화면보다 맡은 범위와 자료, 전후 근거
병원 마케팅 대행사 포트폴리오에서 자세히 따질 것은 화면 자체보다 사례마다 그 업체가 맡은 범위와 쓴 자료, 전후를 보여 주는 근거입니다. 포트폴리오의 최종 화면은 한 업체만의 결과가 아닐 수 있습니다. 누리집 하나에도 기획, 글, 디자인, 개발, 광고가 들어가고, 이 가운데 일부는 병원이나 다른 업체가 맡았을 수 있습니다. 화면이 훌륭해도 그 업체가 디자인만 맡았다면, 병원이 맡기려는 일이 글과 문의 관리라면 판단의 근거가 되지 못합니다. 그래서 병원이 자세히 점검할 것은 화면 자체보다 사례마다 업체가 무엇을 맡았는지입니다.
함께 물을 것은 두 가지입니다. 하나는 사용한 자료의 출처입니다. 화면의 사진과 글, 진료 설명이 병원이 넘긴 자료인지, 업체가 새로 만든 것인지에 따라 업체가 보여 준 실력의 범위가 달라집니다. 다른 하나는 바뀌기 전과 뒤를 보여 주는 근거입니다. 문의가 늘었다는 설명이 있다면 무엇을 문의로 셌는지, 어느 기간끼리 견줬는지, 그 사이 다른 변화는 없었는지를 묻습니다. 포트폴리오를 받을 때부터 세 질문을 함께 보내면, 업체는 화면을 모은 자료 대신 설명이 담긴 자료를 준비할 수 있습니다.
사례 병원의 이름이나 내부 수치처럼 업체가 공개할 수 없는 것은 요구하지 않습니다. 가려진 자료로도 맡은 범위와 자료 출처, 비교의 정의는 설명할 수 있기 때문입니다. 사례마다 맡은 범위와 자료 출처, 전후 근거를 나눠 설명하는 대행사라면 병원은 화면에 담긴 결과 가운데 그 업체가 해낸 부분이 어디까지인지 가려낼 수 있습니다.
사례마다 물을 세 가지
포트폴리오의 사례마다 다음 세 가지를 검증합니다.
| 따질 것 | 물을 질문 | 답이 부족할 때의 모습 |
|---|---|---|
| 맡은 범위 | 기획, 글, 디자인, 개발, 광고 가운데 어느 부분을 맡았는가 | 전부 맡았다고만 하고 함께 일한 곳을 말하지 못함 |
| 사용 자료 | 사진과 글, 진료 설명은 누가 만들고 누가 검증했는가 | 자료의 출처와 점검한 사람을 설명하지 못함 |
| 변경 전후 근거 | 무엇을 어느 기간끼리 견줬고 그 사이 다른 변화는 없었는가 | 늘었다는 결과만 있고 정의와 기간이 없음 |
첫째 질문은 업체 혼자 맡은 부분과 다른 곳과 함께 한 부분을 나눠 답해 달라고 요청합니다. 둘째 질문에서 진료 설명은 누가 의학적 내용을 점검했는지까지 묻습니다. 셋째 질문은 숫자의 크기보다 비교의 정의가 있는지를 먼저 검증합니다. 세 질문의 답은 사례마다 따로 받습니다. 여러 사례를 한데 묶어 답하면 사례마다 맡은 범위가 달랐던 것이 가려지기 때문입니다. 답을 받은 날도 평가표에 함께 남깁니다.
포트폴리오를 검토하는 다섯 단계
병원은 포트폴리오를 아래 순서로 검토하며, 화면의 인상과 기여의 근거를 평가표에서 다른 칸으로 나눕니다.
- 병원이 평가표에 사례마다 위 표의 세 질문 칸을 만듭니다.
- 병원이 후보 업체마다 사례 두세 개를 정해, 세 질문에 글로 답해 달라고 요청합니다.
- 병원이 받은 답을 질문마다 아래 표의 판정 가운데 하나로 매깁니다.
- 설명만 있는 답 가운데 중요한 것은, 업체가 사례 병원의 동의를 받아 검증할 방법을 내놓을 수 있는지 묻습니다.
- 병원이 판정을 업체별로 모아 견주고, 화면의 인상은 따로 만든 칸과 나란히 놓습니다.
