반복 설명은 줄이고 조건과 예외는 남기는 원칙
병원 블로그의 긴 글을 요약할 때 반복 설명과 배경은 줄여도 되지만, 적용 조건과 예외, 행동과 수치는 줄이면 안 됩니다. 긴 병원 글에 요약을 넣으면 바쁜 독자는 요약만 읽고 행동합니다. 그래서 요약에서 무엇을 줄였는지가 곧 환자가 무엇을 모르고 움직이는지를 정합니다. 줄여도 되는 것은 같은 설명을 다른 말로 되풀이한 문장과 글의 도입을 위한 배경 이야기입니다. 줄이면 안 되는 것은 누구에게, 언제 해당하는지를 말하는 적용 조건, 그렇지 않은 경우를 말하는 예외, 그리고 환자가 해야 할 일과 그 일의 시간이나 양 같은 수치입니다. 요약은 본문보다 먼저 읽히고, 때로는 본문 대신 읽힙니다. 검색 결과나 AI 검색의 답에 요약 문장이 그대로 옮겨질 수도 있어, 요약 한 줄의 누락은 글 밖으로도 번집니다.
요약에서 조건과 예외가 빠지면 요약은 모든 사람에게 해당하는 말처럼 읽힙니다. 본문에는 시술 당일과 다음 날의 관리가 다르게 안내되어 있는데 요약에는 한 가지 관리만 남는 식입니다. 그래서 요약을 쓸 때는 본문의 문장을 먼저 종류별로 나누고, 남길 종류의 문장은 빠짐없이 요약에 옮깁니다. 문장 종류별 처리는 아래 표와 같습니다. 반복 설명을 줄이는 까닭은 요약을 짧게 하려는 것만이 아닙니다. 같은 말이 여러 번 나오면 조건이 붙은 문장과 붙지 않은 문장이 섞여, 독자가 어느 쪽을 따라야 할지 헷갈립니다.
요약을 쓰는 대행사라면, 병원은 요약의 문장마다 본문의 어느 문장에서 나왔는지 표시해 달라고 요청할 수 있습니다. 출처가 표시되어 있으면 요약에만 있는 새 말이 섞였는지 병원이 직접 대조할 수 있습니다. 요약을 넣은 날짜와 본문을 마지막으로 고친 날짜를 함께 기록하면, 두 곳이 어긋났을 때 어느 쪽이 먼저 바뀌었는지 알 수 있습니다.
본문 문장의 다섯 종류와 요약에서의 처리
| 문장 종류 | 요약에서 | 예 |
|---|---|---|
| 반복 설명 | 줄인다. | 앞에서 한 설명을 다른 말로 다시 한 문장 |
| 배경과 도입 | 줄인다. | 글을 쓰게 된 까닭, 일반적인 소개 |
| 적용 조건 | 남긴다. | 시술 당일에는, 처음 방문하는 환자는 |
| 예외 | 남긴다. | 다만 붉은 기가 사흘 넘게 이어지면 |
| 행동과 수치 | 남긴다. | 다음 날부터 세안제를 쓴다, 일주일 동안 피한다. |
위의 두 종류를 줄여도 뜻이 달라지지 않는지는, 줄인 뒤 남은 문장만 읽고 해야 할 일이 모두 나오는지로 확인합니다. 반대로 아래 세 종류는 한 문장이라도 빠지면 해야 할 일이나 그 조건이 사라집니다.
요약을 쓰는 순서
첫째로 본문의 문장마다 번호를 매기고, 앞의 표에 따라 다섯 종류 가운데 하나로 표시합니다. 한 문장에 조건과 행동이 함께 있으면 두 종류를 모두 표시합니다. 번호는 공개된 글의 문단 순서를 따라 매겨, 나중에 다른 사람이 같은 문장을 찾을 수 있게 합니다.
둘째로 조건, 예외, 행동과 수치로 표시된 문장을 뽑아 목록을 만듭니다. 이 목록이 요약에 빠짐없이 들어가야 할 내용입니다. 목록의 줄마다 본문 문장 번호를 함께 기록해, 넷째 단계에서 출처 번호로 쓸 수 있게 합니다. 같은 조건이 여러 문장에 되풀이되었다면 한 줄로 합칩니다. 합칠 때는 조건이 더 자세한 문장을 기준으로 삼습니다.
셋째로 글의 성격에 맞춰 아래 표에서 요약 형식을 정하고, 그 형식으로 정한 까닭을 작업 기록에 한 줄로 남깁니다.
