과제와 제안 업무의 연결이 첫째인 비교 순서
병원 마케팅 대행사를 처음 정할 때 가장 먼저 견줄 것은 가격이 아니라 병원의 과제와 제안 업무가 맞물리는지이며, 그다음이 실행 샘플, 실제 담당자, 보고 방식입니다. 대행사 여러 곳에서 제안서를 받으면 월 비용과 포함된 게시물 수부터 눈에 들어옵니다. 하지만 같은 금액이라도 어떤 업무에 쓰이느냐에 따라 병원에 남는 것이 달라집니다. 처음 대행사를 정하는 병원이라면 비교의 출발점을 가격이 아니라 병원이 지금 해결하려는 과제로 잡는 편이 판단을 덜 흔들리게 합니다.
비교할 것은 네 가지이고, 순서가 있습니다. 먼저 병원의 과제와 대행사가 제안한 업무가 서로 이어지는지 따집니다. 그다음 그 업무를 실제로 어떻게 해 왔는지 실행 샘플로 검증합니다. 셋째로 계약 뒤 병원을 맡을 담당자가 누구이고 어떤 일을 해 왔는지 묻습니다. 넷째로 매달 무엇을 어떤 형식으로 보고받게 되는지 확인합니다. 비용과 계약 기간은 이 네 가지를 통과한 후보끼리 비교할 때 의미가 생깁니다.
네 가지 비교 항목과 알아내는 방법
아래 표는 네 가지 비교 항목마다 무엇을 보고, 제안서와 미팅에서 어떻게 알아내는지 정리한 것입니다.
| 비교 항목 | 보는 것 | 확인하는 방법 |
|---|---|---|
| 과제와 제안 업무의 연결 | 제안된 업무 하나하나가 병원이 적은 과제 중 어느 것에 닿는지 | 제안서의 업무 목록 옆에 해당 과제를 짝짓고, 짝이 없는 업무를 표시 |
| 실행 샘플 | 비슷한 업무를 실제로 만든 결과물 | 게시된 글이나 화면의 주소를 받아 직접 열어 보고, 누가 만들었는지 묻기 |
| 실제 담당자 | 계약 뒤 병원 업무를 맡을 사람의 경력과 맡은 병원 수 | 제안 미팅에 담당 예정자가 함께 나오도록 요청하고 직접 질문 |
| 보고 방식 | 매달 받게 될 보고의 항목과 근거 자료 | 다른 고객에게 보낸 보고서 양식을 개인정보를 가린 상태로 요청 |
첫째 항목에서 짝을 찾지 못한 업무가 많다면, 그 제안서는 병원을 위해 만든 것이라기보다 대행사의 기본 상품을 옮겨 온 것일 수 있습니다. 그런 제안서는 뒤의 세 항목을 따질 필요 없이 후보에서 빼거나 다시 제안을 요청합니다.
가격을 뒤로 미루는 이유
월 비용이 낮은 제안서가 병원 과제와 맞지 않는 업무로 채워져 있다면, 그 비용은 싼 것이 아니라 쓸모가 불분명한 지출이 될 수 있습니다. 반대로 비용이 높은 제안서라도 업무가 과제에 정확히 닿아 있고 담당자와 보고 방식이 분명하다면, 무엇에 돈을 쓰는지 설명할 수 있습니다. 가격을 앞세우면 낮은 금액에 끌려 앞의 네 가지 점검을 대충 넘기게 될 수 있으므로, 비용 비교는 적합한 후보가 추려진 다음에 합니다. 그때도 총액보다 업무 단위별 금액을 나란히 놓는 편이 차이를 파악하기 좋습니다.
제안 요청부터 한 곳을 정하기까지 다섯 단계
처음 대행사를 고를 때는 아래 순서로 진행하면 후보를 같은 기준으로 비교할 수 있습니다.
- 병원 요구사항을 한 장짜리 문서로 정리합니다. 해결하려는 과제, 지금 쓰고 있는 채널, 병원이 직접 할 수 있는 일, 무엇을 성과로 칠지, 예산 범위를 담습니다.
- 후보 대행사 서너 곳에 같은 요구사항 문서를 보내 제안을 요청합니다. 문서를 보내지 않고 미팅부터 하면 대행사마다 다른 전제로 제안서를 쓰게 됩니다.
- 받은 제안서에서 네 가지 비교 항목에 해당하는 내용을 한 표에 옮기고, 제안서만으로 알 수 없는 칸은 비워 놓습니다.
