사진이 적어도 대행을 시작할 수 있는 까닭
사진이 부족한 병원도 병원 마케팅 대행을 바로 시작할 수 있습니다. 대행사와 상담을 앞둔 병원에서 사진 걱정을 하는 경우가 있습니다. 개원 때 찍은 사진은 인테리어가 바뀌어 맞지 않고, 이전 대행사가 찍은 사진은 어디에 있는지 모르고, 원장이 휴대폰으로 찍어 둔 사진 몇 장이 전부인 식입니다. 그렇다고 대행을 미룰 이유는 없습니다. 병원 마케팅에서 환자가 가장 먼저 찾는 정보, 곧 예약 방법과 진료 과정과 준비할 것은 글로 충분히 전할 수 있기 때문입니다.
다만 사진이 부족하다는 말은 두 가지 서로 다른 사정을 섞고 있습니다. 하나는 사진이 있긴 한데 써도 되는지 모르는 사정이고, 다른 하나는 필요한 대상을 찍은 사진이 아예 없는 사정입니다. 앞의 것은 권한을 따지면 풀리고, 뒤의 것은 촬영을 해야 풀립니다. 이 둘을 가르지 않으면 대행사는 쓸 수 있는 사진을 두고 촬영비를 청구하거나, 권한이 불분명한 사진을 그대로 올리게 됩니다.
그래서 대행을 시작하기 전에 병원이 할 일은 가진 이미지를 모아 목록으로 만들고, 사진마다 지금 쓸 수 있는지를 가르는 것입니다. 이 목록이 있으면 대행사는 첫 달에 사진 없이도 만들 수 있는 글부터 시작하고, 촬영이 필요한 부분은 일정을 따로 잡을 수 있습니다.
사진이 적은 상태로 시작하는 것이 꼭 불리하지만은 않습니다. 사진이 많은 병원도 옛 사진이나 권한이 불분명한 사진을 정리하지 않은 채 쓰다가, 나중에 한꺼번에 내리고 고치는 일을 겪습니다. 처음부터 목록을 만들고 시작하면 그런 정리를 한 번에 끝낼 수 있습니다.
가진 사진과 필요한 사진을 가르는 기준
| 묶음 | 어떤 사진인가 | 대행에서 쓰는 방법 |
|---|---|---|
| 바로 쓸 수 있음 | 병원이 직접 찍었거나 권리를 넘겨받았고, 지금 모습과 같으며, 환자를 알아볼 수 없는 사진 | 첫 달 글과 소식에 바로 씀 |
| 검토 뒤 쓸 수 있음 | 이전 대행사·인테리어 업체가 찍었거나 구입한 사진으로, 사용 권한이나 촬영 시기가 불분명한 사진 | 권한과 현재 모습을 확인할 때까지 쓰지 않음 |
| 새로 찍어야 함 | 바뀐 대기실, 새 장비, 새 의료진처럼 필요한데 사진이 없는 대상 | 촬영 일정을 잡고, 그 전에는 글로만 안내 |
세 묶음 가운데 대행 첫 달에 쓰는 것은 첫째 묶음뿐입니다. 둘째 묶음은 검토가 끝나는 대로 첫째로 옮기고, 셋째 묶음은 촬영이 끝나면 첫째로 옮깁니다. 환자나 보호자의 얼굴이 담긴 사진은 동의 여부를 확인하기 전까지 어느 묶음에도 넣지 않습니다.
어느 묶음인지 판단이 서지 않는 사진은 둘째 묶음에 넣습니다. 검토 없이 첫째 묶음에 넣었다가 권한 문제가 드러나면, 이미 올라간 글에서 사진을 찾아 내리는 일이 뒤따릅니다. 둘째 묶음에 넣으면 늦더라도 검토를 마친 뒤 안전하게 쓸 수 있습니다.
대행사를 만나기 전 이미지 목록 만들기
- 원장이 병원 안의 사진을 모을 사람으로 홍보 담당을 정합니다.
- 홍보 담당이 병원 컴퓨터, 원장의 휴대폰, 홈페이지 관리 화면, 이전 대행사에게서 받은 파일을 한곳에 모읍니다.
- 사진마다 누가 찍었는지, 언제 찍었는지를 알 수 있는 만큼 목록에 남깁니다.
- 누가 찍었는지 모르는 사진은 출처 미상으로 표시하고, 이전 대행사나 업체가 찍은 사진은 계약서에서 사용 권한을 어떻게 정했는지 검토합니다.
