새 안내보다 먼저 채울 기존 병원 소개
병원 마케팅 대행사와 새 진료 항목을 알릴 때는 새 안내를 만들기 전에 이미 있는 병원 소개에서 새 진료가 빠진 곳부터 채우는 편이 순서에 맞습니다. 새 진료를 시작하면 대행사는 블로그 연재나 광고처럼 새로 만드는 홍보부터 제안할 수 있습니다. 그런데 새 진료를 알게 된 사람이 먼저 찾아 들어가는 곳은 병원 홈페이지의 진료 과목 안내, 지도 서비스의 병원 정보, 예약 안내처럼 이미 있는 소개 페이지입니다. 새 안내를 보고 들어온 사람이 기존 페이지에서 그 진료를 찾지 못하면, 병원이 정말 그 진료를 하는지 의심할 수 있습니다.
그래서 홍보는 두 가지로 나누어 생각합니다. 하나는 기존 소개 보완입니다. 진료 과목 목록, 진료 시간과 예약 방법, 의료진 소개처럼 이미 있는 페이지에 새 진료를 넣고, 새 진료에만 해당하는 조건을 적어 넣는 일입니다. 다른 하나는 새 안내 제작입니다. 새 진료만 다루는 안내 페이지나 설명 글, 광고처럼 처음부터 새로 만드는 일입니다. 두 일은 필요한 자료의 양이 다르고, 승인할 사람도 조금씩 다릅니다.
어느 쪽을 언제 시작할지는 두 가지 조건으로 판단합니다. 첫째, 진료 범위가 확정되었는지입니다. 누구를 대상으로, 어떤 날에, 어디까지 진료하는지가 원장의 결정으로 정해져 있어야 합니다. 둘째, 새 안내에 쓸 자료가 준비되었는지입니다. 진료 과정 설명, 의료진이 확인한 문장, 실제 공간이나 장비 사진처럼 병원이 제공해야 하는 자료입니다. 두 조건의 조합에 따라 아래 표의 세 가지 경우로 나뉩니다.
기존 소개 보완은 자료가 적게 들고, 새 안내를 만들기 전에 끝낼 수 있습니다. 새 안내 제작은 자료가 준비된 뒤에 시작해야 문장을 근거 없이 채우는 일을 막을 수 있습니다. 새 진료를 제안받은 대행사라면 기존 페이지 가운데 어디를 고칠지 목록을 먼저 보여 줄 수 있는지 물을 수 있습니다.
진료 범위와 자료 준비에 따른 세 가지 경우
| 경우 | 기존 소개 보완 | 새 안내 제작 |
|---|---|---|
| 진료 범위가 아직 확정되지 않음 | 하지 않는다. 병원 안에서 범위를 먼저 정한다. | 하지 않는다. |
| 진료 범위는 확정되었지만 자료가 부족함 | 진료 과목 목록과 예약 안내에 새 진료와 조건을 넣는다. | 자료가 준비될 때까지 미룬다. |
| 진료 범위가 확정되고 자료도 준비됨 | 먼저 반영한다. | 보완을 반영한 뒤 시작한다. |
새 진료를 알리는 실행 순서
첫째로 원장이 진료 범위를 정합니다. 대상, 진료하는 요일과 시간, 이 병원에서 하지 않는 부분, 시작일을 한 장의 진료 정의서로 남깁니다. 이 정의서가 뒤의 모든 문장의 기준이 됩니다. 정의서에는 아직 정하지 못한 부분도 따로 표시해, 그 부분은 홍보 문장에 넣지 않도록 합니다.
둘째로 기존 페이지 목록을 만듭니다. 병원 홈페이지, 지도 서비스의 병원 정보, 블로그의 병원 소개 글, 예약 안내 가운데 진료 과목이나 진료 시간이 나오는 곳을 모두 찾아 목록에 올립니다. 이 목록은 대행사에 맡겨도 되고, 병원 담당이 직접 만들어도 됩니다. 병원 담당이 모르는 외부 페이지가 있을 수 있으므로, 대행사가 만든 목록이라면 병원이 한 번 더 대조해 빠진 곳을 더합니다.