둘째 단계에서 사례는 병원이 맡기려는 일과 가까운 것을 정해 달라고 하되, 업체가 가장 자신 있는 사례도 하나 함께 받습니다. 셋째 단계의 판정은 답을 읽은 사람이 여럿이면 각자 매긴 뒤 서로 맞춥니다. 다섯째 단계에서 두 칸을 나누는 까닭은 인상이 좋은 사례가 기여의 근거까지 좋은 것은 아니기 때문입니다. 첫째 단계의 평가표는 모든 후보에게 같은 칸을 쓰고 중간에 칸을 더하거나 빼지 않으며, 둘째 단계에서 요청하는 사례 수도 모든 업체에 같게 합니다. 넷째 단계에서 사례 병원의 동의를 구하는 일은 업체가 맡고, 병원이 사례 병원에 직접 연락하지 않습니다.
받은 답의 판정 세 가지
셋째 단계에서 받은 답은 다음 세 가지로 판정하며, 근거가 함께 왔는지를 먼저 따지고 근거가 없을 때 답이 구체적인지를 따지는 순서로 매깁니다.
| 판정 | 기준 | 평가표 처리 |
|---|---|---|
| 근거로 확인됨 | 작업 기록, 전후 화면, 정의가 있는 숫자처럼 확인할 수 있는 근거가 함께 옴 | 그 사례를 기여의 근거로 셈 |
| 설명만 있음 | 답은 구체적이지만 확인할 근거가 없음 | 근거를 더 받을 수 있는지 넷째 단계에서 물음 |
| 설명하지 못함 | 질문에 답이 없거나 결과만 되풀이함 | 그 사례를 기여의 근거로 세지 않음 |
첫째 판정이라도 근거가 사례 병원의 동의 없이 공개된 것이라면 병원이 그 점을 따로 표시합니다. 둘째 판정은 업체를 낮게 평가하는 것이 아니라 아직 확인하지 못했다는 뜻으로 남깁니다. 셋째 판정이 한 업체에 몰린다면, 화면의 인상과 상관없이 그 업체에 같은 질문을 한 번 더 할지 병원이 정합니다. 넷째 단계를 거쳐 판정을 바꿨다면 바꾼 까닭과 날짜를 함께 남깁니다. 판정에 쓴 근거 자료는 평가표에 첨부해 면담이나 계약 전에 다시 확인할 수 있게 하고, 업체별로 모을 때는 확인됨만 기여의 근거로 세며 설명만 있음은 다른 칸에 따로 셉니다.
새 평가표를 만든 척추·관절 병원 사례
척추·관절 병원 한 곳을 두고 꾸민 가상 사례로, 병원장과 기획이사, 후보 업체와 숫자는 모두 실제가 아닙니다. 기획이사는 대행사 선정 평가표를 만들다가 3년 전 일을 떠올렸습니다. 그때는 화면이 가장 좋아 보인 업체를 골랐는데, 알고 보니 그 업체는 디자인만 맡아 온 곳이라 글과 문의 관리는 따로 구해야 했습니다. 이번 평가표에는 사례마다 맡은 범위, 사용 자료, 변경 전후 근거의 세 칸을 만들고, 화면의 인상은 따로 한 칸으로 만들었습니다.
후보 업체 세 곳에 사례를 셋씩 요청했습니다. 병원이 맡기려는 누리집 글과 문의 관리에 가까운 사례 두 개와, 업체가 가장 자신 있는 사례 하나였고, 세 질문에는 글로 답해 달라고 했으며, 세 업체 모두 같은 수의 사례를 같은 평가표로 받았습니다. 모두 27개의 답이 왔고, 기획이사와 홍보 담당이 각자 판정을 매긴 뒤 맞췄습니다. 서로 다르게 매긴 2개는 함께 다시 읽고 정했으며, 판정에 쓴 작업 기록과 화면은 평가표에 첨부했습니다.
판정은 근거로 확인됨 14개, 설명만 있음 9개, 설명하지 못함 4개였습니다. 첫째 업체는 확인됨 8개와 설명만 1개, 둘째 업체는 설명만 5개와 설명하지 못함 4개, 셋째 업체는 확인됨 6개와 설명만 3개였습니다. 설명만 있는 답 가운데 셋째 업체의 전후 근거 하나는, 업체가 사례 병원의 동의를 받아 작업 기록 화면을 보내와 확인됨으로 바뀌었고, 기획이사는 바꾼 까닭과 날짜를 평가표에 남겼습니다. 사례 병원에 직접 연락한 것은 병원이 아니라 업체였습니다. 첫째 업체의 설명만 있는 답 하나는 사례 병원이 동의하지 않아 그대로 남았습니다.
