문단마다 새 정보를 한 줄로 쓰는 방식
병원 글에서 같은 말을 되풀이하는지는 문단마다 새로 알려 주는 것을 한 줄로 쓰면 드러납니다. 대행사가 보낸 병원 글을 읽다 보면 같은 말이 몇 번씩 나오는 경우가 있습니다. 검사가 왜 중요한지를 첫 문단에서 말하고, 중간에서 다시 말하고, 마무리에서 또 말하는 식입니다. 글의 분량은 채워지지만, 환자가 정작 알고 싶은 준비물이나 일정은 뒤로 밀리거나 짧게 끝납니다. 같은 말이 되풀이되면 환자는 필요한 정보를 찾으려고 글을 끝까지 뒤져야 합니다.
되풀이를 찾는 가장 확실한 방법은 문단마다 그 문단이 새로 알려 주는 것을 한 줄로 쓰는 것입니다. 앞 문단에 없던 사실, 조건, 순서, 방법이 있으면 그것을 그 문단의 새 정보로 씁니다. 한 줄을 쓸 수 없거나, 쓴 한 줄이 앞 문단의 한 줄과 같다면 그 문단은 되풀이로 의심할 만합니다.
되풀이로 드러난 문단은 성격에 따라 다르게 처리합니다. 앞 문단의 말을 표현만 바꿔 다시 한 문단이라면 앞 문단에 합치거나 뺍니다. 글 끝의 마무리 문단이 앞의 내용을 요약만 한다면, 요약 대신 환자의 다음 행동, 예를 들어 준비물 목록이나 예약 방법을 담도록 고칩니다. 새 정보가 있는 문단은 그대로 남기되, 환자가 가장 먼저 찾는 정보라면 앞쪽으로 옮깁니다.
이 방법은 대행사가 보낸 글에만 쓰는 것이 아닙니다. 병원이 직접 쓴 안내문이나 오래된 글에도 같은 방식으로 한 줄을 쓰면, 어느 부분이 환자에게 새로 알려 주는 것 없이 분량만 차지하는지가 드러납니다.
되풀이를 줄이면 글이 짧아질 수 있습니다. 대행사와 글 분량을 약속했다면, 분량을 채우는 기준을 문단 수가 아니라 환자의 질문에 답한 정보의 수로 고치도록 함께 정합니다.
문단의 세 가지 유형과 처리
| 문단 | 한 줄로 쓰면 | 처리 |
|---|---|---|
| 새 정보가 있는 문단 | 앞 문단에 없던 사실·조건·순서·방법이 한 줄로 나옴 | 남기고, 환자가 먼저 찾는 정보라면 앞쪽으로 옮김 |
| 표현만 바꾼 되풀이 문단 | 한 줄이 앞 문단의 한 줄과 같음 | 앞 문단에 합치거나 뺌 |
| 요약만 하는 마무리 문단 | 앞 내용을 다시 모은 한 줄뿐 | 요약 대신 준비물·예약 방법 같은 다음 행동을 담음 |
세 가지 가운데 둘째를 판단할 때 주의할 것은, 같은 사실을 다른 독자를 위해 다시 설명한 문단도 있다는 점입니다. 보호자를 위한 설명이 따로 필요하다면 그 문단의 한 줄에 누구를 위한 설명인지 함께 쓰고, 새 정보가 있는 문단으로 다룹니다.
옮길 문단을 정할 때는 원무 실장이 그 글을 환자에게 안내할 때 환자가 가장 먼저 묻는 것을 기준으로 삼습니다. 원무 실장이 전화에서 먼저 설명하는 순서가 곧 환자가 글에서 먼저 찾는 순서이기 때문입니다.
처리를 정하는 사람은 홍보 담당이고, 문단을 실제로 합치거나 옮기는 일은 대행사가 합니다. 병원이 무엇을 할지 정하고 대행사가 문장을 다듬는 식으로 나누면, 고친 글의 방향이 병원의 판단에서 벗어나지 않습니다.
병원 글을 점검하는 여섯 단계
- 홍보 담당이 점검할 글을 정하고, 문단마다 번호를 매겨 문단 점검표에 올립니다.
- 홍보 담당이 문단마다 그 문단의 새 정보를 한 줄로 씁니다.
- 홍보 담당이 한 줄끼리 견줘 앞의 표 세 가지 가운데 어디에 해당하는지 표시합니다.