셋째로 진료 정의서를 바탕으로 목록의 페이지마다 넣을 문장을 정합니다. 이 단계에서 쓰는 자료는 정의서와 기존 페이지뿐이므로, 문장은 진료 이름과 대상, 요일, 예약 방법처럼 정의서에 있는 사실로 한정합니다. 문장은 원장이 승인하고, 홍보 문구에 해당하는 표현은 병원이 정한 확인 경로를 거칩니다.
넷째로 보완한 문장을 기존 페이지에 반영합니다. 반영한 뒤에는 목록의 페이지를 하나씩 열어 새 진료가 빠진 곳이 없는지 대조합니다.
다섯째로 새 안내에 쓸 자료를 준비합니다. 진료 과정 설명과 의료진이 확인한 문장, 실제 사진이 모이면 대행사에 넘겨 초안을 받습니다. 자료가 모이기 전에는 새 안내를 시작하지 않습니다.
여섯째로 새 안내의 초안을 정의서와 대조해 승인한 뒤 공개하고, 공개 뒤 들어온 문의를 기록해 페이지에 빠진 내용이 있는지 기록에서 찾아냅니다. 빠진 내용이 있으면 진료 정의서와 대조한 뒤 기존 페이지와 새 안내에 함께 넣습니다.
단계마다 쓰는 자료와 맡는 사람
| 단계 | 그 단계에서 쓰는 자료 | 확인하는 사람 |
|---|---|---|
| 진료 범위 정하기 | 원장의 결정 | 원장 |
| 기존 페이지 목록 만들기 | 병원이 운영하는 페이지와 외부 서비스의 병원 정보 | 병원 담당 |
| 보완 문장 정하기 | 진료 정의서, 기존 페이지 목록 | 원장 |
| 기존 페이지에 반영하기 | 승인된 보완 문장, 기존 페이지 목록 | 병원 담당 |
| 새 안내 자료 준비 | 진료 과정 설명, 의료진이 확인한 문장, 실제 사진 | 원장과 담당 의료진 |
| 새 안내 승인과 공개 뒤 확인 | 대행사 초안, 진료 정의서, 공개 뒤 문의 기록 | 원장과 병원 담당 |
어린이 진료를 알린 치과 의원의 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 한 치과 의원은 다음 달부터 어린이 진료를 시작하기로 했습니다. 원장은 대상을 초등학생까지로, 진료는 평일 오후로 정하고, 교정 상담은 기존처럼 성인 진료 시간에만 받기로 했습니다. 실장은 이 내용을 진료 정의서로 정리해 원장의 승인을 받았습니다. 어린이 진료 공간은 아직 정리 중이어서, 정의서에 공간 사진은 정리가 끝난 뒤에 준비한다고 표시했습니다.
함께 일하던 대행사는 어린이 치아 관리를 주제로 한 블로그 연재와 지역 광고를 바로 시작하자고 제안했습니다. 실장은 먼저 기존 페이지 가운데 고칠 곳의 목록을 보여 달라고 요청했습니다. 대행사가 찾아온 목록에는 홈페이지의 진료 과목 안내, 지도 서비스의 진료 과목과 진료 시간, 예약 안내 페이지, 블로그 상단의 병원 소개 글 네 곳이 들어 있었습니다. 실장은 목록을 대조하다가 홈페이지의 오시는 길 페이지에 실린 건물 안내에도 진료 과목이 적혀 있는 것을 찾아 목록에 더했습니다.
다섯 곳 모두 어린이 진료가 빠져 있었고, 예약 안내에는 어린이 진료가 평일 오후에만 가능하다는 조건이 없었습니다. 실장은 정의서의 문장만으로 다섯 곳에 넣을 문장을 정해 원장의 승인을 받았고, 대행사는 개시 일주일 전에 반영을 마쳤습니다. 반영한 뒤 실장은 다섯 곳을 하나씩 열어 새 진료가 들어갔는지 대조했습니다.
자료가 모인 뒤 시작한 새 안내와 인계
블로그 연재는 바로 시작하지 않았습니다. 어린이 진료의 과정 설명과 원장이 확인한 문장, 실제 어린이 진료 공간의 사진이 아직 없었기 때문입니다. 실장은 원장과 함께 진료 과정 설명을 쓰고, 공간 정리가 끝난 날 사진을 찍었습니다. 자료가 모인 뒤 대행사가 첫 글의 초안을 보냈고, 실장은 초안의 문장을 정의서와 대조해 교정 상담이 어린이 진료 시간에 가능하다고 읽히는 문장 하나를 고쳐 달라고 했습니다. 고치기 전에는 교정 상담이 어린이 진료 시간에도 가능하다고 읽혔고, 고친 뒤에는 교정 상담을 성인 진료 시간에만 받는다는 문장이 되었습니다.
