요청서의 네 항목과 답 양식
여러 병원 마케팅 대행사에 같은 조건으로 견적을 받으려면 요청서에 목표, 보유 채널, 필요 산출물, 병원 담당 범위의 네 항목과 답 양식을 함께 적어 보냅니다. 대행사 여러 곳에 견적을 받으면 금액이 제각각이지만, 그 차이가 가격의 차이인지 일의 범위가 달라서 생긴 차이인지는 견적서만 읽어서는 알기 어렵습니다. 한 곳은 블로그 글 여덟 편을, 다른 곳은 글 네 편과 짧은 게시물 네 건을 같은 여덟으로 셀 수 있고, 사진 촬영을 넣은 곳과 뺀 곳이 섞일 수 있습니다. 같은 조건으로 견적을 받으려면 병원이 요청서에서 조건을 먼저 정해 주어야 합니다.
요청서에 담을 항목은 넷입니다. 이번 대행으로 이루려는 목표, 병원이 이미 가진 채널과 계정, 대행사가 만들어 낼 산출물의 종류와 단위와 횟수, 병원이 직접 맡을 일의 범위입니다. 여기에 대행사들이 같은 칸에 답하도록 답 양식을 함께 보내면, 받은 견적을 한 표에 나란히 놓을 수 있습니다.
요청서를 잘 써도 받은 견적 사이에는 차이가 남을 수 있습니다. 그 차이는 금액을 견주기 전에 다시 물어 맞추고, 맞출 수 없는 차이는 따로 떼어 견줍니다.
견적을 금액만으로 견주면 싼 곳이 좋아 보이기 쉽지만, 싼 까닭이 일을 덜 하기 때문이라면 계약 뒤에 빠진 일을 병원이 따로 채워야 합니다. 반대로 비싼 견적에 병원이 원하지 않은 일이 들어 있을 수도 있습니다. 같은 조건을 먼저 맞추는 것은 금액의 차이를 제대로 읽기 위한 준비입니다.
요청서에 담을 네 항목
| 항목 | 담을 내용 | 빠지면 생기는 차이 |
|---|---|---|
| 목표 | 이번 대행으로 이루려는 것과 우선순위 | 대행사마다 다른 목표를 가정해 업무를 짬 |
| 보유 채널 | 이미 가진 홈페이지, 블로그, 지도 정보, 광고 계정과 권한 | 없는 채널을 새로 만드는 비용이 섞임 |
| 필요 산출물 | 종류, 단위, 횟수, 기간 | 같은 이름의 산출물이 서로 다른 단위로 셈해짐 |
| 병원 담당 범위 | 사진 제공, 진료 설명 확인, 광고비 결제처럼 병원이 할 일 | 병원 일을 대행사가 떠안거나 빼서 금액이 달라짐 |
셋째 줄의 단위는 되도록 구체적으로 씁니다. 블로그 글이라면 한 편의 대략적인 분량과 이미지 수, 보고서라면 달마다 한 번인지와 담을 지표를 밝혀야 대행사들이 같은 일을 두고 금액을 매깁니다. 넷째 줄의 병원 담당 범위를 밝히는 일은 병원이 할 일을 스스로 확인하는 기회이기도 해서, 쓰다 보면 병원이 감당하기 어려운 일이 드러나 그 일을 산출물 쪽으로 옮기게 되는 경우도 있습니다.
요청서를 쓰기 전 만들 현황 목록
요청서의 둘째 항목을 채우려면 병원이 가진 채널과 계정의 현황 목록이 먼저 있어야 합니다. 채널마다 계정을 누가 관리하는지, 대행사에 줄 수 있는 권한이 어디까지인지, 지난 한 해 동안 어떤 작업이 있었는지를 한 줄씩 정리합니다. 이 목록은 요청서에 붙여 모든 대행사에 같은 내용으로 보냅니다. 목록을 만드는 일은 병원 안에 흩어져 있던 계정 정보를 한곳에 모으는 기회가 되기도 해서, 누가 어느 계정을 관리하는지 모르던 채널이 이때 드러나곤 합니다.
목표는 숫자를 약속받기 위한 것이 아니라 대행사가 업무의 순서를 짤 수 있게 하려는 것입니다. 초진 문의를 늘리는 것과 새로 연 진료 시간을 알리는 것처럼 병원이 먼저 원하는 것을 우선순위와 함께 씁니다.
같은 조건으로 견적을 받는 일곱 단계
- 채널과 계정의 현황 목록을 만듭니다.