넷째로 요약을 씁니다. 조건과 예외는 그 조건이 걸린 행동과 같은 줄에 쓰고, 수치는 본문과 같은 단위로 씁니다. 본문에 없는 말은 요약에도 넣지 않으며, 요약의 줄마다 출처가 된 본문 문장의 번호를 작업 기록에 남깁니다. 요약의 첫 줄에는 독자가 먼저 해야 할 일을 씁니다.
다섯째로 둘째 단계의 목록과 요약을 한 줄씩 대조해 빠진 내용이 없는지 확인합니다. 의학적 내용이 들어간 요약은 원장이 본문과 함께 확인한 뒤 공개합니다. 대조한 사람과 날짜도 작업 기록에 남깁니다.
요약의 세 가지 형식
형식은 글이 답하는 질문의 모양에 맞춥니다. 같은 병원 안에서도 글마다 형식이 다를 수 있지만, 한 글의 요약 안에서는 형식을 섞지 않습니다.
| 형식 | 맞는 글 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 한 문단 | 하나의 질문에 하나의 답을 하는 글 | 조건과 예외가 둘을 넘으면 문장이 길어져 조건이 묻힌다. |
| 번호 목록 | 시간 순서대로 해야 할 일이 있는 글 | 한 줄에 행동과 그 행동의 조건을 함께 쓴다. |
| 표 | 경우마다 답이 달라지는 글 | 칸이 비지 않도록 모든 경우를 본문과 맞춘다. |
요약 한 줄 때문에 세안 문의가 온 피부과 가상 사례
요약에서 무엇을 남길지 정하는 과정을 보여 주려고 꾸민 가상 사례이며, 문장 수는 설명을 위해 정한 값입니다. 한 피부과 의원의 마케팅 담당 사원은 레이저 시술 뒤 관리를 다룬 긴 글 맨 위에 요약을 넣었습니다. 요약에는 시술 뒤 세안은 평소처럼 하면 된다는 한 줄이 있었습니다. 그런데 본문에는 시술 당일은 미온수로만 씻고, 세안제는 다음 날부터 쓰라고 되어 있었습니다. 요약만 읽은 환자가 당일 저녁에 세안제를 써도 되는지 다시 물어 오면서 이 차이가 드러났습니다. 이 요약은 글을 처음 쓸 때 대행사가 넣은 것이었고, 본문은 그 뒤 원장의 요청으로 한 번 고쳐졌습니다.
사원은 대행사와 함께 본문의 문장 마흔 개에 번호를 매기고 종류를 표시했습니다. 반복 설명이 열두 개, 배경과 도입이 여덟 개, 적용 조건이 일곱 개, 예외가 네 개, 행동과 수치가 아홉 개였습니다. 반복 설명 열두 개 가운데 다섯 개는 자외선 차단을 되풀이한 문장이었고, 배경과 도입 여덟 개는 레이저 시술이 무엇인지 소개하는 문장이었습니다. 적용 조건 일곱 개 가운데 세 개는 시술 당일과 다음 날을 나누는 조건이었습니다. 요약에 있던 세안 한 줄은 적용 조건인 시술 당일이라는 말을 잃은 채 행동만 옮긴 것이었습니다.
조건, 예외, 행동과 수치로 표시된 스무 개 문장, 곧 조건 일곱 개와 예외 네 개, 행동과 수치 아홉 개를 뽑아 되풀이된 것을 합치니 여섯 가지 내용이 남았습니다. 시술 당일의 세안, 다음 날부터의 세안제, 일주일 동안 피할 것, 자외선 차단, 붉은 기가 사흘 넘게 이어질 때의 연락, 딱지를 떼지 말 것이었습니다. 합칠 때는 조건이 더 자세한 문장을 기준으로 삼았습니다.
새 요약과 출처 번호 대조
글은 시간 순서대로 해야 할 일이 있는 글이어서 요약 형식은 번호 목록으로 정했고, 사원은 그 까닭을 작업 기록에 한 줄로 남겼습니다. 대행사는 여섯 가지를 여섯 줄로 쓰면서, 조건은 행동과 같은 줄에 쓰고 기간은 본문과 같은 단위로 썼습니다. 줄마다 출처가 된 본문 문장의 번호를 작업 기록에 남겼습니다. 첫 줄에는 시술 당일 미온수로만 씻는다는 내용을 놓아, 먼저 해야 할 일이 먼저 읽히게 했습니다.
