실적 대신 지금 서류로 보여 줄 수 있는 사실
개원 전 병원 홈페이지 제작에서는 아직 없는 실적 대신 의료진, 진료 범위, 이용 준비처럼 지금 서류로 보여 줄 수 있는 사실로 빈 곳을 채웁니다. 개원을 앞둔 병원은 보여 줄 실적이 아직 없습니다. 후기도, 진료 건수도, 치료 전후 사진도 없는 상태에서 대행사와 홈페이지를 만들다 보면 빈 곳을 무엇으로 채울지 고민이 생깁니다. 이때 실적처럼 보이는 문장을 만들어 넣으면 개원 뒤 실제 모습과 어긋날 수 있습니다.
처음 병원을 찾는 사람이 개원 전 홈페이지에서 알고 싶은 것은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. 누가 진료하는지, 어떤 진료를 받을 수 있는지, 언제부터 어떻게 이용할 수 있는지입니다. 이 세 가지는 개원 전에도 알 수 있는 사실이므로, 홈페이지는 이 사실들을 정확하고 빠짐없이 싣는 데서 출발합니다.
의료진은 자격과 수련 이력처럼 서류로 확인할 수 있는 내용을 씁니다. 진료 범위는 이 병원에서 받을 수 있는 진료와, 받을 수 없어 다른 기관을 안내해야 하는 진료를 함께 밝힙니다. 이용 준비는 개원일, 진료 시간, 예약 방법, 첫 방문 때 가져올 것처럼 첫 방문 전에 알아야 할 내용입니다. 아직 정해지지 않은 내용이 있다면 정해진 것처럼 쓰지 않고 예정이라고 표시한 뒤, 확정되는 날 고칩니다.
어떤 문장을 실어도 되는지 판단이 서지 않을 때는 세 가지를 따집니다. 병원이 그 내용을 서류나 자료로 보여 줄 수 있는지, 개원 뒤에도 그 내용이 그대로 맞을지, 원장이 그 문장에 자기 이름을 걸 수 있는지입니다. 하나라도 답이 분명하지 않으면 그 문장은 빼거나 근거가 갖춰질 때까지 미룹니다.
대행사는 이 사실들을 읽기 좋게 배치하고 문장을 다듬는 역할을 맡고, 사실 자체는 병원이 제공하고 확인합니다. 문장이 아무리 매끄러워도 병원이 확인하지 않은 내용은 싣지 않는다는 원칙을 처음부터 대행사와 맞춰 놓습니다.
홈페이지 다섯 영역에 채울 사실과 확인 근거
아래 표는 세 가지를 홈페이지 영역에 맞춰 나눈 것입니다. 셋째인 언제부터 어떻게 이용하는지는 이용 준비, 오시는 길, 문의 창구 세 영역으로 나눠 표가 다섯 줄이 됩니다.
| 홈페이지 영역 | 채울 사실 | 병원이 준비할 확인 근거 |
|---|---|---|
| 의료진 소개 | 이름, 전문 분야, 자격, 수련과 근무 이력 | 자격증 사본과 본인이 확인한 이력서 |
| 진료 범위 | 이 병원에서 받을 수 있는 진료와 다른 기관을 안내할 진료 | 원장이 정한 진료 항목 목록 |
| 이용 준비 | 개원일, 진료 시간, 예약 방법, 첫 방문 때 가져올 것 | 확정된 운영 일정표 |
| 오시는 길 | 주소, 층, 주차, 대중교통 | 건물 관리 쪽에서 받은 주차 조건 |
| 문의 창구 | 개원 전에 연락할 수 있는 번호와 시간 | 개원 전 문의를 받을 담당과 시간표 |
대행사와 병원이 나누어 맡을 일
개원 전 홈페이지 작업에서 병원 쪽 담당이 맡을 일은 사실을 모으고 확인하는 것입니다. 원장의 자격과 이력, 진료 항목, 운영 일정은 병원만 알고 있는 정보이므로 대행사에 넘기기 전에 한곳에 정리합니다. 정리할 때는 확정된 것과 아직 정해지지 않은 것을 칸을 나누어 남겨, 대행사가 예정인 내용을 확정된 것처럼 쓰지 않게 합니다.
