파일보다 먼저 만드는 경로 목록
병원 홈페이지의 다운로드 자료는 새 파일을 만드는 일보다, 원문과 어긋난 옛 파일이 어느 경로로 나가는지를 목록으로 정리하는 데서 관리가 시작됩니다. 이런 자료는 주차 안내, 예약 안내, 서류 발급 안내처럼 같은 내용이 웹 원문과 파일 두 곳에 있는 경우가 있습니다. 원문은 고치는 즉시 모두에게 새 내용이 보이지만, 파일은 한 번 올라간 주소가 여러 곳에 걸려 있으면 홈페이지의 내려받기 연결을 교체한 뒤에도 옛 주소를 통해 계속 나갈 수 있습니다. 그래서 대행사는 새 파일을 만드는 일보다 앞서, 원문과 어긋난 파일이 어느 길로 나가고 있는지를 목록으로 정리합니다.
대조의 기준은 두 가지입니다. 하나는 날짜로, 파일 안에 쓰인 작성일이나 기준일을 원문의 마지막 수정일과 견주어 파일이 원문보다 오래되었는지를 확인합니다. 다른 하나는 내용으로, 날짜가 같거나 파일에 날짜가 없더라도 주소, 시간, 절차 같은 값이 원문과 같은지를 항목마다 견줍니다. 날짜만으로는 원문을 고치면서 파일을 함께 교체했는지 알 수 없기 때문입니다.
옛 파일이 계속 나가는 다섯 가지 경로
| 경로 | 찾는 방법 | 옛 파일이 남는 까닭 |
|---|---|---|
| 홈페이지의 내려받기 연결 | 원문 쪽마다 연결된 파일 주소를 열어 확인 | 원문만 고치고 연결은 그대로 남김 |
| 게시판의 지난 공지 첨부 | 게시판에서 파일 제목으로 검색 | 새 공지를 올리고 옛 공지는 내리지 않음 |
| 병원 이름으로 쓴 외부 글 | 대행사의 게시 기록에서 파일 주소를 검색 | 글을 쓴 뒤 연결을 다시 확인하지 않음 |
| 상담 채널의 저장 답변 | 계정을 가진 병원 담당자가 저장 답변 목록을 확인 | 답변을 만든 사람만 위치를 앎 |
| 다른 사람이 올린 외부 글 | 검색 서비스에서 병원 이름과 파일 제목으로 검색 | 남이 올린 글이라 연결을 고칠 수 없음 |
넷째 줄은 대행사가 들어갈 수 없는 경로입니다. 이 줄은 병원 담당자가 찾아 목록에 옮기고, 대행사는 찾은 결과를 경로 목록에 합칩니다.
병원이 받아야 할 대조표와 경로 목록
대행사가 병원에 넘기는 문서는 대조표와 경로 목록입니다. 대조표에는 파일마다 원문 주소, 파일 안의 날짜, 원문의 수정일, 내용이 어긋난 항목을 나란히 놓고, 경로 목록에는 어긋난 파일마다 찾아낸 경로와 경로별 처리를 정리합니다. 새 파일만 올리고 경로 목록이 없다면, 홈페이지 밖에 걸린 옛 주소가 그대로 남았는지 병원이 확인할 방법이 없습니다.
경로 목록에는 경로마다 누가 처리하는지가 들어 있어야 합니다. 홈페이지와 게시판은 누리집 관리 쪽이, 대행사가 쓴 외부 글은 대행사가, 상담 채널은 병원 담당자가 맡는 식으로 처리하는 사람이 다르기 때문입니다.
대조와 경로 정리의 일곱 단계
- 홈페이지에 연결된 다운로드 파일과 각 파일이 걸린 원문 쪽의 목록을 만듭니다.
- 파일마다 파일 안의 날짜와 원문의 마지막 수정일을 나란히 기록합니다.
- 날짜가 원문보다 앞선 파일부터 내용을 원문과 항목마다 대조하고, 나머지 파일도 이어서 대조합니다.
- 원문과 어긋난 파일마다 경로 표의 다섯 경로를 차례로 찾아 경로 목록을 만듭니다.
- 경로마다 처리 방법과 처리할 사람을 정합니다.
- 처리가 끝나면 옛 파일 주소와 경로마다 걸린 연결을 직접 열어 무엇이 나오는지 확인합니다.
- 경로 목록을 대조표와 함께 병원에 넘기고, 원문을 고칠 때 확인할 곳에 경로 목록을 더합니다.
