대행사 전체가 아닌 비어 있는 작업
병원 안에 마케팅 직원이 있어도 대행사가 필요한지는 내부 직원이 채우지 못하는 작업이 있는지로 정해지며, 그 빈 작업만 대행사에 맡기면 됩니다. 병원 안에 마케팅 직원이 있다고 해서 대행사가 필요 없는 것도, 직원이 있는데 모든 일을 대행사에 넘겨야 하는 것도 아닙니다. 판단의 출발점은 지금 내부 직원이 무엇을 하고 있고, 무엇이 손도 대지 못한 채 비어 있는지입니다.
내부 직원은 병원 사정을 누구보다 잘 알고, 원장과 원무 쪽의 말을 바로 듣고 옮길 수 있다는 강점이 있습니다. 그래서 블로그 원고나 공지, 환자 문의에 대한 답처럼 병원 사정을 빠르게 반영해야 하는 일은 내부에서 맡는 편이 자연스러울 수 있습니다. 반면 영상 촬영과 편집, 홈페이지 기능 개발, 광고 성과 분석처럼 장비나 기술, 여러 병원을 다뤄 본 경험이 필요한 작업은 직원 한두 명이 매달 해내기 어려울 수 있습니다.
그래서 대행사를 알아볼 때는 「대행사를 쓸까 말까」가 아니라 「어느 작업을 밖에 맡길까」로 질문을 고쳐 묻습니다. 그 답을 찾으려면 먼저 내부 직원의 한 달 업무를 정리한 표가 있어야 합니다.
이렇게 나누면 비용도 달라질 수 있습니다. 모든 업무를 묶은 월 계약보다 비어 있는 작업만 맡기는 계약이 작아질 수 있고, 무엇보다 병원이 무엇에 돈을 쓰는지가 분명해질 수 있습니다. 반대로 내부 직원이 맡던 일까지 대행사에 넘기면, 같은 일을 두 번 챙기는 비용이 생길 수 있습니다.
이렇게 나눈 결과는 대행사 제안서를 비교할 때도 기준이 됩니다. 제안서가 병원이 비어 있다고 표시한 작업을 채우는지, 이미 내부에서 잘하고 있는 일을 다시 파는지가 표 한 장으로 한눈에 드러날 수 있습니다.
네 영역별로 나누어 맡기는 기준
| 업무 영역 | 내부 직원이 맡기 좋은 경우 | 외부에 맡길 만한 경우 |
|---|---|---|
| 원고와 게시 | 병원 소식과 공지를 제때 올려야 할 때 | 원고 양이 많아 직원 시간이 모자랄 때 |
| 촬영과 영상 | 휴대전화로 짧은 사진을 올리는 정도일 때 | 장비와 편집이 필요한 영상, 정기 촬영이 있을 때 |
| 홈페이지 개발 | 문구 수정처럼 관리 화면에서 되는 일일 때 | 예약 기능, 구조 개편처럼 개발이 필요할 때 |
| 광고 운영과 분석 | 소액으로 한두 채널만 운영할 때 | 여러 채널의 성과를 나누어 읽고 예산을 조정해야 할 때 |
표의 기준은 정답이 아니라 출발점입니다. 같은 촬영이라도 직원이 영상 편집을 할 줄 안다면 내부에서 맡을 수 있으므로, 영역마다 지금 직원이 가진 역량과 시간을 함께 따져 칸을 정합니다.
네 영역 가운데 광고 운영과 분석은 둘로 나누어 생각할 수 있습니다. 광고를 시작하고 멈추는 운영은 내부 직원이 맡고, 여러 채널의 숫자를 읽어 무엇을 바꿀지 제안하는 분석만 외부에 맡기는 식입니다. 이렇게 나누면 광고 계정의 권한은 병원에 남고, 대행사는 분석 결과로 기여할 수 있습니다.
내부 업무표를 채우며 던질 네 가지 질문
- 지난 한 달 동안 마케팅 직원이 한 일을 주 단위로 모두 정리하면 어떤 목록이 나오는가. 블로그 작성, SNS 게시, 문의 응대, 광고 관리처럼 일의 이름과 주당 시간을 함께 씁니다.
- 그 가운데 병원 사정을 알아야만 할 수 있는 일은 무엇인가. 원장의 확인이 필요한 공지나 환자 문의 응대가 여기에 들어갑니다.
