끝나는 날이 있는지로 나누는 문서
병원 홈페이지에 공지와 정보글이 섞여 있다면, 문서마다 끝나는 날이 있는지로 나눕니다. 휴진 안내나 이벤트, 채용처럼 정해진 날이 지나면 더는 맞지 않는 안내는 공지입니다. 진료 안내나 검사 설명처럼 병원 사정이 바뀌기 전까지 계속 쓰는 답은 정보글입니다. 공지는 공지 게시판에 싣되 끝나는 날을 함께 기록하고, 정보글은 정보 페이지로 옮겨 갱신할 날을 정합니다.
섞여 있으면 두 가지가 어긋납니다. 기한이 지난 공지가 정보처럼 오래 남아 방문자에게 틀린 안내가 되고, 오래 써야 할 정보가 공지 게시판에 묻혀 새 공지가 올라올수록 뒤로 밀립니다. 그래서 공지는 끝나는 날에 맞춰 정리하고, 정보글은 찾아오는 사람이 바로 닿는 곳에 모은다는 기준으로 배치를 다시 정합니다.
한 문서 안에 두 가지가 섞인 경우도 있습니다. 주차장 공사 공지 안에 새 주차 방법이 들어 있다면, 공사 기간은 공지이지만 새 주차 방법은 공사가 끝난 뒤에도 계속 쓰는 내용입니다. 이런 문서는 오래 쓰는 부분을 정보 페이지로 옮기고, 공지에는 그 정보로 가는 연결만 남깁니다. 나눈 두 문서에 같은 내용을 두 번 쓰지 않도록, 공지에는 기간과 달라지는 점만, 정보 페이지에는 계속 쓰는 방법만 남깁니다.
문서마다 유형과 끝나는 날을 한 줄로 정리한 목록을 넘기는 대행사라면 병원은 언제 무엇을 정리해야 하는지 점검할 수 있습니다.
문서 유형 세 가지
공지 게시판과 정보 페이지에 올라 있는 글은 내용에 따라 다음 세 가지 유형 가운데 하나에 들어갑니다.
| 유형 | 예 | 옮길 곳과 기록할 날 |
|---|---|---|
| 기한 있는 공지 | 휴진 안내, 이벤트, 채용, 일시적인 일정 변경 | 공지 게시판, 끝나는 날 |
| 오래 쓰는 정보글 | 진료 안내, 검사 설명, 서류 발급 방법 | 정보 페이지, 다음에 갱신할 날 |
| 두 가지가 섞인 문서 | 공사 공지 안에 새 주차 방법이 든 글 | 오래 쓰는 부분은 정보 페이지로, 기한 있는 부분은 공지 게시판으로 나눔 |
첫째 유형은 끝나는 날이 정해지지 않았다면 병원에 물어 날을 받습니다. 둘째 유형의 갱신할 날은 내용이 바뀔 가능성에 따라 병원과 정합니다. 셋째 유형은 나눈 뒤 두 문서가 서로 어긋나지 않도록 공지 쪽에서 정보 쪽으로 연결합니다.
유형을 나누는 기준은 문서가 올라간 게시판이 아니라 내용입니다. 공지 게시판에 올라 있어도 진료 안내나 서류 발급 방법처럼 병원 사정이 바뀌기 전까지 계속 쓰는 내용이라면 정보글로 나눕니다. 게시판 이름만 믿고 정리하면 이런 정보글이 기한이 지난 공지와 함께 내려갈 수 있습니다.
공지와 정보를 나누는 순서
공지와 정보는 다음 다섯 단계로 나누며, 병원이 끝나는 날을 검증하기 전에는 문서를 내리지 않습니다.
- 대행사가 공지 게시판과 정보 페이지에 있는 문서 전체를 한 목록으로 모읍니다.
- 대행사가 문서마다 위 표의 세 유형 가운데 하나로 나누고, 공지에는 끝나는 날, 정보글에는 다음에 갱신할 날의 칸을 만듭니다.
- 병원이 끝나는 날과 문서 속 사실을 확인해 칸을 채웁니다.
- 문서가 옮겨 갈 곳과 기한 지난 공지의 처리 방법은 대행사가 먼저 내놓고, 최종 결정은 병원이 합니다.
- 대행사가 반영한 뒤 목록의 날짜 칸을 기준으로 다음에 정리할 날을 달력에 올립니다.