사원은 스무 개 문장 목록과 여섯 줄 요약을 한 줄씩 대조해 빠진 조건이나 예외가 없는지 확인했습니다. 요약에만 있는 말이 있는지도 번호로 찾았지만 없었습니다. 원장은 본문과 요약을 함께 읽고 붉은 기의 연락 기준을 확인한 뒤 공개를 허락했습니다. 사원은 대조한 사람과 날짜, 요약을 넣은 날짜와 본문의 마지막 수정일을 작업 기록에 함께 남겼습니다.
고친 요약을 공개한 뒤, 사원은 요약을 넣은 다른 긴 글 세 편도 같은 방법으로 대조하고, 결과를 다음 달 초까지 원장에게 보고하기로 했습니다. 세 편 가운데 한 편은 요약을 표로 쓰고 있어, 표의 칸이 모두 본문과 맞는지도 함께 확인하기로 했습니다. 처음 문의를 한 환자에게는 당일 관리를 전화로 다시 안내했습니다. 사원은 이 문의를 요약 점검을 시작한 까닭으로 작업 기록 첫머리에 남겼고, 이후 같은 내용의 문의가 오는지 접수 기록에서 지켜보기로 했습니다.
병원 글 요약 자주 묻는 질문
Q1. 요약이 길어지면 요약의 의미가 없지 않습니까?
A1. 남길 내용이 많아 요약이 길어진다면, 글 하나가 너무 많은 질문을 다루고 있다는 신호일 수 있습니다. 이때는 요약을 줄이기보다 글을 질문별로 나누는 방법을 검토합니다. 나눈 글마다 요약을 다시 쓰고, 원래 글에는 나눈 글로 가는 연결을 넣습니다.
Q2. 요약에 본문과 다른 쉬운 말을 써도 됩니까?
A2. 뜻이 같다면 쉬운 말을 써도 됩니다. 쉬운 말은 환자가 상담에서 실제로 쓴 표현을 참고하면 찾기 수월합니다. 다만 수치와 단위, 의학 용어처럼 바꾸면 뜻이 달라질 수 있는 말은 본문과 같게 쓰고, 쉬운 말로 바꾼 줄에는 표시를 해서 원장이 확인할 때 알아볼 수 있게 합니다. 바꾼 줄은 본문의 용어와 뜻이 다르게 읽히지 않는지 소리 내어 읽어 확인합니다.
Q3. 병원 글의 본문을 고치면 요약도 함께 고쳐야 합니까?
A3. 고칩니다. 작업 기록의 출처 번호로 고친 본문 문장이 요약의 어느 줄에 쓰였는지 찾아 같은 날 고칩니다. 본문만 고치고 요약을 그대로 남기면 두 곳의 안내가 달라집니다. 출처 번호가 없는 요약이라면 이번 기회에 번호를 매깁니다.
Q4. 짧은 병원 글에도 요약을 따로 넣어야 합니까?
A4. 화면을 한 번 내려서 끝까지 읽을 수 있는 글이라면 요약을 별도로 넣지 않아도 됩니다. 요약은 긴 글에서 독자가 해야 할 일을 먼저 알리기 위한 것입니다. 짧은 글은 요약 대신 첫 문단에 결론부터 쓰는 방법으로 같은 효과를 낼 수 있습니다.
Q5. 대행사가 쓴 요약을 병원이 모두 대조하기 어렵다면 어떻게 합니까?
A5. 출처 번호가 없는 줄부터 대행사에 출처를 요청합니다. 번호가 있는 줄은 몇 줄만 뽑아 본문과 맞추고, 뽑은 줄에서 어긋남이 나오면 나머지 줄도 모두 대조합니다.
본문에 조건이 빠진 예외와 후속 점검
본문 자체에 조건이나 예외가 빠져 있다면 요약으로 보완하지 않고 본문부터 고치고, 본문을 고친 뒤에 요약을 다시 대조합니다. 본문과 요약을 고친 날짜는 같은 줄에 기록합니다. 요약에만 조건이 있으면 본문을 읽은 독자는 그 조건을 모르게 됩니다.
후속 점검은 요약이 들어간 글의 문의를 확인할 때 합니다. 요약 내용을 다시 묻는 문의가 있으면, 그 줄의 출처 문장과 요약을 다시 대조합니다. 같은 줄에 대한 문의가 두 번 이어지면 그 줄의 표현을 본문과 함께 원장에게 다시 확인받습니다.