- 원무 실장이 새 정보로 적힌 사실이 지금 운영과 맞는지 병원 원자료와 대조합니다.
- 대행사가 표시에 따라 문단을 합치거나 빼거나 옮기고, 마무리 문단을 다음 행동으로 고칩니다.
- 원장이 고친 글의 의료 표현을 확인하고, 홍보 담당이 고친 글로 점검표를 다시 채워 되풀이가 남았는지 확인합니다.
둘째 단계의 한 줄은 문단의 문장을 옮기지 않고 홍보 담당이 자기 말로 씁니다. 문장을 그대로 옮기면 되풀이 문단도 표현이 달라 새 정보처럼 읽히기 때문입니다. 자기 말로 쓰면 표현이 달라도 같은 내용인 문단이 같은 한 줄로 드러납니다.
넷째 단계에서 원무 실장이 대조하는 것은 새 정보로 남길 문단의 사실입니다. 합치거나 뺄 문단의 사실은 대조하지 않아도 되지만, 합치는 과정에서 앞 문단에 새로 들어가는 사실이 있다면 그것도 대조합니다.
여섯째 단계에서 다시 채운 점검표에 둘째 가지로 표시될 문단이 남아 있다면, 대행사에 그 문단 번호만 알려 다시 고치게 합니다. 글 전체를 다시 쓰게 하면 새로운 되풀이가 생길 수 있기 때문입니다.
문단 점검표의 세 가지 칸
| 칸 | 담는 내용 | 채우는 사람 |
|---|---|---|
| 문단과 한 줄 | 문단 번호, 그 문단의 새 정보를 쓴 한 줄 | 홍보 담당 |
| 판단 | 세 가지 가운데 해당, 겹치는 앞 문단 번호, 사실 대조 결과 | 홍보 담당, 사실 대조는 원무 실장 |
| 처리와 확인 | 합침·뺌·옮김·고침 가운데 처리, 고친 뒤 다시 채운 결과 | 대행사가 처리, 확인은 홍보 담당과 원장 |
세 칸 가운데 사실 대조는 원무 실장이, 처리는 대행사가, 고친 글의 의료 표현은 원장이 맡고, 나머지는 홍보 담당이 채웁니다. 점검표는 글마다 한 장씩 만들고, 고친 뒤 다시 채운 결과를 같은 장에 이어 남깁니다.
한 줄을 쓸 때 쓰는 말은 되도록 짧게 합니다. 준비물 목록, 도착 시간, 검사 전날의 순서처럼 명사 몇 개로 쓸 수 있으면 견주기가 수월합니다. 문장이 길어지면 한 줄끼리 같은지를 가리기 어려워집니다.
준비물이 끝에 한 줄뿐이던 내과 사례
다음은 이해를 돕기 위해 꾸민 가상의 예시입니다. 한 내과 원무 실장이 위내시경 검사를 앞둔 환자에게 블로그 글을 안내하려다가, 글을 다시 읽고 멈췄습니다. 검사가 왜 필요한지가 세 번 나오는데, 정작 환자가 챙겨야 할 준비물은 글 끝에 한 줄로만 있었습니다. 원장은 홍보 담당에게 문단 점검표로 글을 검토하게 했습니다.
홍보 담당이 매긴 문단 번호 옆에 한 줄씩을 채워 나가자 겹치는 곳이 드러났습니다. 표의 첫째 가지에 해당하는 문단은 검사 전날부터 지킬 순서를 말하는 문단과 글 끝의 준비물 문단이었습니다. 원무 실장이 두 문단의 사실을 병원의 검사 안내 원자료와 대조했는데, 준비물 가운데 하나가 지금은 필요 없는 것이어서 빼기로 했습니다. 그리고 환자가 가장 먼저 묻는 것이 준비물이라는 원무 실장의 말에 따라 준비물 문단을 앞쪽으로 옮기기로 했습니다.
둘째 가지로는 검사가 왜 필요한지를 말하는 문단 세 개가 있었습니다. 세 문단의 한 줄이 모두 같아, 첫 문단 하나에 합치고 나머지 둘은 빼기로 했습니다.
셋째 가지인 마무리 문단은 앞의 내용을 다시 모은 요약뿐이었습니다. 이 문단을 검사 예약 방법과 당일 도착 시간을 담는 문단으로 고치기로 했습니다. 고친 글이 돌아오자 원장은 의료 표현을, 홍보 담당은 되풀이가 남았는지를 나눠 확인했습니다.