- 비교표에서 남은 후보와 미팅을 잡고, 계약 뒤 실제로 병원을 맡을 담당자의 참석을 요청합니다. 미팅에서는 실행 샘플의 원본 주소와 보고서 양식을 받습니다. 미팅에서 받은 내용으로 비어 있던 칸을 채웁니다.
- 비교표와 미팅 기록을 원장과 함께 읽고 한 곳을 정합니다. 떨어진 후보에도 결과를 알립니다.
요구사항 문서에 담을 다섯 칸
첫째 단계의 요구사항 문서는 아래 다섯 칸으로 만듭니다. 칸이 비어 있으면 대행사가 그 부분을 자기 방식대로 채워 제안하므로, 모를 때는 모른다고 적어 두는 편이 낫습니다.
| 문서 칸 | 쓰는 내용 | 작성 예 |
|---|---|---|
| 해결하려는 과제 | 지금 병원이 겪는 문제를 한두 문장으로 | 평일 오후 예약이 비는 날이 많음 |
| 지금 쓰는 채널 | 운영 중인 홈페이지, 블로그, 플레이스, 광고와 그 담당 | 블로그는 실장이 월 두세 편 작성, 광고 없음 |
| 병원이 직접 할 수 있는 일 | 사진 제공, 원고 검토, 의료진 인터뷰처럼 병원이 맡을 수 있는 범위 | 원장 검토는 주 1회 가능 |
| 성과로 칠 것 | 병원이 확인할 수 있는 기준 | 접수 기록의 평일 오후 예약 건수 |
| 예산 범위 | 월 단위로 쓸 수 있는 금액의 범위 | 월 금액 상한만 기재 |
셋째 칸은 대행사가 병원에 요구할 협조의 양을 가늠하게 해 줍니다. 원장이 원고를 검토할 시간이 거의 없다면, 검토가 많이 필요한 제안은 계약 뒤 진행이 막힐 수 있습니다.
미팅에서 담당 예정자에게 묻는 질문
넷째 단계의 미팅은 제안서에 적힌 내용을 확인하는 자리라기보다, 제안서에 없는 내용을 알아내는 기회입니다. 담당 예정자에게는 지금 맡고 있는 병원이 몇 곳인지, 이 병원의 과제와 비슷한 일을 해 본 적이 있는지, 원고나 게시물을 병원에 보내기 전에 누가 한 번 더 확인하는지를 묻습니다. 실행 샘플에 대해서는 그 결과물을 담당자 본인이 만들었는지, 다른 팀원이 만들었는지 묻습니다. 보고서 양식을 받으면 각 숫자의 출처가 대행사 도구인지 병원 기록인지도 묻습니다. 질문과 답은 미팅이 끝난 뒤 바로 비교표 옆에 기록해, 후보끼리 같은 질문에 어떻게 답했는지 나란히 비교할 수 있게 합니다.
개원 2년 차 소아청소년과의 가상 선정 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 개원 2년 차 소아청소년과의 실장은 평일 오후 예약이 비는 날이 많다는 과제를 요구사항 문서에 적어, 대행사 세 곳에 제안을 요청했습니다.
첫 번째 대행사의 제안서는 블로그 월 20편 작성과 인스타그램 게시물 12개로 구성되어 있었습니다. 실장이 업무마다 과제를 짝지었더니, 평일 오후 예약과 연결되는 업무가 보이지 않았습니다. 두 번째 대행사는 네이버 플레이스의 진료 시간 안내와 예약 버튼 동선을 먼저 점검하고, 평일 오후 진료가 가능하다는 점을 알리는 지역 대상 글을 월 여덟 편 쓰겠다고 제안했습니다. 세 번째 대행사는 검색 광고 운영이 중심이었고, 광고비는 별도였습니다.
미팅에는 두 번째 대행사에서 실제 담당 예정자가 함께 나왔고, 그가 작성한 글 세 편의 주소와 가린 보고서 양식을 받았습니다. 세 번째 대행사 미팅에는 영업 담당만 참석해, 담당자는 계약 뒤 정해진다는 답을 들었습니다. 실장은 비교표를 원장에게 보여 주었고, 두 사람은 두 번째 대행사와 계약하기로 했습니다. 떨어진 두 곳에도 결과를 알렸습니다. 이 사례는 선정 과정을 보여 주기 위한 것이며, 계약 뒤의 결과는 다루지 않습니다.
