제작물 구조를 나누는 네 가지 기준
대행사가 직접 제작하는지 따지는 이유는 만드는 사람의 이름보다, 병원의 자료와 수정 요청과 품질 점검이 누구를 거치는지를 알기 위해서입니다. 병원 마케팅 제작물은 대행사가 직접 만들기도 하고, 촬영이나 개발처럼 장비와 인력이 따로 필요한 일은 협력사에 맡기기도 합니다. 어느 쪽이 더 낫다고 한 줄로 말할 수는 없습니다. 병원이 알아야 하는 것은 제작자의 이름보다, 병원이 보낸 자료를 누가 받는지, 고쳐 달라는 요청을 누가 받아 처리하는지, 결과물이 병원 기준에 맞는지를 누가 확인하는지입니다. 이 세 가지 일의 담당이 비어 있으면 제작자가 누구든 요청이 중간에서 흩어집니다.
그래서 제작물마다 세 가지 일의 담당을 묻고, 그 답을 네 줄로 나눕니다. 세 가지 일 가운데 하나라도 담당을 답받지 못하면 넷째 줄이고, 셋이 모두 채워졌으면 누가 만들고 수정이 어느 경로로 오가는지에 따라 첫째부터 셋째 줄 가운데 하나에 들어갑니다. 한 제작물은 한 줄에만 들어갑니다.
| 제작물의 구조 | 확인 기준 | 처리 |
|---|---|---|
| 대행사가 직접 제작 | 세 가지 일을 모두 대행사 담당자가 맡음 | 역할표에 대행사 담당자 이름을 쓰고 자료와 수정 요청을 그 사람에게 보냄 |
| 협력사가 제작하고 대행사를 거침 | 자료와 수정 요청은 대행사가 받아 협력사에 전하고, 품질 확인도 대행사가 함 | 역할표에 협력사와 대행사 확인자를 함께 쓰고, 병원은 대행사에만 요청함 |
| 협력사가 제작하고 병원과 직접 주고받음 | 수정 요청을 병원과 협력사가 직접 주고받고, 대행사는 게시 전 확인만 함 | 병원 쪽 연락 담당과 대행사가 확인하는 시점을 역할표에 씀 |
| 담당을 답받지 못함 | 세 가지 일 가운데 하나라도 누가 하는지 모름 | 답을 받을 때까지 그 제작물의 작업을 시작하지 않음 |
둘째 줄과 셋째 줄은 모두 협력사가 만든다는 점에서 같지만, 병원이 누구에게 말해야 하는지가 다릅니다. 이 차이를 모르고 일을 시작하면 병원은 대행사에 요청했는데 협력사는 소식을 듣지 못하거나, 협력사에 직접 요청한 내용을 대행사가 모르는 일이 생깁니다.
세 가지 일이 각각 비었을 때 생기는 일도 다릅니다. 자료를 받는 사람이 없으면 병원이 보낸 사진과 원고가 제작자에게 늦게 닿고, 수정 요청을 받는 사람이 없으면 같은 요청을 여러 사람에게 되풀이하게 됩니다. 품질을 확인하는 사람이 없으면 병원 기준에 어긋난 문구가 그대로 게시되고, 게시된 뒤에야 병원이 발견하게 됩니다. 제작자가 대행사이든 협력사이든 이 세 가지는 똑같이 일어날 수 있습니다.
역할표의 네 칸을 채우는 순서
- 대행사가 계약에 들어갈 제작물 목록과 제작물마다 만드는 곳이 대행사인지 협력사인지를 정리해 병원에 넘깁니다.
- 병원 실장이 받은 목록의 제작물마다 자료를 받는 사람, 수정 요청을 받는 사람, 품질을 확인하는 사람을 묻는 질문지를 만들어 대행사에 보냅니다.
- 대행사가 질문지의 칸마다 담당자와 연락 방법을 채워 돌려줍니다.
- 실장이 돌려받은 답을 표1의 네 줄로 나누고, 넷째 줄에 든 제작물은 빈칸을 표시해 다시 묻습니다.