- 목록을 바탕으로 앞의 표 세 묶음 가운데 어디에 해당하는지 표시합니다.
- 원장이 목록을 점검한 뒤 대행사에 건넵니다.
셋째 단계에서 촬영 시기를 알 수 없는 사진은 지금 병원 모습과 대조해 판단합니다. 간판, 접수대, 대기실 배치가 지금과 다르다면 촬영 시기와 상관없이 첫째 묶음에 넣지 않습니다. 환자가 사진을 보고 찾아왔는데 다른 모습이면, 사진 한 장 때문에 병원 안내 전체를 믿지 않게 될 수 있습니다.
넷째 단계의 계약서 검토는 목록을 만드는 이 시점에 병원이 가진 계약서로 합니다. 계약서를 찾을 수 없다면 그 사진은 둘째 묶음에 남기고, 새 대행사와 일을 시작한 뒤 이전 업체에 문의합니다.
목록을 만들다 보면 같은 사진이 여러 곳에 흩어져 있는 경우가 있습니다. 원장 휴대폰과 병원 컴퓨터에 같은 사진이 있으면 원본에 가까운 파일 하나만 남기고, 나머지는 목록에 넣지 않습니다. 같은 사진이 여러 줄로 들어가면 대행사가 어느 파일을 써야 하는지 헷갈리고, 권한 조사도 두 번 하게 됩니다.
이미지 보유 목록에 담을 세 칸
| 칸 | 채우는 내용 | 채우는 사람 |
|---|---|---|
| 출처 | 병원 직접 촬영, 이전 대행사, 인테리어 업체, 구입, 출처 미상 가운데 하나 | 홍보 담당 |
| 사용 권한 | 계약서나 구입 조건에 적힌 사용 범위, 찾지 못했다면 미확인 | 홍보 담당, 원장 확인 |
| 현재 모습과 같은지 | 지금 병원 모습과 같음, 다름, 판단 어려움 | 원무 실장 |
세 칸 가운데 현재 모습과 같은지는 매일 병원을 드나드는 원무 실장이 판단하고, 출처와 사용 권한은 홍보 담당이 채운 뒤 원장이 검증합니다. 파일 이름과 함께 쓸 곳, 예를 들어 오시는 길이나 진료 안내 같은 칸을 더하면 대행사가 사진을 찾는 시간이 줄어듭니다.
목록은 한 번 만들고 끝나는 문서가 아닙니다. 대행사가 새 글에 사진을 쓸 때마다 목록의 쓸 곳 칸에 그 글을 더하면, 같은 사진이 여러 글에 되풀이되는 것도 줄일 수 있고 사진을 교체해야 할 때 어느 글을 고쳐야 하는지도 곧바로 찾을 수 있습니다.
사진이 흩어져 있던 이비인후과 사례
다음은 이해를 돕기 위해 꾸민 가상의 예시입니다. 한 이비인후과가 새 대행사와 계약을 앞두고 사진이 없어 걱정이라고 했습니다. 대행사 담당자는 촬영 견적을 내기 전에 가진 사진의 목록부터 청했고, 원장은 홍보 담당에게 목록을 맡겼습니다.
홍보 담당이 모은 사진은 원장 휴대폰의 접수대와 진료실 사진, 이전 대행사가 개원 때 찍은 외관과 대기실 사진이었습니다. 대기실을 넓힌 뒤로 찍은 사진은 없었습니다. 표의 첫째 묶음부터 가렸습니다. 원장이 직접 찍은 접수대와 진료실 사진은 지금 모습과 같았고 환자도 담기지 않아 바로 쓸 수 있음으로 표시했습니다.
둘째 묶음으로는 이전 대행사의 사진이 들어갔습니다. 병원이 가진 계약서에 사진 권리에 관한 내용이 없어 사용 권한 미확인으로 표시했고, 원무 실장은 외관은 지금과 같지만 대기실은 넓히기 전 모습이라고 판단했습니다. 셋째 묶음은 넓힌 대기실이었습니다. 필요한 대상인데 사진이 없어 새로 찍어야 함으로 표시했습니다.
대행사는 목록을 받고 첫 달에는 예약과 접수 절차 안내 글에 접수대 사진만 넣어 시작하자고 제안했고, 대기실 촬영은 둘째 달로 잡았습니다. 원장은 이전 대행사에 외관 사진의 사용 가능 여부를 문의하기로 했습니다.
