되풀이 문단을 뽑아 설명 글로 옮기기
공지만 모인 병원 블로그는 공지마다 되풀이되는 안내 문단을 뽑아 설명 글로 옮기는 방향으로 고칩니다. 그러려면 공지들을 한데 모아 놓고 공지마다 똑같이 들어가는 문단이 있는지 찾습니다. 휴진 공지마다 예약 방법을 다시 설명하거나, 행사 공지마다 주차 안내를 붙이는 식입니다. 이렇게 되풀이되는 문단은 사실 기간이 없는 안내여서, 공지가 끝날 때마다 함께 묻혀 버립니다. 이 문단들을 뽑아 오래 쓰는 설명 글로 한 번 제대로 쓰면, 검색으로 들어온 독자에게도 쓸모 있는 글이 생깁니다.
설명 글로 옮긴 뒤의 공지는 짧아집니다. 공지에는 휴진 날짜나 바뀐 시간처럼 기간이 있는 사실만 남기고, 되풀이되던 안내는 설명 글을 가리키는 한 줄로 줄입니다. 그러면 안내가 바뀔 때 고칠 곳이 설명 글 한 편으로 줄고, 지난 공지 안에 옛 안내가 남는 일도 줄어듭니다.
설명 글에 들어갈 사실은 병원의 운영 자료로 원무가 확인합니다. 행사나 할인처럼 광고 성격이 있는 공지는 기간과 조건을 밝히는 방식이 관련 기준에 맞는지를 병원에서 확인합니다. 설명 글이 생기면 블로그를 처음 찾은 독자도 공지 목록 사이에서 병원을 이해할 수 있는 글을 만나게 되고, 공지는 그 설명 글로 이어 주는 입구 역할을 합니다.
공지 속 문단 네 가지와 처리
| 공지 안의 문단 | 예 | 처리 |
|---|---|---|
| 기간이 있는 사실 | 휴진 날짜, 바뀐 시간의 적용일 | 공지에 남김 |
| 공지마다 되풀이되는 안내 | 예약 방법, 주차 안내 | 설명 글로 옮기고 공지에는 연결 한 줄 |
| 늘 같은 병원 정보 | 진료 시간 표 | 누리집 안내나 설명 글을 가리킴 |
| 인사와 계절 문구 | 날씨 인사, 감사 인사 | 줄이거나 뺌 |
둘째 줄을 가려내는 기준은 되풀이된 횟수입니다. 석 달 동안 여러 공지에 같은 문단이 들어갔다면 설명 글로 옮길 후보이고, 한 번만 나온 안내는 그 공지에만 필요한 것이어서 공지 안에 남깁니다. 넷째 줄의 인사 문구는 병원의 분위기를 전하는 데 쓰일 수 있지만, 공지의 첫 줄을 차지하면 기간 사실이 뒤로 밀리므로 넣더라도 끝에 짧게 씁니다.
공지 정리안과 함께 받을 표와 횟수
대행사가 공지 정리안을 낼 때는 공지마다 문단의 종류를 표시한 표와, 되풀이된 문단마다 몇 번 나왔는지를 함께 받습니다. 되풀이 횟수 없이 설명 글을 몇 편 새로 쓰자는 안이라면, 그 설명 글이 공지에서 나온 것인지 대행사가 따로 떠올린 주제인지를 물을 수 있습니다. 공지에서 나온 설명 글이어야 공지의 연결 한 줄이 가리킬 곳이 생깁니다.
새 공지 서식에는 기간이 있는 사실을 쓰는 칸과 설명 글을 가리키는 칸이 따로 있어야 합니다. 서식이 정해지지 않으면 다음 공지부터 다시 안내 문단이 붙기 쉽습니다. 서식에는 적용 시작일과 끝나는 날을 쓰는 칸도 마련해, 기간 사실이 빠진 공지가 올라가지 않게 합니다.
공지 위주 블로그를 바꾸는 여덟 단계
- 최근 석 달의 글 목록을 모아 공지와 설명 글을 표시합니다.
- 공지마다 문단을 기간 사실, 되풀이 안내, 늘 같은 정보, 인사로 나누어 표시합니다.
- 여러 공지에 되풀이된 문단을 찾아 몇 번 나왔는지 셉니다.
- 되풀이된 안내마다 설명 글 후보를 정합니다.
- 원무가 병원 운영 자료로 설명 글의 사실을 확인하고, 대행사가 설명 글을 씁니다.