화면의 인상 칸에서는 둘째 업체가 가장 높았지만, 기여의 근거로 셀 수 있는 답은 첫째 업체 8개, 셋째 업체 7개, 둘째 업체 0개였습니다. 설명만 있음 칸에는 첫째 업체 1개, 둘째 업체 5개, 셋째 업체 2개가 따로 남았습니다. 병원장은 첫째와 셋째 업체를 다음 면담 대상으로 정했고, 설명하지 못함이 몰린 둘째 업체에는 같은 질문을 한 번 더 보내기로 했습니다.
판정 결과에 맞춘 면담 질문
면담에서 물을 질문은 판정 결과에 맞춰 정했습니다. 첫째 업체에는 설명만 남은 사례의 맡은 범위를 한 번 더 묻고, 셋째 업체에는 설명만 남은 두 답이 모두 사용 자료의 출처였다는 점에서 진료 설명을 누가 확인했는지를 묻기로 했습니다. 두 업체 모두에게는 계약 뒤 첫 석 달 동안 어떤 작업 기록을 병원에 넘기는지를 공통으로 묻기로 했습니다.
대행사 포트폴리오 자주 묻는 질문
Q1. 포트폴리오를 발표로만 받았다면 무엇을 요청하나요?
A1. 발표에서 들은 설명은 판정의 근거로 쓰기 전에 글로 다시 받습니다. 말로 들은 내용은 사람마다 기억이 달라, 평가표에 옮길 때 서로 다른 판정이 나올 수 있기 때문입니다. 발표 자료가 있다면 함께 받아 세 질문의 칸에 맞춰 정리합니다.
Q2. 개원을 도운 사례처럼 바뀌기 전 모습이 없다면 어떻게 판단하나요?
A2. 견줄 전 상태가 없으므로 셋째 질문은 비교 대상 없음으로 표시하고 판정에서 뺍니다. 그 사례는 맡은 범위와 사용 자료의 두 질문으로만 판단합니다.
Q3. 사례를 만든 담당자가 이미 떠났다면 무엇을 묻나요?
A3. 포트폴리오의 사례는 업체의 기록이지만, 그 일을 한 사람이 지금 업체에 없을 수 있습니다. 우리 병원 일을 맡을 사람이 그 사례에서 무엇을 했는지, 같은 과정을 해 본 적이 있는지를 따로 묻고, 답을 평가표 옆에 남깁니다.
Q4. 우리 병원과 같은 진료과 사례가 없다면 어떻게 판단하나요?
A4. 진료과가 같은지보다 맡으려는 일의 범위와 과정이 같은지를 먼저 확인합니다. 진료과가 달라도 글과 문의 관리를 같은 순서로 해 온 사례라면, 세 질문의 답으로 충분히 판단할 수 있습니다. 다만 진료과마다 확인해야 할 의료광고 표현이 다를 수 있어, 그 과정을 어떻게 다뤘는지 함께 묻습니다.
Q5. 사례 누리집이 지금은 다른 모습이라면 무엇을 요청하나요?
A5. 업체의 일이 끝난 뒤 병원이나 다른 업체가 고쳤을 수 있으므로, 지금 화면만으로 그 업체를 판단하지 않습니다. 업체가 작업을 마친 때의 화면이나 기록을 따로 받아 견줍니다. 지금 화면이 더 나아졌거나 나빠졌더라도 그 차이를 업체의 결과로 섞지 않습니다.
예외로 다루는 경우
포트폴리오에 환자 사진이나 후기가 실려 있다면, 그 자료를 쓸 권리를 사례 병원이 가지고 있는지는 업체에 확인하되 병원이 대신 판단하지 않습니다. 계약 조건이나 금액은 포트폴리오 검토와 따로 견줍니다. 후보 업체가 보낸 자료에 다른 병원의 내부 정보가 섞여 있다면 평가에 쓰지 않고 업체에 알립니다.
검토를 마친 뒤 점검할 것
검토가 끝나면 평가표를 넘기기 전에 다음을 대조합니다. 인상 칸과 기여 근거 칸이 섞이지 않았는지, 설명만 있음으로 남은 답에 추가 확인을 요청했는지, 면담에서 물을 질문이 판정 결과에 맞춰 정해졌는지입니다. 면담이 끝나면 면담에서 들은 답도 같은 판정 기준으로 평가표에 더합니다.