다. 셋째 차례의 질문과 답은 메일로 남겨, 계약서를 쓸 때 다시 꺼내 씁니다.
넷째 차례에서 받는 예시는 다른 병원의 이름과 수치를 가린 것이어도 됩니다. 보고서라면 어떤 지표가 어떤 순서로 실리는지, 원고라면 검토용 파일이 어떤 형식으로 오는지를 가늠하는 데 씁니다.
다섯째 차례의 담당자는 이름과 함께 대신 맡을 사람도 정합니다. 여섯째 차례에서 명세와 조항의 결과물 이름이 다르면 같은 것을 가리키는지 묻고, 여덟째 차례의 대조에서는 결과물의 수량과 형식까지 셉니다.
범위를 맞출 때 쓰는 네 가지 문서
| 문서 | 받는 곳 | 대조하는 내용 |
|---|---|---|
| 서비스 명세 | 견적서나 제안서 | 일마다 넘겨받는 결과물의 이름과 수량 |
| 결과물 예시 | 대행사 | 실제로 넘어오는 모양과 형식 |
| 업무 범위 조항 | 계약서 초안 | 명세와 같은 범위가 들어 있는지 |
| 병원 쪽 역할표 | 병원 안에서 작성 | 대행사가 맡지 않는 일의 담당자 |
첫째 줄의 수량은 달마다 넘겨받는 편수나 개수를 말합니다. 셋째 줄의 조항이 명세보다 넓게 쓰여 있다면, 어느 쪽을 기준으로 할지 계약 전에 정합니다. 계약서에는 넓게, 명세에는 좁게 쓰여 있으면 나중에 서로 다르게 기억하기 쉽습니다.
넷째 줄의 역할표는 병원이 직접 만드는 문서로, 대행사가 바뀌어도 그대로 이어서 씁니다. 둘째 줄의 예시는 계약 뒤 실제 결과물과 견줄 수 있게 보관합니다.
두 제안서를 나란히 놓은 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 예이며 실제 병원이나 업체의 자료가 아닙니다.
한 내과의원 실장은 두 대행사에서 제안서를 받았습니다. 한 곳은 통합 마케팅이라는 이름이었고, 다른 한 곳은 블로그 대행이라는 이름이었습니다. 실장은 두 제안서의 서비스 명세를 다섯 가지 일에 하나씩 대응시켰습니다. 두 곳 모두 원고의 의학적 확인은 병원이 한다고 쓰여 있었습니다.
통합 마케팅 제안서에는 기획, 제작, 게시, 분석의 결과물이 쓰여 있었지만 광고 설정과 집행에 관한 결과물은 없었습니다. 이름과 달리 매체 운영은 들어 있지 않았던 것입니다. 블로그 대행 제안서에는 달마다 넘길 원고 편수와 게시 주소 목록이 있었고, 기획표와 보고서는 없었습니다. 통합 마케팅 제안서의 보고서 예시에는 게시 주소별 방문 지표가 실려 있었습니다. 실장은 두 곳의 결과물 예시를 받아 보고서와 원고 파일이 어떤 형식으로 오는지도 받아 두었습니다.
실장은 병원이 이미 광고를 따로 운영하고 있다는 점을 놓고 통합 마케팅 쪽을 택했습니다. 블로그 대행 쪽을 택했다면 기획과 분석을 병원이 맡아야 했는데, 병원 안에 그 일을 맡을 사람이 없었습니다. 매체 운영은 기존 방식대로 병원이 맡기로 하고, 이 점을 계약서의 업무 범위에 함께 썼습니다.
병원 안에서 맡을 일과 역할표
실장은 대행사가 맡지 않는 매체 운영과, 병원이 쥐고 있어야 하는 공개 전 승인을 역할표에 담당자와 함께 넣었습니다. 원고의 의학적 내용은 원장이, 게시 계정의 관리 권한은 실장이 맡습니다. 역할표에는 대행사 쪽 담당자의 이름과 연락 방법도 넣었습니다.