작업은 개원일에서 거꾸로 날짜를 잡아 진행합니다. 예를 들어 자료 정리, 대행사 초안, 병원 확인과 수정, 원장 승인, 공개의 다섯 단계로 나누고, 단계마다 마감일과 맡을 사람을 정합니다. 공사가 끝나야 찍을 수 있는 사진이나 개원 직전에 확정되는 진료 시간처럼 늦게 채워질 항목은 따로 표시해, 마지막 주에 몰리지 않도록 미리 순서를 정합니다.
대행사는 받은 사실을 바탕으로 화면 구성과 문장을 만듭니다. 초안이 나오면 병원은 문장마다 근거가 있는지 대조합니다. 근거 자료에 없는 숫자나 표현이 보이면 대행사에 어디서 나온 내용인지 묻고, 근거가 없다면 뺍니다. 근거 자료는 대행사에 넘길 때 파일 이름에 날짜를 붙여, 어느 판을 보고 썼는지 나중에 가릴 수 있게 합니다. 특히 의료진의 이전 근무처에서 쌓은 경험을 이 병원의 실적처럼 읽히게 쓰는 문장은 조심합니다.
문장과 사진의 최종 승인은 원장이 합니다. 의료진 소개처럼 개인에 관한 내용은 당사자가 직접 읽고 동의한 뒤에 싣습니다. 의료광고 관련 기준에 해당하는지 판단이 필요한 표현은 담당 부서나 병원이 정한 확인 경로를 거칩니다.
개원일이 다가오면 예정으로 표시했던 내용을 하나씩 확정 정보로 고칩니다. 이 일정은 대행사와 미리 맞춰 놓아야 개원 당일까지 예정이라는 표시가 남는 일을 막을 수 있습니다.
빈 곳을 채우는 네 가지 방식
| 비어 있는 것 | 채우지 말아야 할 방식 | 대신 쓸 수 있는 것 |
|---|---|---|
| 이용 후기 | 지인이나 직원의 글을 후기처럼 싣기 | 첫 방문부터 진료까지의 과정 안내 |
| 치료 사례 사진 | 다른 병원이나 판매용 사진을 이 병원 것처럼 쓰기 | 실제로 준비된 진료실과 대기 공간 사진 |
| 진료 건수 | 원장이 이전 병원에서 본 환자 수를 이 병원 실적처럼 쓰기 | 서류로 확인되는 자격과 수련 이력 |
| 확정되지 않은 일정 | 확정된 것처럼 날짜를 쓰기 | 예정 표시와 확정되면 알린다는 안내 |
가상 사례: 이비인후과 개원 전 홈페이지 초안 점검
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 두 달 뒤 개원하는 한 이비인후과 의원은 대행사에 홈페이지 제작을 맡겼습니다. 개원 준비를 맡은 실장은 원장의 자격증 사본과 이력서, 원장이 정한 진료 항목 목록, 아직 확정되지 않은 운영 일정을 대행사에 보냈습니다. 일정표에는 개원일과 토요일 진료 여부가 미정이라고 적혀 있었습니다. 실장은 개원 예정일에서 거꾸로 날짜를 세어 자료 정리부터 공개까지 다섯 단계의 마감일을 대행사와 정했고, 사진 촬영과 토요일 진료 확정은 늦게 채울 항목으로 따로 표시했습니다.
일주일 뒤 받은 초안의 첫 화면에는 수천 명의 환자를 치료한 경험이라는 문구와 밝게 웃는 가족 사진이 있었습니다. 실장이 문구의 근거를 묻자 대행사는 원장이 이전 병원에서 근무한 기간을 바탕으로 추정했다고 답했습니다. 사진은 판매용 이미지였습니다. 진료 시간 안내에는 토요일 오전 진료가 확정된 것처럼 적혀 있었습니다.
실장은 세 곳을 표시해 대행사에 돌려보냈습니다. 추정한 환자 수 문구는 근거 자료에 없으므로 빼고, 대신 원장의 전문의 자격과 수련 병원을 쓰도록 했습니다. 가족 사진은 실제 대기실과 진료실 사진으로 바꾸기로 하고, 사진은 내부 공사가 끝나는 주에 찍기로 했습니다. 토요일 진료는 예정으로 표시하고 확정되면 알린다는 문장을 넣도록 했습니다.
수정본 승인과 개원 전후의 이어진 수정
원장은 수정본의 소개 글을 직접 읽고, 이력 가운데 한 줄의 연도를 맞게 고쳤습니다. 진료 범위에는 이 의원에서 하지 않는 수술이 필요할 때는 다른 기관을 안내한다는 문장이 들어갔습니다. 실장은 이 문장이 원장이 정한 진료 항목 목록과 맞는지 대조했습니다.