- 앞 표의 네 항목으로 요청서를 쓰고, 업무마다 산출물과 단위와 횟수와 금액과 전제를 쓰는 답 양식을 더합니다.
- 모든 후보에게 같은 날 같은 문서를 보냅니다.
- 후보가 질문하면 답을 모든 후보에게 똑같이 알립니다.
- 받은 견적을 답 양식의 칸에 옮겨 한 표에 나란히 놓습니다.
- 견적 사이의 차이를 아래 표에 따라 처리합니다.
- 산출물과 범위와 전제가 모두 맞추어진 뒤에야 금액을 나란히 놓고 판단합니다.
셋째 차례에서 이미 일하고 있는 대행사가 후보에 들어 있다면, 그 대행사가 일하면서 알게 된 병원의 사정 가운데 견적에 영향을 주는 것은 요청서와 현황 목록에 모두 담습니다. 그래야 다른 후보도 같은 정보를 두고 견적을 냅니다.
넷째 차례에서 질문에 대한 답은 질문한 곳을 밝히지 않고 모든 후보에게 같은 문서로 보냅니다. 한 곳에만 전화로 답하면 그곳만 더 많은 정보를 가지고 견적을 내게 됩니다.
답 양식의 전제 칸은 대행사가 견적을 낼 때 가정한 것을 쓰는 칸입니다. 사진은 병원이 준다거나 광고비는 병원이 직접 결제한다는 식의 가정이 쓰여 있어야, 금액의 차이가 가정의 차이에서 왔는지를 가릴 수 있습니다.
견적 사이 네 가지 차이의 처리
| 견적 사이의 차이 | 처리 |
|---|---|
| 산출물의 단위나 횟수가 다름 | 요청서의 단위로 다시 물어 같은 단위의 금액을 받음 |
| 병원 담당 범위의 일을 넣거나 뺌 | 요청서의 범위로 맞춘 금액을 다시 받음 |
| 요청에 없던 업무를 더함 | 더한 업무를 따로 떼어 두고 요청한 업무끼리 견줌 |
| 전제가 다름 | 전제 칸을 맞추어 다시 받거나, 전제별로 나누어 견줌 |
셋째 줄에서 떼어 낸 업무는 버리는 것이 아니라 따로 검토할 목록에 올립니다. 요청서에 없던 제안이 병원에 필요하다고 판단되면, 그 업무를 요청서에 더해 모든 후보에게 다시 견적을 받습니다. 다시 받는 견적에도 처음과 같은 답 양식을 쓰고, 다시 받은 날을 표에 남겨 어느 금액이 맞춘 뒤의 것인지 헷갈리지 않게 합니다.
계약 만료 석 달 전에 시작한 가상 사례
이 예의 소아청소년과 의원은 실제가 아닌 가상의 병원입니다.
이 의원은 지금의 대행사와 맺은 계약이 석 달 뒤에 끝날 예정이었습니다. 총무 과장은 다시 계약할지 다른 곳으로 옮길지를 정하려고, 지금의 대행사 A사와 새 후보 B사, C사의 세 곳에서 견적을 받기로 했습니다. 먼저 만든 현황 목록에는 홈페이지, 블로그, 지도 정보, SNS 계정 하나, 검색 광고 계정의 다섯 채널과 채널마다의 관리자와 줄 수 있는 권한이 담겼습니다.
요청서의 목표는 초진 문의를 늘리는 것을 먼저, 새로 연 평일 저녁 진료를 알리는 것을 그다음으로 썼습니다. 산출물은 한 편에 이미지 세 장 안팎인 블로그 글 달마다 여덟 편, 검색 광고 운영, 지도 정보 관리, 달마다 한 번의 보고서로 정했고, 병원 담당 범위에는 사진 제공과 진료 설명 확인과 광고비의 직접 결제를 넣었습니다. A사가 일하며 알게 된 저녁 진료의 예약 형편도 요청서와 현황 목록에 함께 담아 세 곳에 같은 날 보냈고, B사가 물어 온 광고 계정의 권한에 대한 답은 질문한 곳을 밝히지 않고 세 곳 모두에 같은 문서로 알렸습니다. 답 양식은 업무 네 줄에 산출물, 단위, 횟수, 금액, 전제의 다섯 칸으로 만들었습니다.
