값마다 적용일과 원자료를 잇는 사실표
병원 GEO 대행사는 병원의 기본 사실을 한 줄에 하나씩 모으고, 값마다 적용일과 그 값을 뒷받침하는 원자료를 연결해 공식 사실표를 만듭니다. 공식 사실표는 병원에 관한 기본 사실을 한 줄에 하나씩 모은 기준표입니다. 한 줄에는 항목, 값, 적용일, 원자료 네 칸이 들어갑니다. 예를 들어 토요일 진료시간이라는 항목에는 오전 9시부터 오후 1시까지라는 값, 그 값이 시작된 날짜, 그 값을 점검할 수 있는 공지문이나 결재 문서가 함께 들어갑니다.
값만 모은 목록과 다른 점은 적용일과 원자료에 있습니다. 여러 문서에서 진료시간이 서로 다르게 나올 때 값만 있는 목록으로는 어느 쪽이 맞는지만 말할 수 있지만, 적용일이 있으면 다른 값이 예전에 맞았던 값인지, 처음부터 틀린 값인지를 구분할 수 있습니다. 원자료가 연결되어 있으면 누가 물었을 때 그 값의 근거를 바로 보여 줄 수 있습니다.
병원 GEO에서 이 표가 쓰이는 곳은 불일치 찾기입니다. 누리집, 지도 등록 정보, 블로그 프로필, 안내 인쇄물, 광고의 연결 페이지처럼 병원 정보가 실린 문서를 사실표와 한 항목씩 대조해, 값이 다른 곳을 목록으로 만듭니다. 사실표의 항목은 명칭, 위치, 이용 시간, 연락 경로 네 가지로 나눠 정리합니다. 대조 결과는 불일치가 어느 문서의 어느 항목에서 나왔는지와 그 종류를 함께 남긴 목록으로 받습니다.
적용일까지 칸으로 두는 대행사라면 병원은 문서마다 어긋난 값이 옛 값인지 틀린 값인지 검토할 수 있습니다.
사실표의 네 가지 항목
사실표에 넣는 항목을 네 가지로 정리하면 이렇습니다.
| 항목 | 값의 예 | 연결할 원자료의 예 |
|---|---|---|
| 명칭 | 병원의 정식 명칭, 문서에 함께 써도 되는 줄인 이름 | 병원이 보관한 개설 관련 서류 |
| 위치 | 도로명 주소, 층, 주차장 입구 | 건물 임대 계약서, 현장 검증 기록 |
| 이용 시간 | 요일별 진료시간, 점심시간, 면회 시간, 정기 휴진일 | 병원 책임자가 결재한 공지문 |
| 연락 경로 | 대표 전화, 예약 경로, 온라인 문의 창구 | 통신 계약서, 예약 시스템 설정 기록 |
첫째 줄의 줄인 이름은 병원이 허용한 것만 올리며, 문서에 그 밖의 이름이 쓰여 있으면 불일치로 표시합니다. 둘째 줄은 층과 주차장 입구처럼 주소만으로 알 수 없는 값까지 넣습니다. 셋째 줄에는 면회 시간과 휴진일처럼 해마다 바뀔 수 있는 값이 들어 있어 적용일이 특히 중요합니다. 넷째 줄은 번호나 주소가 살아 있는지 실제로 연결해 시험한 날짜도 함께 남깁니다.
사실표를 만들고 대조하는 순서
사실표는 아래 순서로 만들고 씁니다. 각 단계는 앞 단계에서 확정한 값만 가지고 진행합니다.
- 병원이 네 가지 항목의 원자료를 모아 대행사에 넘깁니다. 원자료가 없는 항목은 없다고 표시해 넘깁니다.
- 대행사가 원자료에서 값과 적용일을 옮겨 사실표 초안을 만듭니다. 원자료로 검토할 수 없는 값과 적용일은 빈칸으로 남기고 병원에 검증을 요청합니다.
- 병원 책임자가 초안을 검토해 승인하고, 승인한 날짜를 사실표 맨 위에 씁니다.
- 대행사가 병원 정보가 실린 문서를 승인된 사실표와 한 항목씩 대조해 불일치 목록을 만듭니다.
- 불일치마다 아래 표의 세 종류 가운데 하나로 판정하고, 그 문서를 관리하는 곳에 고칠 것을 요청합니다.