원장은 첫 화면 문구와 사진 계획을 승인했고, 의료광고 관련 기준에 해당할 수 있는 표현은 병원이 정한 확인 경로를 한 번 더 거쳤습니다. 개원 3주 전에 토요일 진료가 확정되자 실장은 대행사에 예정 표시를 지우도록 요청했고, 개원일도 같은 날 확정 정보로 바꾸었습니다.
개원 뒤 첫 달의 문의에는 주차와 첫 방문 준비물을 묻는 전화가 몇 건에 그쳤습니다. 실장은 홈페이지에 미리 실어 놓은 안내가 도움이 되었을 수 있다고 보고, 문의 유형을 계속 기록하기로 했습니다.
개원 뒤 실장은 대행사로부터 홈페이지 관리를 넘겨받았습니다. 관리자 계정과 비밀번호는 병원 명의로 바꾸었고, 수정 요청을 보낼 연락 경로와 답을 받는 기한을 대행사와 문서로 정했습니다. 개원 전에 예정으로 표시했던 항목의 목록도 함께 받아, 모두 확정 정보로 고쳐졌는지 하나씩 대조했습니다.
개원 전 병원 홈페이지 자주 묻는 질문
Q1. 개원 전에 블로그도 함께 시작해야 합니까?
A1. 홈페이지에 세 가지 사실이 먼저 갖춰진 뒤에 판단합니다. 블로그를 함께 연다면 그 글도 같은 확인 근거를 거치고, 확정되지 않은 내용을 예정으로 표시하는 원칙을 홈페이지와 똑같이 씁니다.
Q2. 개원 이벤트를 홈페이지에 올려도 됩니까?
A2. 올릴 수는 있지만 순서를 정합니다. 개원일과 진료 시간, 예약 방법이 확정되지 않은 상태에서 이벤트부터 올리면 문의가 와도 답할 내용이 없습니다. 이벤트 문구는 다른 홍보 문구와 같은 승인 절차를 거칩니다.
Q3. 공사가 끝나지 않아 사진이 없으면 무엇을 올립니까?
A3. 사진이 들어갈 곳을 빈 채로 남기기보다 공사가 끝나면 올린다는 안내를 짧게 씁니다. 그림이나 판매용 사진을 실제 공간처럼 쓰지 않습니다.
Q4. 개원 뒤 첫 후기가 생기면 홈페이지에 바로 실어도 됩니까?
A4. 후기를 실으려면 쓴 사람의 동의와, 의료광고 관련 기준에 맞는지의 판단이 먼저 필요합니다. 그 절차가 정해지기 전에는 과정 안내를 그대로 유지하고, 후기를 실을지는 원장이 정합니다.
Q5. 개원 전 문의는 누가 받습니까?
A5. 개원 전에도 연락할 번호와 담당, 받을 수 있는 시간을 정해 홈페이지에 싣습니다. 아무도 받지 않는 번호를 올려 놓으면 첫 문의부터 실망을 줄 수 있습니다. 개원 전 문의는 따로 기록해 개원 뒤 첫 연락 목록으로 씁니다.
의료진 변경·예약 양식 같은 예외와 한 달 뒤 점검
의료진이 개원 전에 바뀔 가능성이 있다면 소개 영역에 그 의료진을 올리기 전에 원장과 확정 여부를 확인합니다. 바뀐 뒤에도 옛 소개가 남아 있지 않도록 대행사와 수정 일정을 정해 놓습니다.
홈페이지에 개인정보를 받는 사전 예약이나 문의 양식을 만든다면, 받는 항목과 보관 방법은 병원의 개인정보 기준에 따라 정하고 안내 문구도 함께 싣습니다. 양식을 시험할 때는 실제 이름과 연락처를 쓰지 않습니다.
진료 범위를 설명할 때 치료의 효과나 결과를 약속하는 문장은 넣지 않고, 진료 항목은 이름과 대상을 중심으로 씁니다.
개원 한 달쯤 뒤에는 홈페이지를 한 번 다시 점검합니다. 개원 전에 쓴 안내 가운데 실제 운영과 달라진 곳이 없는지, 첫 달에 자주 들어온 질문 가운데 홈페이지에 답이 없는 것이 있는지 가리고, 필요한 부분을 대행사에 수정 요청합니다.