- 원장과 대행사가 함께 나눈 결과를 읽고 역할표를 확정해 계약서 부록에 넣습니다.
| 역할표의 칸 | 채우는 사람 | 들어가는 내용 |
|---|---|---|
| 제작물과 만드는 곳 | 대행사 | 제작물 이름, 대행사 또는 협력사 |
| 세 가지 일의 담당 | 대행사 | 자료, 수정, 품질 확인을 맡는 사람과 연락 방법 |
| 표1의 줄 | 병원 실장 | 제작물마다 첫째부터 넷째 줄 가운데 하나 |
| 확정 | 원장, 대행사 | 확정일, 계약서 부록 번호 |
네 번째 차례에서 실장이 나누는 근거는 세 번째 차례에서 돌려받은 답뿐입니다. 답에 「담당 팀」처럼 사람이 아닌 이름만 있으면 연락할 사람을 알 수 없으므로 빈칸으로 표시합니다. 첫 번째 차례에서 받은 만드는 곳은 둘째 줄과 셋째 줄을 가르는 출발점이 되고, 세 번째 차례의 수정 경로 답과 맞춰 읽어 줄을 정합니다.
다섯 번째 차례에서 원장과 대행사가 함께 읽는 까닭은, 셋째 줄처럼 병원이 협력사와 직접 연락하는 제작물이 있으면 병원 쪽에서도 연락을 맡을 사람을 정해야 하기 때문입니다.
가상 사례: 촬영 날 자막 수정을 부탁한 내과 원장
아래 이야기는 역할표가 어떻게 쓰이는지 보이려고 지어낸 가상 사례입니다. 한 내과 의원이 건강검진 안내 영상을 찍는 날, 원장은 대행사 담당자가 아니라 처음 보는 촬영팀을 맞았습니다. 촬영 도중 원장이 화면에 들어갈 자막 한 줄을 고쳐 달라고 하자, 촬영팀은 문구는 대행사와 이야기해 달라고 답했습니다. 원장은 재계약을 앞두고 제작물마다 누구에게 무엇을 말해야 하는지 정리하라고 실장에게 맡겼습니다.
대행사가 넘긴 목록에는 제작물 다섯 가지가 있었습니다. 블로그 글, 검진 안내 카드 이미지, 검색광고 문구는 대행사가 만들고, 안내 영상은 협력 촬영사가, 홈페이지 수정은 협력 개발사가 맡는다고 되어 있었습니다. 실장은 다섯 제작물마다 세 가지 일의 담당을 묻는 질문지를 보냈고, 대행사가 채워 돌려준 답을 표1로 나누었습니다. 대행사는 칸마다 담당자 이름과 전화, 메일 가운데 하나를 함께 써 보냈습니다.
블로그 글, 카드 이미지, 광고 문구는 세 가지 일을 모두 대행사 담당자 한 사람이 맡아 첫째 줄에 들어갔습니다. 안내 영상은 자료와 수정 요청을 대행사가 받아 촬영사에 전하고 품질 확인도 대행사가 한다는 답이어서 둘째 줄이었습니다. 홈페이지 수정은 품질 확인 칸에 「개발팀」이라고만 적혀 있어 넷째 줄로 표시하고 다시 물었습니다. 다시 받은 답은 병원과 개발사가 수정을 직접 주고받고, 대행사 담당자가 게시 전에 한 번 확인한다는 것이었습니다. 이 제작물은 셋째 줄로 옮겼고, 넷째 줄은 0건이 되었습니다. 3과 1, 1과 0을 더하면 5입니다.
원장과 대행사 담당자는 함께 결과를 읽고, 셋째 줄의 홈페이지 수정은 실장이 병원 쪽 연락을 맡기로 정한 뒤 역할표를 확정해 계약서 부록에 넣었습니다. 촬영 날 있었던 자막 요청은 둘째 줄에 따라 대행사 담당자에게 보내는 것으로 정리되었고, 대행사는 다음 촬영부터 담당자 연락처를 촬영팀에게도 알리기로 했습니다. 역할표로 요청이 갈 곳은 정해졌지만, 영상의 품질이 좋아질지는 이 표만으로 알 수 없습니다. 그것은 다음 촬영 결과를 받은 뒤 원장이 따로 판단할 일로 남았습니다.