- 기간 사실 칸과 연결 칸을 둔 새 공지 서식을 만듭니다.
- 기간이 지난 공지를 어떻게 둘지 병원이 정합니다.
- 다음 석 달 동안 공지와 설명 글의 편수를 같은 방식으로 기록합니다.
셋째 차례의 횟수는 문단이 글자 그대로 같지 않아도, 같은 안내를 하고 있다면 한 번으로 셉니다. 공지를 쓴 사람마다 표현이 조금씩 달라, 같은 안내가 여러 모양으로 흩어져 있는 경우가 있기 때문입니다. 넷째 차례의 후보는 되풀이 횟수가 많은 안내부터 정합니다. 한두 번만 나온 안내라도 독자 문의에서 자주 묻는 내용이라면 함께 후보에 올릴 수 있으며, 그렇게 올린 까닭을 후보 목록 옆에 남깁니다.
일곱째 차례에서 병원이 택할 수 있는 방법은 지난 공지를 따로 모으는 분류로 옮기는 것, 제목 앞에 끝났다는 표시를 더하는 것, 공개를 멈추는 것입니다. 어느 쪽이든 지난 공지에 남은 옛 안내 문단이 독자에게 지금의 안내처럼 읽히지 않게 하는 것이 목적입니다. 방법을 정한 뒤에는 지난 공지 가운데 안내 문단이 남아 있는 것부터 그 방법을 먼저 적용합니다.
설명 글로 옮길 때 함께 정할 담당
| 설명 글로 옮긴 안내 | 함께 정할 것 |
|---|---|
| 예약 방법 | 예약 경로가 바뀌면 누가 설명 글을 고치는지 |
| 주차 안내 | 주차장 사정이 바뀌면 누가 알려 주는지 |
| 늘 같은 병원 정보 | 누리집 안내와 설명 글 가운데 어느 쪽을 가리킬지 |
설명 글로 옮긴 안내는 이제 공지처럼 저절로 새로 쓰이지 않으므로, 사실이 바뀔 때 고칠 사람을 안내마다 정해야 합니다. 고칠 사람과 설명 글의 주소는 새 공지 서식 옆에 함께 남겨, 공지를 쓰는 사람이 연결 한 줄을 넣을 때 참고하게 합니다. 셋째 줄에서 누리집 안내를 가리키기로 했다면, 누리집 안내가 바뀔 때 블로그 공지의 연결이 여전히 맞는 쪽을 가리키는지도 함께 확인할 목록에 올립니다.
분류를 만들다 막힌 산부인과의 가상 사례
다음 산부인과는 이 글에서만 쓰는 가상의 병원입니다.
한 산부인과의 행정 주임은 블로그 글을 분류로 나누어 정리하려다가, 나눌 것이 마땅치 않다는 것을 알았습니다. 석 달 동안 올라간 스물네 편 가운데 스무 편이 공지였고, 설명 글은 네 편뿐이었습니다. 병원은 대행사에 공지 속 되풀이 문단 추출과 설명 글·공지 서식 정리를 맡겼습니다.
대행사가 스무 편의 공지에 문단 종류를 표시하니, 진료 시간 표는 스무 편 모두에, 예약 방법 안내는 열네 편에, 주차 안내는 아홉 편에 되풀이되어 있었습니다. 기간 사실은 공지마다 한두 줄이었고, 나머지는 날씨나 감사 인사였습니다. 대행사는 예약 방법과 주차 안내를 설명 글 두 편의 후보로 정하고, 진료 시간 표는 이미 누리집 안내에 있으므로 누리집을 가리키게 하는 안을 냈습니다. 한 번만 나온 안내 가운데 검진 전날 금식 안내는 문의 표본에서도 자주 묻는 내용이었지만, 의료에 관한 안내여서 원장의 확인을 거친 뒤 설명 글로 옮길지 정하기로 따로 표시했습니다.
설명 글 두 편과 새 공지 서식 인계
원무가 예약 경로와 주차 사정을 확인한 뒤 대행사가 설명 글 두 편을 썼고, 행정 주임은 예약 경로가 바뀌면 원무가, 주차 사정이 바뀌면 자신이 설명 글을 고친다고 정해 서식 옆에 두 글의 주소와 함께 남겼습니다. 진료 시간 표는 누리집 안내를 가리키게 했으므로, 행정 주임은 누리집 안내가 바뀔 때 공지의 연결이 맞는 쪽을 가리키는지 확인할 목록에도 이 안내를 올렸습니다. 새 공지 서식에는 기간 사실 칸과 연결 칸에 더해 적용 시작일과 끝나는 날을 쓰는 칸, 올린 사람 이름을 쓰는 마지막 칸까지 네 칸을 두었고, 원장은 기간이 지난 공지를 지난 공지 분류로 옮기기로 했습니다. 행정 주임은 먼저 예약 방법 안내가 남아 있는 지난 공지 열네 편부터 옮겼습니다.