둘째 단계에서 섞인 문서는 문단마다 공지인지 정보인지 표시해, 넷째 단계에서 나눌 곳을 바로 알 수 있게 합니다. 다섯째 단계의 달력은 병원 담당자와 대행사가 함께 보며, 끝나는 날이 지난 공지가 게시판에 남지 않게 합니다. 첫째 단계의 목록에는 문서마다 제목, 주소, 올린 날, 지금 있는 곳을 한 줄씩 씁니다. 셋째 단계에서 병원이 확인할 문서 속 사실은 진료 시간이나 전화번호, 서류 이름처럼 틀리면 방문자가 헛걸음하는 내용입니다. 다섯 단계를 처음 한 번 거치면, 그다음부터는 새로 올린 문서만 목록에 더해 같은 순서로 정리합니다.
기한이 지난 공지의 세 가지 처리
기한이 지난 공지는 세 가지 가운데 하나로 처리합니다.
| 처리 | 쓰는 경우 | 할 일 |
|---|---|---|
| 내림 | 지난 이벤트나 마감된 채용처럼 다시 볼 까닭이 없을 때 | 게시판에서 내리고 목록에 내린 날을 씀 |
| 보관 목록으로 옮김 | 지난 휴진 안내처럼 기록으로 남길 필요가 있을 때 | 보관 목록으로 옮겨 지난 공지임을 표시 |
| 정보로 바꿔 옮김 | 공지였지만 그 내용을 계속 써야 할 때 | 오래 쓰는 부분만 정보 페이지에 새로 쓰고 공지는 내리거나 보관 |
첫째 처리는 내린 공지의 주소로 들어오는 사람이 있을 수 있으므로, 그 주소가 공지 게시판 첫 화면으로 이어지게 합니다. 둘째 처리의 보관 목록은 공지 게시판과 떨어진 곳에 만들어, 지난 공지가 지금 공지처럼 읽히지 않게 합니다. 셋째 처리는 옮긴 정보도 정보글처럼 갱신할 날을 받습니다. 넷째 단계에서 병원이 처리를 정하면, 정한 날과 정한 사람도 목록의 그 줄에 함께 씁니다. 나중에 내린 공지를 찾는 문의가 들어오면 그 줄로 까닭을 확인할 수 있습니다.
지난해 추석 안내를 들고 온 보호자와 재활의학과 사례
다음은 이해를 돕기 위해 꾸민 가상 사례입니다. 한 재활의학과 의원 접수 창구에서 보호자가 누리집 공지 게시판 맨 위에 걸린 추석 진료 안내를 휴대전화에 띄워 내밀며 올해도 이날 쉬느냐고 물었습니다. 그 안내는 지난해 것이었습니다. 사무장은 그 주에 대행사에 공지와 정보글을 나눠 달라고 요청했습니다.
대행사는 요청 다음 날 공지 게시판 35개와 정보 페이지 7개, 모두 42개를 한 목록으로 모으고, 문서마다 제목, 주소, 올린 날, 지금 있는 곳을 한 줄씩 썼습니다. 이어 문서마다 유형을 나눠 기한 있는 공지 24개, 오래 쓰는 정보글 12개, 섞인 문서 6개로 정리했습니다. 정보글 12개 가운데 5개는 공지 게시판에 묻혀 있던 진료 안내와 서류 발급 방법이었습니다. 섞인 문서 6개는 문단마다 공지와 정보를 표시했습니다.
사무장은 목록을 받은 주에 날짜 칸을 채웠습니다. 공지 24개 가운데 19개는 끝나는 날이 이미 지났습니다. 아직 유효한 5개 가운데 채용 공고 2개는 마감일이 적혀 있지 않아, 사무장이 원장에게 확인해 날을 받을 때까지 대행사는 두 문서를 게시판에서 내리지 않았습니다. 정보글 12개의 갱신할 날은 진료 시간처럼 바뀔 수 있는 것은 석 달 뒤로, 서류 발급 방법은 반년 뒤로 정했습니다. 진료 시간이 바뀐 정보글 1개는 사무장이 새 시간을 확인해 목록에 쓰고, 대행사가 그 문서를 고쳤습니다.
기한이 지난 공지 19개는 대행사가 처리를 제안하고 사무장이 정했습니다. 지난 이벤트와 마감된 채용 11개는 내린 날을 목록에 쓴 뒤 주소를 공지 게시판 첫 화면으로 이었습니다. 지난 휴진 안내 6개는 보관 목록으로 옮겨 지난 공지로 표시했습니다. 남은 2개는 도수치료 예약 방법이 담긴 공지여서, 예약 방법만 정보 페이지에 새로 쓰고 갱신할 날을 받은 뒤 공지는 내렸습니다. 섞인 문서 6개에서는 문단 표시를 따라 계속 쓰는 내용만 떼어 정보 페이지의 새 글로 만들었고, 남은 공지 본문 끝에는 그 새 글로 가는 연결 한 줄을 달았습니다. 결정한 날짜와 결정한 사람인 사무장의 이름은 문서별로 대행사가 기록했습니다.