새 글을 받을 때 미리 요청할 개요
되풀이는 글을 받은 뒤에 고치는 것보다 쓰기 전에 막는 편이 수월합니다. 대행사에 새 글을 맡길 때, 글의 문단마다 새 정보를 한 줄로 쓴 개요를 먼저 보내 달라고 요청합니다. 개요 단계에서 한 줄이 겹치는 문단이 드러나면, 본문을 쓰기 전에 합치게 할 수 있습니다.
개요를 받으면 홍보 담당이 한 줄끼리 견주고, 원무 실장이 한 줄에 담긴 사실을 대조합니다. 개요가 확정된 뒤에 대행사가 본문을 쓰면, 받은 글을 다시 점검할 때 확인할 것이 줄어듭니다.
개요를 받는 방식을 처음 쓸 때는 대행사가 한 줄을 쓰는 방식이 병원과 다를 수 있습니다. 첫 몇 편은 홍보 담당이 개요의 한 줄을 병원의 점검표 방식으로 다시 쓰고, 그 결과를 대행사에 돌려주어 같은 방식으로 쓰도록 맞춥니다.
병원 글 되풀이 자주 묻는 질문
Q1. 중요한 내용은 강조하려고 두 번 말해도 되지 않습니까?
A1. 강조가 필요하다면 같은 문단을 되풀이하기보다 한 번 말할 때 눈에 띄게 합니다. 준비물처럼 꼭 챙겨야 할 것은 목록으로 따로 빼고, 글 앞쪽에 싣습니다. 목록 하나가 같은 말을 세 번 하는 것보다 잘 전달됩니다.
Q2. 되풀이를 뺀 뒤 글이 너무 짧아지면 무엇을 더합니까?
A2. 원무 실장이 그 주제와 이웃한 질문을 문의 표본에서 찾아, 글이 아직 답하지 않은 질문을 더합니다. 검사 준비 글이라면 검사 뒤 주의할 점이나 결과를 듣는 날처럼 환자가 이어서 묻는 질문입니다. 더한 문단도 점검표에 한 줄을 채워 새 정보인지 확인합니다.
Q3. 여러 글에 같은 설명이 되풀이되는 것은 어떻게 합니까?
A3. 이것은 한 글 안의 되풀이와 다른 문제입니다. 같은 설명이 여러 글에 있다면 한 글에 자세히 싣고, 다른 글에서는 짧게 말한 뒤 그 글로 잇는 연결을 답니다. 어느 글에 자세히 실을지는 홍보 담당이 정합니다.
Q4. 한 줄을 쓰기 어려운 문단은 어떻게 판단합니까?
A4. 한 줄로 쓰기 어렵다는 것은 그 문단에 여러 정보가 섞여 있거나, 새 정보 없이 꾸밈말만 있다는 뜻일 수 있습니다. 여러 정보가 섞였다면 문단을 나누고, 꾸밈말만 있다면 뺍니다.
Q5. 환자 사례를 담은 문단도 되풀이에 해당합니까?
A5. 사례 문단이 앞의 설명을 사례의 말로 다시 하는 데 그친다면 되풀이입니다. 사례를 남기려면 그 문단의 한 줄에 사례만이 보여 주는 조건이나 순서가 있어야 합니다. 환자 사례는 게시 동의와 의료광고 관련 기준을 원장이 확인한 뒤에만 씁니다.
기존 글의 정기 점검
새 글뿐 아니라 이미 올라간 글도 정해진 주기로 점검합니다. 원무 실장이 환자에게 거듭 안내하는 글부터 문단 점검표로 확인하고, 되풀이가 많은 글은 대행사에 고치게 합니다. 고친 글은 주소를 그대로 유지해 그 글로 들어오던 사람이 헤매지 않게 합니다.
점검 결과는 글마다 날짜와 함께 남깁니다. 같은 대행사가 쓴 글에서 되풀이가 거듭 나온다면, 개요를 먼저 받는 방식이 지켜지고 있는지 확인하고 대행사와 다시 맞춥니다.
점검할 글이 많다면 순서를 정합니다. 원무 실장이 환자에게 안내하는 글, 그 주제로 문의가 거듭 들어오는 글, 오래된 글 순으로 점검하면, 환자가 실제로 읽는 글부터 되풀이를 줄일 수 있습니다. 순서는 점검표 목록 머리에 남겨, 다음 주기에 이어서 점검할 글을 바로 찾게 합니다.