대행사가 넘긴 문단 표시표, 설명 글 두 편, 새 서식은 인계 문서에서 처음 맡긴 이름대로 공지 속 되풀이 문단 추출과 설명 글·공지 서식 정리로 묶였습니다. 다만 설명 글이 두 편 늘었을 뿐이어서 블로그의 많은 부분은 여전히 공지였고, 행정 주임은 다음 석 달 동안 공지와 설명 글의 편수를 같은 방식으로 세기로 했습니다. 새 서식으로 올라간 첫 휴진 공지는 기간 사실 두 줄과 예약 방법 설명 글을 가리키는 한 줄로 끝났고, 원장은 이 공지를 서식의 본보기로 공용 폴더에 함께 남기게 했습니다.
병원 블로그 공지 정리 자주 묻는 질문
Q1. 환자에게 문자로 보낸 링크가 블로그 공지라면 어떻게 하나요?
A1. 문자 속 링크는 기간이 지나도 환자의 휴대폰에 남아 다시 눌릴 수 있습니다. 지난 공지를 다른 분류로 옮기더라도 주소가 그대로 열리는지 확인하고, 공지 첫 줄에 끝났다는 것과 지금의 안내가 있는 설명 글을 함께 밝힙니다.
Q2. 설명 글을 고치면 예전 공지 속 연결은 어떻게 되나요?
A2. 설명 글의 주소를 그대로 두고 내용만 고치면 예전 공지의 연결 한 줄도 새 내용을 가리키게 됩니다. 그래서 설명 글은 새 글로 다시 올리지 않고 같은 글을 고치는 방식으로 관리합니다.
Q3. 공지에 댓글로 질문이 달리면 어떻게 하나요?
A3. 댓글의 답은 원무가 확인한 문장으로 달고, 같은 질문이 여러 공지의 댓글에 되풀이된다면 그 질문을 설명 글 후보 목록에 올립니다. 댓글에 개인 사정이 적혀 있다면 답글에서 그 내용을 되풀이하지 않고 전화 문의로 안내합니다.
Q4. 여러 직원이 번갈아 공지를 올리면 어떻게 맞추나요?
A4. 새 공지 서식을 공용 폴더에 올려 놓고, 공지를 올린 사람의 이름을 서식의 마지막 칸에 쓰게 합니다. 되풀이 안내를 다시 붙인 공지가 나오면 누가 서식을 거치지 않았는지 알 수 있습니다.
Q5. 공지는 블로그에만 올려야 하나요?
A5. 누리집이나 지도 서비스에도 같은 공지를 올린다면, 기간 사실의 문장을 한 번 정해 모든 곳에 같은 말로 씁니다. 곳마다 표현이 다르면 어느 쪽이 맞는지 묻는 문의가 생길 수 있습니다.
정리 방법을 달리하는 경우
되풀이되는 문단이 없고 공지마다 내용이 모두 다르다면 설명 글로 옮길 것이 없으므로, 공지 서식만 짧게 정리하고 설명 글은 독자 질문에서 따로 기획합니다. 공지가 주로 의료 정보를 담고 있다면, 그 문단은 설명 글로 옮기기 전에 의료진이 확인합니다. 블로그를 여러 해 운영해 공지가 수백 편이라면 석 달 치로 되풀이 문단을 먼저 찾고, 찾은 문단이 더 오래된 공지에도 있는지는 검색으로 확인해 한꺼번에 처리합니다.
석 달 뒤 다시 세는 공지와 설명 글
석 달이 지나면 같은 방식으로 글 목록에 공지와 설명 글을 표시하고, 새 공지에 되풀이 안내가 다시 붙지 않았는지를 확인합니다. 설명 글 두 편의 사실이 그 사이 바뀌었다면 정한 사람이 고쳤는지도 함께 확인해 기록에 남깁니다. 설명 글이 검색으로 들어온 방문을 받기 시작했는지도 같은 기간의 글별 방문으로 확인하되, 방문이 적더라도 설명 글을 내리지 않고 공지의 연결이 제대로 걸려 있는지부터 따집니다.