실장은 대행사에 진료 정의서와 기존 페이지 목록을 인계 자료로 넘기며, 이후 진료 범위가 바뀌면 목록의 페이지를 모두 함께 고치도록 요청했습니다. 병원 안에서는 정의서의 최신판을 공용 폴더에 보관하고, 바뀐 날짜를 첫 줄에 쓰기로 했습니다.
개시 뒤 첫 달의 문의 가운데 교정 상담을 어린이 진료 시간에 받을 수 있느냐는 질문이 몇 건 있었습니다. 실장은 이 조건이 진료 정의서에 적힌 대로인지 확인한 뒤, 예약 안내와 블로그 첫 글에 함께 넣도록 대행사에 요청했습니다. 고친 뒤에는 예약 안내와 블로그 첫 글에 적힌 교정 상담 시간이 서로 맞는지 다시 대조하고, 고친 날짜를 기존 페이지 목록에 남겼습니다.
새 진료 홍보 자주 묻는 질문
Q1. 기존 페이지를 고치는 동안 광고를 먼저 시작해도 됩니까?
A1. 광고를 먼저 열어야 할 사정이 있다면, 광고가 연결될 페이지 한 곳만이라도 먼저 보완하고 그 페이지로 광고를 잇습니다. 나머지 기존 페이지의 보완이 끝나기 전까지는 광고 문구에 진료 정의서에 없는 조건을 넣지 않습니다.
Q2. 지도 서비스의 병원 정보는 누가 고칩니까?
A2. 병원이 관리 권한을 가진 계정이라면 병원 담당이 직접 고칠 수 있고, 대행사에 권한을 주어 맡길 수도 있습니다. 어느 쪽이든 고친 내용과 날짜를 기존 페이지 목록에 남깁니다. 지도 서비스는 고친 내용이 반영되기까지 시간이 걸릴 수 있으므로, 며칠 뒤 다시 열어 반영되었는지 확인합니다.
Q3. 새 진료 이름을 어떻게 써야 합니까?
A3. 병원 안에서 쓰는 이름과 이용자가 찾는 말이 다를 수 있습니다. 진료 정의서에 정한 이름을 기본으로 쓰되, 이용자가 자주 쓰는 말이 있다면 설명 문장 안에 함께 넣는 방법을 원장과 정합니다.
Q4. 진료를 시작한 뒤 범위가 바뀌면 어떻게 합니까?
A4. 바뀐 범위가 이미 받은 예약에 영향을 주는지부터 원장과 따집니다. 영향을 받는 예약이 있으면 페이지를 고치기 전에 그 환자에게 먼저 연락할지를 병원이 정하고, 연락한 날짜를 기존 페이지 목록 옆에 함께 남깁니다.
Q5. 대행사가 여러 채널에 한꺼번에 알리자고 하면 어떻게 합니까?
A5. 채널마다 도착하는 페이지가 준비되었는지가 여는 순서의 기준입니다. 준비된 채널부터 차례로 열고, 나머지는 자료가 갖춰지는 대로 이어서 엽니다. 여는 순서와 날짜는 기존 페이지 목록 옆에 함께 남겨, 어느 채널이 언제 열렸는지 알 수 있게 합니다.
시설 요건과 비용 안내의 예외
새 진료에 별도의 장비나 시설 신고, 인력 기준이 필요하다면 그 요건을 갖춘 날짜를 진료 정의서의 시작일로 삼습니다. 요건 확인은 병원의 담당 책임자가 직접 맡습니다.
새 진료의 비용을 안내하려면 원장과 담당 책임자가 정한 금액과 조건만 쓰고, 보험 적용 여부는 공식 기준을 확인한 뒤에 안내합니다. 비용이 아직 정해지지 않았다면 비용은 상담 때 안내한다고만 씁니다.
공개 한 달쯤 뒤에는 기존 페이지 목록을 다시 열어, 새 진료의 조건이 모든 곳에 같게 쓰여 있는지 다시 대조합니다. 첫 달의 문의 기록에서 자주 나온 질문은 예약 안내나 새 안내 페이지에 반영합니다.