둘째 단계에서 빈칸을 추측으로 채우지 않는 까닭은 사실표가 다른 문서를 판정하는 기준이기 때문입니다. 기준에 추측이 섞이면 틀린 문서를 맞는다고 판정할 수 있습니다. 넷째 단계는 셋째 단계의 승인이 끝난 뒤에 시작하며, 승인 전의 초안으로 대조하지 않습니다. 첫째 단계에서 원자료는 사본으로 넘기고 원본은 병원이 보관하며, 셋째 단계의 승인자는 한 사람으로 정해 누가 기준을 확정했는지 분명하게 합니다. 값이 바뀌면 옛 줄을 지우지 않고 종료일을 넣어 남기고 새 줄을 더합니다. 옛 줄이 있어야 문서에 남은 값이 예전에 맞았던 값인지 판정할 수 있습니다.
불일치의 세 종류와 처리
대조에서 나온 불일치는 세 종류로 판정합니다.
| 종류 | 판정 기준 | 처리 |
|---|---|---|
| 옛 값 | 사실표에 종료일과 함께 남은 예전 값과 같음 | 문서를 현재 값으로 고치고, 옛 값이 남은 문서를 기록 |
| 틀린 값 | 사실표의 어느 기간에도 맞았던 적이 없는 값 | 문서를 고치고, 그 값이 들어간 경로를 확인 |
| 사실표에 없는 값 | 사실표에 항목 자체가 없는 정보 | 병원이 사실인지 확인해 원자료와 함께 사실표에 올리거나 문서에서 뺌 |
첫째 줄은 값이 바뀔 때 함께 고치지 못한 문서가 있다는 뜻이라, 어느 문서가 빠졌는지 기록해 다음 변경 때 먼저 확인합니다. 둘째 줄은 옮겨 쓰는 과정의 실수일 수 있어, 같은 경로로 만든 다른 문서도 함께 대조합니다. 셋째 줄은 문서가 틀렸다고 바로 판정하지 않고, 병원이 사실 여부를 먼저 정합니다. 한 문서에서 여러 불일치가 나오면 종류별로 따로 세어, 고칠 곳에 요청할 때 함께 넘깁니다.
면회 시간이 어긋난 요양병원 사례
설명을 위해 만든 가상 사례이며, 숫자와 날짜는 예시로 정한 것입니다. 한 요양병원의 행정부장이 새로 찍을 입원 안내 인쇄물의 교정지를 확인하다가 면회 시간이 누리집과 다르다는 것을 발견했습니다. 교정지에는 오후 2시부터 5시까지였는데, 누리집에는 오후 3시부터 6시까지로 나와 있었습니다. 원무과 직원들은 오후 2시부터라고 했지만, 언제 바뀌었는지 남긴 문서는 찾지 못했습니다.
행정부장은 병원장에게 보고하고 대행사에 공식 사실표를 맡겼습니다. 병원이 네 가지 항목의 원자료를 모아 넘길 때, 면회 시간과 주차장 무료 이용 시간 2개는 원자료가 없다고 표시했습니다. 대행사는 명칭 2개, 위치 4개, 이용 시간 6개, 연락 경로 4개로 모두 16개 항목의 초안을 만들면서, 이 2개의 값과 적용일을 빈칸으로 남겼습니다.
행정부장은 원내 결재 기록에서 3월 1일부터 면회 시간을 오후 2시에서 5시까지로 바꾼다는 공지문을 찾았습니다. 공지문에는 이전 면회 시간이 오후 3시부터 6시까지였다는 내용도 있었습니다. 주차 시간은 건물 관리사무소와 맺은 계약서에서 찾았습니다. 대행사는 오후 3시부터 6시까지를 종료일이 2월 말일인 옛 줄로 남겼고, 지난해 바뀐 점심시간도 결재 기록에 따라 옛 줄을 함께 남겼습니다. 병원장이 16개 항목을 확인해 승인했습니다.
대행사는 누리집, 지도 등록 정보, 블로그 프로필, 입원 안내 교정지, 광고 연결 페이지 다섯 문서를 사실표와 대조해 불일치 9곳을 찾았습니다. 옛 값이 5곳으로, 누리집과 지도 등록 정보의 면회 시간 2곳과, 지난해 바뀌기 전 점심시간이 남은 지도 등록 정보, 블로그 프로필, 광고 연결 페이지 3곳이었습니다. 틀린 값은 3곳으로, 지도 등록 정보의 층수와 광고 연결 페이지의 대표 전화 끝자리, 블로그 프로필의 예약 경로 주소였습니다. 입원 안내 교정지에서는 불일치가 나오지 않았습니다. 사실표에 없는 값은 1곳으로, 블로그 프로필에 주말 상담이 된다는 문구가 있었습니다.