- 해야 하는데 손을 대지 못한 일은 무엇인가. 계획만 있고 한 번도 하지 못한 촬영, 몇 달째 미룬 홈페이지 개편 같은 일이 여기에 들어갑니다.
- 직원이 해 봤지만 결과가 만족스럽지 않았던 일은 무엇인가. 광고 성과를 읽지 못해 예산을 그대로 유지했던 일처럼 기술이나 경험이 모자랐던 일입니다.
둘째 질문의 답은 내부에 남길 일, 셋째와 넷째 질문의 답은 외부에 맡길 후보가 됩니다. 셋째 질문에서 나온 일은 시간이 없어 비어 있던 것이고, 넷째 질문에서 나온 일은 역량이 모자라 비어 있던 것이라, 대행사에 요청할 내용도 서로 다릅니다.
이 네 질문은 대행사를 만나기 전에 병원 안에서 먼저 답하는 것이 좋습니다. 대행사와의 첫 미팅에서 표를 함께 놓고 이야기하면, 대행사가 병원 사정과 무관한 묶음 상품부터 권하는 일을 줄일 수 있습니다.
업무표를 채우는 사람은 마케팅 직원 본인이지만, 원장이나 원무 책임자가 한 번 읽어 빠진 일이 없는지 확인하는 편이 좋습니다. 직원 스스로는 당연하게 여겨 넣지 않은 일, 예컨대 원장의 사진 촬영 일정을 맞추는 일 같은 것이 표에서 빠질 수 있기 때문입니다.
다섯 칸으로 된 내부 업무표 견본
| 칸 | 채울 내용 |
|---|---|
| 업무 이름 | 블로그 작성, SNS 게시, 문의 응대, 광고 관리 등 |
| 주당 시간 | 지난 한 달의 평균 시간 |
| 결과물 | 한 달에 나온 글, 게시물, 보고서의 수 |
| 막히는 지점 | 장비, 기술, 시간 가운데 무엇이 모자란지 |
| 맡길 곳 | 내부 유지, 외부 의뢰, 보류 가운데 하나 |
맡길 곳 칸에 「보류」가 들어간 업무는 다음 업무표를 채울 때 다시 판단합니다. 지금은 비어 있어도 병원에 급하지 않은 일이라면, 대행사에 맡기기보다 한동안 미뤄도 되는지부터 원장과 확인합니다.
마케터 한 명이 일하는 안과의 업무표
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 시간과 건수는 흐름을 보여 주기 위해 정한 값이며 실제 병원의 기록이 아닙니다.
한 안과에는 마케팅을 맡은 직원이 한 명 있었습니다. 원장은 대행사 두 곳에서 모든 업무를 맡는 월 계약 제안서를 받고, 직원이 있는데 굳이 필요한지 판단이 서지 않았습니다.
직원이 지난 한 달의 업무표를 채우니 주 40시간 가운데 블로그 작성이 16시간, SNS 게시가 10시간, 환자 문의 응대가 8시간, 검색 광고 관리가 6시간이었습니다. 촬영과 홈페이지 개편, 광고 성과 분석에 쓴 시간은 없었습니다.
셋째 질문의 답으로는 반년째 미루던 시술 안내 영상 촬영과 모바일 예약 버튼 개선이 나왔습니다. 넷째 질문의 답으로는 검색 광고를 관리하고는 있지만 어느 검색어가 예약으로 이어지는지 읽지 못해 예산을 몇 달째 그대로 쓰고 있다는 점이 나왔습니다.
원장은 업무표를 보고 나서야 광고 관리에 쓰는 6시간 가운데 상당 부분이 광고를 시작하고 멈추는 데 쓰였고, 결과를 읽는 데는 거의 쓰이지 않았다는 것을 알았습니다. 직원도 분석은 해 본 적이 없어 손을 대지 못했다고 말했습니다.
원장이 정한 내부와 대행사의 나눔
원장은 블로그와 SNS, 문의 응대는 내부 직원에게 그대로 맡기고, 대행사에는 세 가지만 맡기기로 했습니다. 분기마다 한 번의 영상 촬영과 편집, 모바일 예약 버튼 개선 한 건, 그리고 검색 광고의 월간 성과 분석이었습니다. 광고 관리 자체는 직원이 계속 맡되, 분석 결과를 받아 예산을 조정하기로 했습니다.
대행사 두 곳 가운데 한 곳은 세 가지 작업만 따로 견적을 낼 수 있다고 답했고, 다른 한 곳은 묶음 계약만 가능하다고 답했습니다. 원장은 앞의 곳과 석 달 계약을 맺었습니다.