둘째 차례에서 파일 안에 날짜가 없으면 파일을 홈페이지에 올린 날을 대신 쓰고, 대신 쓴 날짜라는 표시를 함께 남깁니다. 올린 날은 내용을 만든 날보다 늦을 수 있어, 이런 파일은 날짜가 원문보다 늦더라도 셋째 차례에서 내용 대조를 빼지 않습니다.
넷째 차례의 상담 채널 저장 답변은 대행사가 볼 수 없으므로, 병원 담당자에게 어긋난 파일의 제목과 주소를 넘겨 저장 답변과 자동 응답에서 찾아 달라고 요청합니다.
다섯 가지 대조 결과와 경로별 처리
| 대조 결과와 경로 | 처리 |
|---|---|
| 파일 내용이 원문과 같음 | 그대로 두고 대조한 날짜만 남김 |
| 옛 내용이고 병원이 고칠 수 있는 경로 | 연결을 새 파일로 교체하고, 다른 경로가 없으면 옛 파일을 내림 |
| 옛 내용이고 대행사가 병원 이름으로 쓴 외부 글 | 대행사가 글의 연결을 새 파일로 교체 |
| 옛 내용이고 병원이 고칠 수 없는 외부 글 | 옛 파일 주소에 원문 주소를 알리는 한 장짜리 안내를 올림 |
| 원문에 없는 내용이 파일에만 있음 | 원문에 실을지 파일에서 뺄지 병원이 정함 |
넷째 줄의 한 장짜리 안내는 옛 파일과 같은 주소, 같은 이름으로 올려, 외부 글의 연결을 누른 사람이 옛 내용 대신 안내를 받게 합니다. 이 안내에는 내용이 바뀌었다는 것과 원문의 주소만 담고, 바뀐 값을 옮겨 쓰지 않습니다. 값을 옮겨 쓰면 다음에 원문을 고칠 때 이 안내도 함께 교체해야 하기 때문입니다.
검색 결과에서 옛 주차 안내를 찾은 가상 사례
이 예에 나오는 재활의학과 의원과 등장인물은 가상으로 꾸민 것입니다.
한 재활의학과 의원의 총무 주임은 주차 제휴 계약을 새로 맺은 주에 병원 이름과 주차를 넣어 검색했다가, 결과에 제휴가 끝난 옛 주차장이 적힌 안내 파일이 뜨는 것을 발견했습니다. 홈페이지의 주차 안내 원문은 이미 새 주차장으로 고쳐 놓은 뒤였습니다. 총무 주임은 원장의 확인을 받아 마케팅 대행사에 다운로드 자료와 웹 원문 대조, 옛 안내가 나가는 경로 정리를 맡겼습니다.
대행사가 만든 목록에서 홈페이지에 연결된 파일은 일곱 개였고, 그 가운데 셋은 파일 안에 날짜가 없어 올린 날을 대신 쓰고 표시했습니다. 날짜가 원문의 수정일보다 앞선 파일은 셋이었습니다. 그 셋을 먼저 대조하니 주차 안내와 물리치료 예약 안내 둘이 옛 내용이었고, 하나는 원문과 같았습니다. 이어 나머지 넷을 대조하니 셋은 원문과 같았고, 보험 서류 발급 안내 파일 하나에는 원문에 없는 발급 창구 운영 시간이 들어 있었습니다. 날짜를 대신 쓴 세 파일은 이 넷 가운데 있었는데, 날짜가 원문보다 늦었지만 내용 대조를 빼지 않았습니다. 이 병원에는 외국어 판 파일이나 다른 기관에 보낸 안내 파일은 없었습니다.
옛 파일 둘이 걸린 네 곳의 처리
옛 파일 두 개마다 경로 표의 다섯 경로를 차례로 찾으니, 걸린 곳은 모두 네 곳이었습니다. 주차 안내 옛 파일은 이 년 전 게시판 공지의 첨부, 대행사가 병원 이름으로 쓴 블로그 글 한 편, 지역 모임 누리집에 다른 사람이 올린 글 한 편에 걸려 있었고, 홈페이지의 내려받기 연결은 이미 새 파일이었습니다. 물리치료 예약 안내 옛 파일은 총무 주임이 상담 채널의 저장 답변 목록에서 찾은 답변 하나에 걸려 있었습니다.