네 가지 차이를 표의 줄대로 맞춘 결과
받은 견적을 답 양식의 칸에 옮기자 네 가지 차이가 드러났습니다. B사는 블로그를 글 네 편과 짧은 게시물 네 건으로 여덟을 채웠고, C사는 병원이 맡기로 한 사진 촬영을 넣어 금액이 컸으며, A사는 요청에 없던 짧은 영상을 더했고, B사는 광고비를 대행사가 결제하는 것을 전제로 썼습니다. 과장은 B사에 글 여덟 편의 금액을, C사에 사진 촬영을 뺀 금액을 다시 받았고, A사의 영상은 떼어 따로 검토할 목록에 올렸으며, B사에는 광고비를 병원이 직접 결제하는 전제로 다시 받았습니다. 다시 받은 세 금액은 처음과 같은 답 양식으로 받았고, 과장은 다시 받은 날을 표의 칸 옆에 남겼습니다.
맞춘 뒤의 견적 세 개는 같은 산출물과 같은 범위와 같은 전제 위에 섰고, 과장은 그 셋을 한 표에 놓고 원장과 함께 견주었습니다. 떼어 낸 영상은 병원에 필요한지부터 따로 의논하기로 했고, 필요하다고 정해지면 요청서에 더해 세 곳에 다시 묻기로 했습니다. 맞추는 데 걸린 두 주는 계약 만료까지 석 달이 남아 있었기에 가능한 여유였고, 과장은 다음 재계약 때도 만료 석 달 전에 시작하기로 일정표에 올렸습니다.
대행사 견적 요청 자주 묻는 질문
Q1. 예산을 요청서에 밝혀야 하나요?
A1. 밝히면 견적이 예산에 맞추어 들어와 범위가 비슷해지지만, 대행사들이 예산을 다 쓰는 쪽으로 업무를 늘릴 수 있습니다. 밝히지 않으면 범위가 흩어질 수 있어, 밝힌다면 한 금액보다 범위로 씁니다.
Q2. 몇 곳에서 견적을 받는 것이 알맞나요?
A2. 정해진 수는 없습니다. 후보가 많다면 요청서를 모두에게 보내기 전에 현황 목록과 목표만 먼저 보내 관심을 보이는 곳을 추리고, 추린 곳에만 요청서와 답 양식을 보내는 방법이 있습니다.
Q3. 성과에 따라 금액이 달라지는 견적은 어떻게 견주나요?
A3. 고정되는 금액과 성과에 따라 바뀌는 금액을 칸을 나누어 받고, 성과를 무엇으로 셀지부터 확인합니다. 성과의 정의가 대행사마다 다르면 바뀌는 부분의 금액은 곧바로 견줄 수 없습니다. 또 문의나 환자 수에 따라 대가를 정하는 방식은 의료법의 환자 유인·알선 관련 규정과 닿을 수 있으므로, 계약 전에 보건복지부 등의 공식 안내로 허용 범위를 확인합니다.
Q4. 대행사가 요청서를 대신 써 주겠다고 하면 맡겨도 되나요?
A4. 도움을 받을 수는 있지만, 한 대행사가 쓴 요청서에는 그 대행사에 익숙한 산출물과 단위가 들어가기 쉽습니다. 최종본은 병원이 현황 목록을 보며 직접 다듬어 모든 후보에게 공평한 문서로 만듭니다.
Q5. 정하지 않은 곳에도 까닭을 알려야 하나요?
A5. 알릴지는 병원이 정합니다. 알린다면 답 양식의 칸을 기준으로 어느 부분에서 차이가 났는지를 짧게 전하면, 상대도 받아들이기 쉽고 병원도 불필요한 설명을 덜 수 있습니다.
요청서를 달리 쓰는 경우
계약이 급해 한 곳과만 이야기해야 한다면, 그때도 요청서는 네 항목으로 써서 다음 재계약 때 같은 문서로 여러 곳에 물을 수 있게 합니다. 채널 하나만 맡기는 작은 일이라면 목표와 필요 산출물 두 항목에 병원 담당 범위를 한 줄 더하는 정도로 줄여 씁니다.
계약 뒤에도 기준이 되는 요청서
계약을 맺은 뒤에는 요청서와 맞춘 견적을 계약의 업무 범위와 함께 보관하고, 석 달마다 실제로 받은 산출물이 요청서의 단위와 횟수와 맞는지 확인합니다. 다음 재계약 때는 현황 목록부터 새로 고쳐 요청서를 다시 씁니다. 지난번 요청서와 새 요청서를 나란히 놓으면 그사이 병원의 채널과 목표가 어떻게 달라졌는지도 한눈에 드러납니다.