역할표를 다음 담당자에게 넘기는 법
역할표는 계약서 부록이므로 담당자가 바뀌어도 계약서와 함께 남습니다. 대행사 담당자나 병원 실장이 바뀌면 이름과 연락 방법 칸만 고치고 확정일을 새로 씁니다. 협력사가 바뀌면 그 제작물은 표1의 줄이 달라질 수 있으므로 질문지를 다시 보내 새로 나눕니다. 사례의 홈페이지 수정처럼 처음에 넷째 줄이었다가 옮긴 제작물은 옮긴 까닭을 함께 남겨야 다음 담당자가 같은 질문을 되풀이하지 않습니다. 계약서는 원장실에 보관되는 경우가 있으므로, 역할표만 한 장 더 복사해 데스크에서 바로 꺼낼 수 있는 곳에 보관합니다. 그래야 새로 온 직원도 제작물에 대해 요청할 일이 생겼을 때 누구에게 연락할지 곧바로 찾을 수 있습니다.
역할표를 달리 다루는 경우
대행사가 협력사의 이름을 밝히기 어렵다고 할 수 있습니다. 이때는 이름 대신 「촬영 협력사」처럼 쓰더라도, 세 가지 일을 누가 맡는지는 그대로 답을 받습니다. 이름을 밝히는 일과 역할을 답으로 받는 일은 따로 다룹니다.
병원이 직접 찍은 사진이나 원장이 쓴 원고를 자료로 쓰는 제작물은 자료를 보내는 쪽이 병원입니다. 이때는 자료 칸에 병원 쪽 담당자를 쓰고, 받는 사람만 대행사에서 채웁니다. 병원 자료에 환자 얼굴이나 이름이 들어 있을 수 있으므로, 자료를 보내기 전에 병원 쪽 담당자가 먼저 가리는 것까지 그 칸의 일로 정합니다.
게시한 뒤에 전화번호 오타처럼 바로 고쳐야 하는 것이 나오면, 역할표의 수정 경로를 기다리지 않고 먼저 고칩니다. 다만 고친 사실은 품질 확인 담당에게 곧바로 알려야, 다음 제작물에서 같은 실수가 되풀이되지 않습니다.
대행사 직접 제작 역할표 자주 묻는 질문
Q1. 제작물의 원본 파일은 누가 가지나요?
A1. 원본 파일을 누가 가지는지는 역할표가 아니라 계약서의 다른 조항에서 정할 일입니다. 다만 협력사가 만든 제작물은 원본이 협력사에 남아 있을 수 있으므로, 계약 끝에 원본을 어디로 넘기는지도 함께 묻습니다. 영상처럼 편집 전 파일이 큰 제작물은 넘겨받을 저장 방법까지 미리 정하지 않으면 계약이 끝난 뒤 받기 어렵습니다.
Q2. AI 도구로 만든 제작물도 역할표에 넣나요?
A2. 넣습니다. 도구는 제작자가 아니므로, 그 도구를 써서 결과물을 만든 사람을 제작하는 곳에 씁니다. 품질 확인 담당도 사람으로 채웁니다. 같은 도구를 대행사와 협력사가 함께 쓰더라도, 결과물을 넘긴 쪽이 어디인지를 기준으로 씁니다.
Q3. 대행사 두 곳과 함께 일하면 어떻게 하나요?
A3. 역할표에 대행사 이름 칸을 하나 더 만들어 제작물마다 어느 대행사가 맡는지 씁니다. 두 대행사가 함께 맡는 제작물이 있으면, 병원의 수정 요청을 받는 곳은 한 곳으로 정합니다. 요청을 받은 대행사가 다른 대행사에 전할 때 누가 언제 전하는지도 역할표 아래에 한 줄로 남깁니다.
Q4. 협력사가 바뀌었다는 것은 어떻게 알 수 있나요?
A4. 계약서에 협력사가 바뀌면 병원에 미리 알린다는 조항을 넣는 것이 가장 확실합니다. 조항이 없다면 결과물의 품질이 갑자기 달라졌을 때 대행사에 먼저 묻습니다. 결과물을 받을 때 파일 이름이나 전달 메일에 만든 곳이 드러나는 경우도 있으므로, 받은 파일을 보관할 때 만든 곳을 함께 남기면 나중에 비교할 수 있습니다.
Q5. 제작물이 두세 가지뿐인 작은 병원에도 필요한가요?
A5. 표 형식까지는 필요 없더라도, 세 가지 일의 담당은 메일 한 통으로라도 답받습니다. 제작물이 적을수록 한 사람이 여러 일을 맡는 경우가 있어, 그 사람이 쉬는 날 누구에게 연락하는지도 함께 묻습니다. 휴가나 명절처럼 쉬는 날이 미리 정해져 있다면, 그 기간에 게시할 제작물은 확인을 앞당겨 끝내도록 일정을 맞춥니다.