사진 없이 먼저 만들 수 있는 글
사진이 없어도 환자에게 바로 쓸모 있는 글은 많습니다. 예약하는 방법, 처음 온 날 접수에서 할 일, 진료 전에 준비할 것, 검사를 받는 순서, 비용을 안내받는 방식처럼 과정을 설명하는 글은 사진보다 정확한 문장이 더 중요합니다. 대행사가 첫 달 계획에 이런 글을 넣었는지 따지면, 사진 부족을 이유로 시작을 미루자는 제안인지 아닌지도 가늠할 수 있습니다.
반대로 시설 소개나 오시는 길처럼 사진이 없으면 전하기 어려운 글은 촬영 뒤로 미룹니다. 이런 글을 옛 사진이나 다른 곳의 사진으로 채우면, 환자가 병원에 와서 보는 모습과 달라집니다.
대행사가 첫 달 글을 만들면 병원은 글에 들어간 사진이 목록의 첫째 묶음에 있는 사진인지 대조합니다. 대행사가 가진 다른 병원의 사진이나 출처를 알 수 없는 사진이 섞여 들어오지 않았는지 가려내는 것도 이때입니다. 글이 올라간 뒤에 사진을 바꾸는 것보다 올리기 전에 한 번 대조하는 편이 훨씬 수월합니다.
사진이 부족한 병원 대행 자주 묻는 질문
Q1. 무료 이미지 사이트의 사진을 대신 써도 됩니까?
A1. 분위기를 보여 주는 장식용이라면 쓸 수 있지만, 병원 시설이나 의료진처럼 보이게 쓰면 안 됩니다. 환자는 그 사진을 이 병원의 모습으로 받아들이기 때문입니다. 쓸 때도 사이트의 이용 조건에서 상업적 사용이 가능한지 확인합니다.
Q2. 촬영은 대행사에 맡겨야 합니까?
A2. 맡길 수도 있고 병원이 따로 사진가를 부를 수도 있습니다. 어느 쪽이든 찍은 사진의 권리가 병원에 오는지를 계약서에 남겨야, 나중에 대행사가 바뀌어도 사진을 계속 쓸 수 있습니다.
Q3. 휴대폰으로 찍은 사진도 괜찮습니까?
A3. 밝기와 초점이 맞고 지금 모습과 같다면 첫 달에는 충분합니다. 흔들리거나 어두운 사진은 오히려 병원이 관리되지 않는다는 인상을 줄 수 있으니 목록에서 뺍니다.
Q4. 진료 모습 사진을 넣고 싶은데 어떻게 합니까?
A4. 환자가 담긴 진료 모습은 촬영 전에 동의를 받아야 하고, 의료광고 관련 기준에 맞는지도 따져야 합니다. 원장이 최신 법령과 기준을 확인한 뒤 찍을지 정하고, 그 전까지는 환자가 없는 진료실 사진을 씁니다.
Q5. 사진이 준비될 때까지 대행 비용을 줄일 수 있습니까?
A5. 첫 달이 글 중심이라면 촬영과 이미지 편집이 빠진 만큼 작업 범위가 달라집니다. 대행사 견적에서 그 부분이 어떻게 반영됐는지 항목별로 비교합니다.
촬영을 마친 뒤 목록 재정리
새로 찍은 사진이 들어오면 홍보 담당은 셋째 묶음에 있던 대상을 첫째 묶음으로 옮기고, 출처와 사용 권한 칸을 채웁니다. 둘째 묶음의 사진 가운데 권한 검증이 끝난 것도 이때 함께 옮깁니다. 끝내 권한을 확인하지 못한 사진은 목록에서 빼고, 이미 올라간 곳이 있다면 새 사진으로 교체해 달라고 대행사에 요청합니다.
병원 모습은 계속 바뀝니다. 인테리어를 고치거나 장비를 들이거나 의료진이 바뀌면, 원무 실장이 해당 사진을 현재 모습과 다름으로 표시하고 홍보 담당에게 알립니다.
목록은 대행사가 바뀌어도 병원이 가지고 있어야 합니다. 새 대행사와 일을 시작할 때 이 목록을 그대로 건네면, 사진 걱정으로 첫 상담을 다시 시작할 필요가 없습니다. 대행사가 촬영한 사진도 원본 파일과 함께 넘겨받아 목록에 넣습니다.