선정 자료를 계약 실무로 넘기는 방법
대행사를 정한 뒤에는 선정에 쓴 자료를 버리지 않고 계약 실무로 넘깁니다. 요구사항 문서, 네 가지 항목으로 정리한 비교표, 미팅에서 받은 샘플 주소와 보고서 양식이 그 자료입니다. 계약서를 검토하는 사람은 이 자료를 옆에 두고, 제안서에서 약속한 업무와 담당자, 보고 항목이 계약서나 부속 문서에 그대로 들어갔는지 대조합니다.
계약 뒤 첫 회의에서는 요구사항 문서를 다시 꺼내 대행사 담당자와 함께 읽습니다. 성과로 칠 기준과 병원이 맡을 협조 범위를 양쪽이 같은 뜻으로 이해하고 있는지 맞추기 위해서입니다. 선정을 맡았던 실장이 다른 업무로 옮기더라도, 이 자료가 있으면 새 담당은 왜 이 대행사를 골랐고 무엇을 기대했는지 알 수 있습니다. 자료는 계약서 사본과 같은 폴더에 보관하고, 폴더 맨 앞에 선정 날짜와 결정한 사람을 한 줄로 기록합니다.
과제를 아직 정하지 못한 병원의 단기 점검
무엇이 문제인지 병원 스스로도 분명하지 않다면, 요구사항 문서의 첫 칸을 채우기 어렵습니다. 이때는 곧바로 장기 계약을 맺기보다, 짧은 기간 동안 현재 채널을 점검해 과제를 정리하는 일부터 맡기는 방법이 있습니다. 점검 결과로 과제가 정리되면 그 문서를 가지고 다시 여러 대행사에 제안을 요청합니다. 점검을 맡은 대행사가 본 계약까지 자연스럽게 이어받는 구조라면, 점검 결과가 특정 상품으로 기울어 있지 않은지 병원이 한 번 더 검토합니다.
계약 뒤 석 달의 약속 대조
대행사를 정한 뒤 첫 석 달은 제안서에서 약속한 내용과 실제로 이뤄진 일을 달마다 대조합니다. 제안된 업무가 약속한 수량과 일정대로 진행되었는지, 미팅에 나왔던 담당자가 실제로 병원을 맡고 있는지, 보고서가 받았던 양식과 같은 항목을 담고 있는지를 점검합니다. 차이가 있다면 대행사에 이유를 묻고, 답을 요구사항 문서와 함께 보관합니다. 석 달의 대조 결과는 계약을 이어 갈지 판단할 때 원장이 참고하는 자료가 됩니다.
병원 마케팅 대행사 선정 자주 묻는 질문
Q1. 제안을 보낸 후보가 두 곳뿐이면 비교가 되겠습니까?
A1. 두 곳이라도 같은 요구사항 문서로 받은 제안이면 네 가지 항목으로 나란히 견줄 수 있습니다. 한 곳이 첫째 항목에서 빠진다면 남은 한 곳과 바로 계약하기보다, 다른 후보에게 같은 문서로 제안을 더 요청할지 원장과 정합니다.
Q2. 다른 병원의 성과 수치를 보여 주면 믿어도 됩니까?
A2. 수치가 어떤 기준으로 계산되었는지, 어느 기간의 것인지, 병원 쪽 기록으로 확인된 것인지를 묻습니다. 기준을 설명하지 못하는 수치는 비교 근거로 쓰지 않습니다.
Q3. 제안서 내용과 미팅에서 들은 말이 다르면 어떻게 합니까?
A3. 어느 쪽이 맞는지 대행사에 글로 확인받고, 받은 답으로 비교표의 칸을 고칩니다. 그 대행사와 계약하기로 했다면 글로 받은 답을 계약서나 부속 문서에 그대로 넣습니다.
Q4. 첫 계약 기간은 어느 정도로 잡는 게 좋습니까?
A4. 업무 성격에 따라 다르므로 정해진 답은 없습니다. 해지 조건과 중도 해지 때 넘겨받을 자료의 범위를 먼저 확인하고, 계약 조항의 해석은 계약을 검토하는 담당에게 맡깁니다.
Q5. 의료광고 관련 규정은 대행사가 알아서 챙겨 줍니까?
A5. 대행사에 게시 전 어떤 절차로 규정 해당 여부를 확인하는지 묻고, 그 절차를 계약 문서에 남깁니다. 게시물의 최종 확인은 병원이 합니다.