석 달 뒤 직원의 업무표에는 광고 관리에 쓰는 시간이 주 6시간에서 4시간으로 줄어 있었습니다. 분석 보고서를 받아 조정할 곳만 고치게 되었기 때문이었고, 줄어든 시간은 블로그 원고에 더해졌습니다.
원장은 이 결과를 보고 반년 뒤 다시 업무표를 채워, 영상 촬영도 내부로 가져올 수 있을지 검토하기로 했습니다. 직원이 대행사의 촬영 현장을 몇 번 함께하며 방법을 익히고 있었기 때문입니다.
이 나눔이 맞지 않을 수 있는 병원
마케팅 직원이 다른 업무를 겸하고 있어 실제로 마케팅에 쓰는 시간이 주에 몇 시간뿐이라면, 업무표를 채우는 것부터 어려울 수 있습니다. 이런 병원은 내부 직원이 맡을 일을 병원 소식 확인과 대행사 원고 검토처럼 최소한으로 줄이고, 나머지는 외부에 맡기는 편이 현실적일 수 있습니다.
반대로 마케팅 팀이 여러 명이라 영상과 분석까지 내부에서 할 수 있는 병원이라면, 대행사가 필요한 영역은 광고 매체 계약처럼 규모가 필요한 일에 그칠 수 있습니다. 이때도 업무표로 확인한 뒤 판단합니다.
내부 직원이 곧 그만두거나 새로 뽑을 예정이라면 업무표의 시간이 곧 달라집니다. 이런 시기에는 짧은 기간의 계약으로 비어 있는 작업만 맡기고, 새 직원이 업무에 익숙해진 뒤 다시 나눕니다.
진료과 특성상 영상이나 사진에 의료 행위가 담긴다면, 외부 촬영팀에 맡기기 전에 환자 동의와 촬영 범위에 관한 병원의 절차를 먼저 확인합니다. 내부 직원이 찍든 외부가 찍든 같은 기준을 따릅니다.
내부 직원과 대행사 분담 자주 묻는 질문
Q1. 대행사가 부분 작업만 맡는 것을 꺼리면 어떻게 합니까?
A1. 작은 일감은 사람을 따로 배정하기 번거롭다며 꺼리는 곳도 있습니다. 그럴 때는 석 달이나 반년처럼 기간을 정해 영상 몇 편, 분석 보고 몇 회처럼 개수로 묶어 제안하면, 대행사도 일정을 짜기 수월해져 받아들이는 경우가 있습니다. 그래도 어렵다면 그 작업만 전문으로 하는 촬영팀이나 분석가를 따로 찾는 길도 있습니다.
Q2. 내부 직원과 대행사가 같은 채널을 함께 맡아도 됩니까?
A2. 함께 맡는다면 누가 무엇을 올리고 누가 최종 확인하는지를 먼저 정합니다. 같은 블로그에 두 쪽이 따로 글을 올리면 말투와 정보가 어긋날 수 있어, 최종 게시 권한은 한쪽에만 주는 편이 관리하기 수월합니다.
Q3. 직원이 대행사를 관리하는 일도 업무 시간으로 세야 합니까?
A3. 넣어야 합니다. 원고 검토, 자료 전달, 보고서 확인에도 시간이 들므로, 대행사에 맡긴 뒤 업무표에 「대행사 관리」 줄을 새로 넣어 시간을 따로 셉니다. 이 시간이 맡긴 작업의 시간보다 크다면 맡기는 방식을 다시 검토합니다.
Q4. 대행사를 쓰면 내부 직원의 역할이 줄어듭니까?
A4. 줄어드는 것이 아니라 바뀝니다. 직접 만드는 시간 일부가 대행사의 결과물을 병원 사정에 맞는지 확인하는 시간으로 옮겨 가고, 병원 안에서 대행사와 원장 사이를 잇는 역할이 새로 생깁니다.
Q5. 내부 업무표는 얼마나 자주 다시 채웁니까?
A5. 계절마다 병원이 바빠지는 시기가 다르다면, 그 흐름이 한 번 돌 때쯤 다시 채우는 것이 알맞습니다. 여름 방학이나 연말처럼 환자가 몰리는 달에는 직원 시간이 원고보다 문의 응대로 쏠릴 수 있어, 그 달만 떼어 따로 채우면 외부에 맡길 분량을 철마다 달리 정할 근거가 생깁니다.