대행사에는 첫 달 결과물이 넘어오면 명세와 대조하겠다고 미리 알리고, 대조에 쓸 명세의 사본을 병원 쪽에도 보관했습니다.
첫 달 결과물을 대조할 날은 계약 시작일로부터 한 달 뒤로 정했습니다.
병원 마케팅 대행 계약 전 자주 묻는 질문
Q1. 대행사가 병원 계정을 새로 만들어 준다고 하면 어떻게 하나요?
A1. 계정의 소유자와 관리자 명의를 병원으로 해 달라고 요청합니다. 계약이 끝났을 때 관리 권한을 어떤 절차로 넘겨받는지, 비밀번호를 고칠 권한이 병원에 있는지도 함께 묻습니다.
Q2. 의료광고와 관련된 확인은 누가 챙기나요?
A2. 의료광고 관련 규정에 해당하는지는 병원이 판단합니다. 대행사가 그 절차를 돕는다면 어떤 서류를 준비해 주는지 계약 전에 묻습니다.
Q3. 계약이 끝난 뒤에도 원고와 이미지를 쓸 수 있나요?
A3. 제작한 결과물을 계약 뒤에 병원이 계속 쓸 수 있는지는 계약서의 해당 조항에 달려 있습니다. 조항이 없다면 계약 전에 넣어 달라고 합니다. 사진 속 인물이 있는 이미지는 그 사람이 동의한 범위도 함께 챙깁니다.
Q4. 일을 여러 대행사에 나누어 맡기면 무엇을 더 정해야 하나요?
A4. 기획표가 제작 업체로, 게시 주소가 분석 업체로 넘어가는 연결을 누가 맡을지 정합니다. 이 연결을 맡는 사람이 없으면 일과 일 사이에서 자료가 멈출 수 있습니다. 연결을 한 업체에 맡긴다면 그 일도 서비스 명세에 넣습니다.
Q5. 보고서의 지표를 대행사가 정해도 되나요?
A5. 지표의 이름과 정의는 병원과 합의해 정합니다. 합의한 정의가 있어야 대행사가 바뀌어도 앞뒤 달의 보고서를 이어서 읽을 수 있습니다. 지표를 새로 더할 때도 정의를 함께 합의합니다.
범위를 달리 잡는 병원의 경우
개원을 준비하는 병원은 아직 알릴 진료와 채널이 정해지지 않아, 다섯 가지 가운데 기획에 먼저 힘을 싣는 편이 맞을 수 있습니다.
병원 안에 콘텐츠 담당자가 있다면 제작이나 게시만 맡기는 일부 의뢰가 나을 수 있습니다. 이 경우 담당자가 기획과 분석을 맡는다는 점을 역할표에 분명히 씁니다.
이미 여러 대행사와 일하는 병원이라면 새 대행사를 들이기 전에 기존 대행사들의 범위를 같은 다섯 가지로 먼저 정리합니다. 진료 과목이 여럿인 병원은 과목마다 기획을 나눌지 한 번에 할지를 먼저 정합니다.
광고만 따로 맡기는 병원이라면 매체 운영의 결과물이 병원의 다른 콘텐츠와 어떻게 이어지는지를 병원이 맡아 연결합니다.
석 달 뒤 명세를 다시 대조하는 법
계약 뒤 석 달이 지나면 서비스 명세와 실제로 넘어온 결과물을 다시 나란히 놓습니다. 명세에 있었지만 넘어오지 않은 결과물, 명세에 없었지만 추가로 요청한 일이 있는지 가려냅니다.
추가로 요청한 일이 되풀이되었다면 다음 계약의 범위에 넣을지 대행사와 이야기합니다.
대조한 결과는 역할표 옆에 날짜와 함께 남겨, 다음 계약 때 참고합니다.
명세와 달랐던 점은 대행사에 알리고, 그 결과를 다음 달 결과물에서 다시 대조합니다.