반영이 끝난 그날 대행사는 목록의 마감일과 갱신일을 사무장과 같이 쓰는 달력에 하나씩 옮겨 넣었습니다.
정리한 뒤에 달라지는 것
정리를 마치면 공지 게시판에는 아직 유효한 공지만 남고, 오래 쓰는 정보는 정보 페이지 한곳에 모입니다. 새 공지가 올라와도 진료 안내가 뒤로 밀리지 않습니다. 끝나는 날이 목록과 달력에 함께 있으므로, 다음 정리 때는 문서 전체를 다시 모을 필요 없이 날짜가 지난 줄만 확인하면 됩니다. 게시판 맨 위에 걸린 안내가 올해 것인지 방문자가 따로 따져 볼 필요도 없어집니다.
병원 홈페이지 공지 정리 자주 묻는 질문
Q1. 같은 공지를 블로그와 SNS에도 올렸다면 어떻게 하나요?
A1. 누리집 목록의 그 공지 줄에 다른 곳에 올린 주소를 함께 기록하면, 끝나는 날에 한 번에 정리할 수 있습니다. 블로그나 SNS 게시물을 내릴지 남길지는 채널마다 운영 방식이 다르므로 병원 담당자와 따로 정합니다.
Q2. 누리집에 공지 게시판이 따로 없다면 어떻게 나누나요?
A2. 첫 화면 알림 띠나 팝업처럼 공지를 싣는 곳이 있다면, 그곳에 실린 안내도 같은 목록에 넣고 끝나는 날을 기록합니다. 공지를 모을 게시판을 새로 만들지는 누리집 관리 업체와 병원이 함께 정할 일입니다.
Q3. 영문이나 중문 페이지가 따로 있으면 어떻게 정리하나요?
A3. 언어별 문서를 같은 줄에 묶어 두면, 한국어 공지를 내릴 때 번역본만 남는 일을 막을 수 있습니다. 번역본의 사실 확인은 번역을 맡은 쪽과 병원이 합니다. 언어마다 끝나는 날이 다르게 기록되지 않도록 날짜 칸은 그 줄에 하나만 만듭니다.
Q4. 병원 직원이 공지를 직접 올리는 경우에는 무엇을 지키나요?
A4. 직원이 올린 공지는 대행사 목록에 빠지기 쉬우므로, 올린 날 목록에 한 줄을 더하고 끝나는 날을 함께 쓰도록 병원 안에서 순서를 정합니다. 글쓰기 화면에 날짜 칸을 추가할 수 있는지는 누리집 관리 업체에 확인합니다.
Q5. 대행사와의 계약이 끝나면 목록과 달력은 어떻게 되나요?
A5. 목록과 달력은 병원이 가진 파일이나 병원 계정의 달력에 두면, 계약이 끝나도 병원이 그대로 이어서 쓸 수 있습니다.
예외로 다루는 경우
의료진 휴진처럼 환자 진료에 바로 영향을 주는 공지는 끝나는 날이 지나도 병원이 확인하기 전에는 내리지 않습니다. 휴진이 늘어날 수 있기 때문입니다. 진료 내용이나 효과를 설명하는 정보글의 사실 확인은 의료진이 하며, 대행사는 문장과 위치만 정리합니다. 의료광고 심의와 관련된 문구가 있는 공지는 병원의 담당 책임자에게 먼저 확인합니다. 병원이 이전하거나 대표 전화번호가 바뀌는 것처럼 여러 문서에 한꺼번에 영향을 주는 변경은 갱신할 날을 기다리지 않고 그때 목록 전체를 다시 확인합니다.
정리한 뒤 점검할 것
정리한 뒤에는 달력에 올린 날마다 세 가지를 확인합니다. 끝나는 날이 지난 공지가 게시판에 남아 있지 않은지, 갱신할 날이 된 정보글의 사실이 지금도 맞는지, 내린 공지의 주소가 공지 게시판 첫 화면으로 이어지는지입니다. 새 공지를 올릴 때 끝나는 날 칸이 비어 있지 않은지도 함께 확인합니다. 달력의 날이 휴일과 겹치면 그 앞 근무일로 당겨, 확인이 미뤄지지 않게 합니다.