처리는 경로마다 표의 줄을 따랐습니다. 게시판 공지의 첨부는 누리집 관리 쪽이, 상담 채널의 저장 답변은 총무 주임이 새 파일로 교체했고, 블로그 글의 연결은 대행사가 교체했습니다. 예약 안내 옛 파일은 다른 경로가 없어 내렸습니다. 주차 안내 옛 파일은 고칠 수 없는 외부 글이 남아 있어 내리지 않고, 같은 주소, 같은 이름으로 내용이 바뀌었다는 것과 주차 안내 원문의 주소만 담은 한 장짜리 안내를 올렸습니다. 원문과 같은 네 파일은 그대로 두고 대조한 날짜만 대조표에 남겼습니다. 원장은 보험 서류 발급 안내 파일에만 있던 창구 운영 시간을 원문에도 싣기로 정했습니다.
처리가 끝난 뒤 대행사는 옛 파일 두 주소와 네 경로의 연결을 직접 열어, 예약 안내 옛 주소는 열리지 않고 주차 안내 옛 주소에서는 한 장짜리 안내가 나오는 것을 확인했습니다. 대조표와 경로 목록은 처음 맡길 때 붙인 이름 그대로 다운로드 자료와 웹 원문 대조, 옛 안내가 나가는 경로 정리라는 제목으로 병원에 넘어갔고, 총무 주임은 원문을 고칠 때 확인할 곳에 경로 목록을 더했습니다.
병원 홈페이지 다운로드 자료 자주 묻는 질문
Q1. 안내로 교체한 뒤에도 검색 결과에 옛 요약이 뜨면 어떻게 하나요?
A1. 검색 결과의 요약이 언제 새 내용으로 바뀔지는 검색 서비스에 달려 있어 병원이 정할 수 없습니다. 그동안 옛 요약을 보고 연락하는 사람이 있을 수 있으므로, 접수 창구와 전화 응대 직원에게 바뀐 값을 미리 알려 옛 내용을 묻는 연락에 새 내용으로 안내하게 합니다.
Q2. 새 파일을 옛 파일과 같은 이름으로 덮어써도 되나요?
A2. 같은 주소를 쓰면 여러 경로의 연결이 한꺼번에 새 파일로 이어지는 편리함이 있지만, 기기나 전달 서비스에 저장된 옛 판이 한동안 열릴 수 있습니다. 덮어쓴 뒤에는 다른 기기에서 열어 새 내용인지 확인하고, 옛 판은 병원 보관 폴더에 따로 남겨 언제 무엇을 안내했는지 답할 수 있게 합니다.
Q3. 직원이 상담 대화방에서 따로 보낸 파일은 어떻게 하나요?
A3. 이미 보낸 파일은 거둘 수 없으므로, 그 파일을 받은 사람이 다시 물어 오면 새 파일을 보냅니다. 직원들이 각자 휴대전화에 저장해 두고 보내던 파일도 교체 대상이라, 교체한 날 새 파일을 공유하고 옛 파일을 지우도록 알립니다.
Q4. 외부 글을 올린 사람에게 연결을 고쳐 달라고 해도 되나요?
A4. 글쓴이에게 연락할 수단이 있다면 병원 이름으로 요청할 수 있으며, 이때 글을 지워 달라고 하지 않고 연결만 원문 주소로 고쳐 달라고 합니다. 고쳐졌다면 경로 목록에서 그 줄을 처리 완료로 옮기고, 고칠 수 없는 경로가 더 남지 않았을 때 한 장짜리 안내를 내립니다.
Q5. 대행사가 만들지 않은 파일도 관리 범위에 들어가나요?
A5. 범위는 계약에 따라 다르므로 대행 계약의 홈페이지 관리 범위에 다운로드 자료가 들어 있는지 먼저 확인합니다. 들어 있지 않다면 대조표와 경로 목록 작성만 따로 맡기고, 파일 교체는 병원이나 누리집 관리 쪽이 하는 방식으로 나눌 수 있습니다.
경로 정리를 달리하는 경우
같은 안내의 외국어 판 파일이 따로 있는 병원이라면 우리말 원문을 고친 날 외국어 판도 대조 대상에 넣고, 경로 목록도 판마다 따로 만듭니다. 병원이 보건소나 협력 기관에 안내 파일을 보낸 적이 있다면 그 기관의 누리집도 경로로 올리고, 새 파일과 함께 바뀐 날짜를 알려 교체를 요청합니다.
새 외부 글과 반기마다 고치는 경로 목록
대행사가 병원 이름으로 새 글을 쓰면서 파일 주소를 걸면, 그 글을 경로 목록에 한 줄로 올립니다. 반기마다 한 번은 병원 이름과 파일 제목으로 검색해 목록에 없는 새 경로가 생겼는지 확인하고, 찾은 결과와 확인한 날짜를 경로 목록 끝에 기록합니다.