불일치를 고친 뒤의 관리
행정부장은 옛 값 5곳과 틀린 값 3곳을 문서마다 관리하는 곳에 고쳐 달라고 요청했습니다. 틀린 전화번호는 광고 연결 페이지를 만들 때 옛 안내문의 오타를 옮긴 것으로 확인되어, 같은 안내문으로 만든 다른 문서도 대조했습니다. 주말 상담 문구는 병원장이 확인한 결과 지금 하지 않는 일이어서 블로그 프로필에서 뺐습니다. 옛 값이 남은 문서로 지도 등록 정보가 두 번 나와, 행정부장은 다음에 값이 바뀔 때 지도 등록 정보를 가장 먼저 확인하기로 했습니다. 교정지는 사실표와 같다는 것을 확인한 뒤 인쇄에 넘겼습니다.
병원 GEO 사실표 자주 묻는 질문
Q1. 원자료를 잃어버려 근거를 댈 수 없는 값은 어떻게 하나요?
A1. 병원 책임자가 그 값과 적용일이 맞다고 확인한 확인서를 만들어 원자료 칸에 연결합니다. 이때 원자료 칸에는 확인서라는 것과 작성한 날짜를 함께 써서, 처음부터 있던 문서와 구분합니다. 나중에 원자료를 찾으면 확인서 대신 원자료를 연결합니다.
Q2. 다음 달부터 바뀌기로 정해진 값은 언제 사실표에 넣나요?
A2. 변경이 결재되면 바로 새 줄로 넣고 적용일을 앞으로 올 날짜로 씁니다. 그날 전까지는 현재 값이 기준이므로, 적용일 전에는 문서를 미리 고치지 않고 적용일에 맞춰 대조합니다. 적용일이 지난 뒤에도 이전 값이 남은 문서가 나오면 옛 값으로 판정합니다.
Q3. 공공기관이나 포털에 등록된 정보가 사실표와 다르면 대행사가 고칠 수 있나요?
A3. 각 기관이나 서비스가 정한 수정 절차를 따릅니다. 병원만 신청할 수 있는 절차라면 병원이 신청하고, 대행사는 그 불일치를 목록에 올려 신청한 날과 결과를 기록합니다.
Q4. 지점이 여러 곳인 병원은 사실표를 하나로 만드나요?
A4. 지점마다 따로 만듭니다. 위치와 이용 시간, 연락 경로가 지점마다 다르기 때문입니다. 병원 이름처럼 지점이 함께 쓰는 값은 한 곳에서 관리하고, 지점별 사실표가 그 값을 가리키게 하며, 지점마다 승인하는 책임자도 따로 정합니다.
Q5. 직원들이 전화에서 쓰는 병원 이름이 정식 명칭과 다르면 사실표에는 어떻게 적나요?
A5. 그 이름을 병원이 허용한 줄인 이름으로 사실표에 올릴지 먼저 정합니다. 올리지 않기로 했다면 전화 응대 인사말도 대조할 문서에 넣어, 문서와 말에서 같은 이름을 쓰도록 맞춥니다.
이 글이 다루지 않는 경우와 뒤따를 점검
진료과목, 의료진 경력, 보유 장비처럼 네 가지 항목 밖의 사실은 이 글에서 다루지 않습니다. 같은 방식으로 표를 만들 수는 있지만 원자료의 종류가 다릅니다. 병원 정보를 어느 기관에 신고하거나 등록해야 하는지는 병원 담당 책임자가 판단하며, 필요하면 전문가에게 확인합니다. 사실표를 외부에 공개할지도 이 글의 범위 밖이며, 여기서 사실표는 병원 안에서 기준으로 쓰는 문서입니다.
사실표는 달마다 적용일이 다가오는 줄이 있는지 확인하고, 분기마다 다섯 문서와 다시 대조합니다. 대조할 때마다 불일치의 종류별 개수를 남기면, 옛 값이 반복해서 남는 문서를 찾을 수 있습니다.